この任務を完了できるのは誰ですか？
- 財務管理拡張権限を持つ管理者および施設スタッフ
概要
予算を「最新」に設定すると、参加者の来院、施設利用料、アクティビティに関する料金と請求ルールが有効になります。すべての項目が完了し承認されると、予算のステータスを更新できます。予算が「最新」に設定されると、 Vault は対象となる完了済みの来院に対して請求対象項目を自動的に生成または更新します。
注： この操作は請求対象項目および請求書発行に影響します。すべての予算見直しが完了していることを確認してください。
予算を最新の状態にする
予算の状況を更新するには、予算案が存在し、かつ発効日が指定されている必要があります。
- 財務 > 予算と請求 >試験を選択 > 予算 に移動します。
- 更新する予算に関連付けられている 「編集」 を選択してください。
- 「ステータス」 フィールドのドロップダウンメニューから 「現在」 を選択してください。
- 有効日を選択し、必要に応じてバージョン説明を更新してください。
- 「保存」 を選択してください。予算はバージョン管理されています。保存後に変更が必要な場合は、現在のバージョンに基づいて新しい下書きを作成できます。
- 自動再計算が行われます。再計算概要をレビュー、スキップされた来院を特定してください（下記参照）。
自動再計算
予算が最新の状態になると、 SiteVaultは参加者の来院を自動的に再処理し、請求対象項目が更新された予算料金と一致するようにします。
- プロセス： SiteVaultは、予算の有効日以降に完了したすべての参加者の来院を再計算しようとします。
- スキップされた来院： SiteVaultの再計算では、請求対象項目のうち1つ以上が 「支払い済み」 または 「請求書 発行済み」になっている場合、来院がスキップされます。スキップされた来院については、 手動で解決する 必要があります。
- スキップされた来院の確認： バックグラウンドジョブが完了すると、予算を 「現在」 に設定したユーザーに、再計算ステータスを一覧表示するジョブサマリーファイルへのリンクを含む電子メールと通知が送信されます。
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スキップされた来院の手動解決：
特定されたスキップされた来院ごとに、以下の手順を実行してください。
- CTMSで該当する来院をレビュー。
- 必要に応じて請求書と商品情報を更新します（ステータスの更新、請求書からの削除など）。
- 来院ステータスを 「未完了」 から 「完了」 に手動で切り替えることで、項目の再計算がトリガーされます。
注： 試験スケジュールと予算はそれぞれ独立してバージョン管理されます。スケジュールの新バージョンが作成されると、新しい予算バージョンが作成されなくても、参加者への請求対象項目は新しいスケジュールの活動に基づいて自動的に生成されます。ただし、 スケジュールの変更によって請求対象項目や支払額に影響がある場合は、必ず新しい予算バージョンを作成してください 。
