- Administradores y personal del Sitio con autorización ampliada para la gestión financiera.
Descripción general
Al poner un presupuesto al día, se activan las tarifas y las reglas de facturación para las visitas de los participantes, las tarifas de las sitio y las actividades. Una vez que todas las secciones estén completas y aprobadas, puede actualizar el estado del presupuesto. Cuando un presupuesto se establece como "Al día", Vault genera o actualiza automáticamente los elementos facturables para las visitas completadas que cumplan los requisitos.
Nota: Esta acción afecta a los elementos facturables y a la facturación. Asegúrese de que se hayan completado todas las revisiones presupuestarias.
Actualizar el presupuesto
Para actualizar el estado del presupuesto, debe existir un borrador de presupuesto y debe especificarse una fecha de entrada en vigor.
- Diríjase a Finanzas > Presupuestos y facturación > Seleccione el estudio > Presupuesto
- Seleccione Editar asociado al presupuesto que desea actualizar.
- Seleccione "Actual" en el menú desplegable del campo "Estado".
- Seleccione la fecha de entrada en vigor y, si es necesario, actualice la descripción de la versión.
- Seleccione Guardar. Los presupuestos están controlados por versiones; si necesita realizar cambios después de guardar, puede crear un nuevo borrador basado en la versión actual.
- Se realiza un recálculo automático. Consulte el Resumen de recálculo para identificar las visitas omitidas (véase más abajo).
Recálculo automático
Cuando un presupuesto se actualiza, SiteVault reprocesa automáticamente las visitas de los participantes para garantizar que los elementos facturables coincidan con las tarifas presupuestarias actualizadas:
- Proceso: SiteVault intenta recalcular todas las visitas de los participantes realizadas en o después de la fecha de entrada en vigor del presupuesto.
- Visitas omitidas: El recálculo de SiteVault omitirá una visita si uno o más de los elementos facturables han pasado a estado Pagado o Facturado. Las visitas omitidas requerirán una resolución manual.
- Localizar visitas omitidas: Una vez que finaliza el proceso en segundo plano, el usuario que configuró el presupuesto como "Actual" recibe un correo electrónico y una notificación con un enlace al archivo de resumen del trabajo, que enumera los estados de recálculo.
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Resolución manual de visitas omitidas:
Para cada visita omitida identificada, complete los pasos a continuación:
- Revise la visita afectada en CTMS.
- Realice las actualizaciones de facturas y artículos según sea necesario (actualizar el estado, eliminar de la factura, etc.).
- Cambie manualmente el estado de la visita de Incompleta a Completa para activar el recálculo del elemento.
Nota: Los cronogramas de estudio y los presupuestos se versionan de forma independiente. Cuando se actualiza una nueva versión del cronograma, los elementos facturables para los participantes se generarán automáticamente en función de las actividades del nuevo cronograma, incluso si no se crea una nueva versión del presupuesto. Sin embargo, si un cambio en el cronograma afecta los elementos que pretende facturar o el monto que debe recibir, cree siempre una nueva versión del presupuesto.
