- Адміністратори та персонал центру з розширеним дозволом на управління фінансами
Огляд
Актуалізація бюджету активує тарифи та правила виставлення рахунків для відвідувань учасників, зборів за відвідування центру та заходів. Після того, як усі розділи будуть завершені та затверджені, ви можете оновити статус бюджету. Після встановлення для бюджету статусу «Поточний», Vault автоматично генерує або оновлює оплачувані елементи для завершених відвідувань, що відповідають вимогам.
Примітка. Ця дія впливає на оплачувані статті та виставлення рахунків. Переконайтеся, що всі перевірки бюджету завершено.
Зробити бюджет актуальним
Щоб оновити статус бюджету, має існувати проєкт бюджету та вказати дату набрання чинності.
- Перейдіть до розділу Фінанси > Бюджети та рахунки > Виберіть Дослідження > Бюджет
- Виберіть «Редагувати», пов’язаний із бюджетом для оновлення.
- Виберіть «Поточний» у розкривному списку поля «Стан».
- Виберіть дату набрання чинності та за потреби оновіть опис версії.
- Виберіть «Зберегти». Бюджети контролюються версіями; якщо після збереження потрібні зміни, ви можете створити новий проект на основі поточної версії.
- Відбувається автоматичний перерахунок. Перегляньте зведення перерахунку, щоб визначити пропущені відвідування (див. нижче).
Автоматизований перерахунок
Коли бюджет стає актуальним, SiteVault автоматично повторно обробляє відвідування учасників, щоб забезпечити відповідність оплачуваних статей оновленим бюджетним ставкам:
- Процес: SiteVault намагається перерахувати всі відвідування учасників, завершені в день набрання чинності бюджету або пізніше.
- Пропущені відвідування: Перерахунок SiteVault пропустить відвідування, якщо одна або декілька оплачуваних позицій перейшли до стану «Оплачено» або «Виставлено рахунок». Пропущені відвідування потребуватимуть ручного вирішення проблеми.
- Пошук пропущених відвідувань: Після завершення фонового завдання користувач, який встановив бюджет на Поточний, отримає електронний лист і сповіщення, що містить посилання на файл зведення завдання, в якому перелічено статуси перерахунку.
-
Ручне вирішення пропущених візитів:
для кожного виявленого пропущеного візиту виконайте наведені нижче дії.
- Перегляньте відповідний візит у CTMS.
- За потреби оновлюйте рахунок-фактуру та товари (оновлюйте статус, видаляйте з рахунку-фактури тощо).
- Вручну перемкніть статус візиту з «Незавершено» назад на «Завершено», щоб запустити перерахунок елемента.
Примітка. Розклади досліджень та бюджети версійуються незалежно. Коли нова версія розкладу стає Поточною, оплачувані статті для учасників автоматично генеруватимуться на основі активності нового розкладу, навіть якщо нова версія бюджету не створена. Однак, якщо зміна розкладу впливає на статті, за які ви маєте намір виставити рахунок, або на суму, яку вам слід заплатити, завжди створюйте нову версію бюджету.
