- Администратори и служители на Cайт с разширено разрешение за финансово управление
Общ преглед
Актуализирането на бюджета активира тарифите и правилата за фактуриране за посещения на участници, такси за сайт и дейности. След като всички раздели са попълнени и одобрени, можете да актуализирате състоянието на бюджета. След като бюджетът е зададен като „Текущ“, Vault автоматично генерира или актуализира елементи за фактуриране за отговарящи на условията завършени посещения.
Забележка Това действие засяга подлежащите на фактуриране елементи. Уверете се, че всички прегледи на бюджета са завършени.
Актуализиране на бюджета
За да се актуализира състоянието на бюджета, трябва да съществува проектобюджет и да е посочена дата на влизане в сила.
- Отидете до Финанси > Бюджети и фактуриране > Изберете Проучване > Бюджет
- Изберете „Редактиране“, свързано с бюджета, за да го актуализирате.
- Изберете „Текущо“ от падащото меню на полето „Състояние“.
- Изберете датата на влизане в сила и, ако е необходимо, актуализирайте описанието на версията.
- Изберете Запазване. Бюджетите се контролират от версии; ако са необходими промени след запазване, можете да създадете нова чернова въз основа на текущата версия.
- Извършва се автоматично преизчисляване. Прегледайте обобщението на преизчисляването, за да идентифицирате пропуснатите посещения (вижте по-долу).
Автоматизирано преизчисляване
Когато даден бюджет стане актуален, SiteVault автоматично преработва посещенията на участниците, за да гарантира, че фактурируемите елементи съответстват на актуализираните бюджетни ставки:
- Процес: SiteVault се опитва да преизчисли всички посещения на участниците, завършени на или след датата на влизане в сила на бюджета.
- Пропуснати посещения: Преизчисляването на SiteVault ще пропусне посещение, ако един или повече от фактурираните елементи са преминали към статус „Платени“ или „Фактурирани“. Пропуснатите посещения ще изискват ръчно разрешаване.
- Намиране на пропуснати посещения: След като фоновата задача приключи, потребителят, който е задал бюджета на „Текущ“, получава имейл и известие, съдържащи връзка към файла с обобщението на задачата, в който са изброени състоянията на преизчислението.
-
Ръчно разрешаване на пропуснати посещения:
За всяко идентифицирано пропуснато посещение изпълнете стъпките по-долу:
- Прегледайте засегнатото посещение в CTMS.
- Правете актуализации на фактурите и артикулите, ако е необходимо (актуализиране на състоянието, премахване от фактурата и др.).
- Ръчно превключете състоянието на посещението от „Незавършено“ обратно на „Завършено“, за да задействате преизчисляване на артикула.
Забележка Графиците за обучение и бюджетите се управляват независимо. Когато нова версия на графика се направи актуална, фактурируемите елементи за участниците ще се генерират автоматично въз основа на дейностите по новия график, дори ако не е създадена нова версия на бюджета. Ако обаче промяна в графика повлияе на елементите, които възнамерявате да фактурирате, или на сумата, която трябва да ви бъде платена, винаги създавайте нова версия на бюджета.
