- Administrateurs et personnel du Site disposant de l'autorisation étendue de gestion financière
Aperçu
L'activation d'un budget met à jour les tarifs et les règles de facturation relatifs aux visites des participants, aux frais de site et aux activités. Une fois toutes les sections complétées et approuvées, vous pouvez modifier le statut du budget. Dès qu'un budget est à jour, Vault génère ou met à jour automatiquement les éléments facturables pour les visites éligibles effectuées.
Remarque: Cette action a une incidence sur les éléments facturables et la facturation. Veuillez vous assurer que toutes les révisions budgétaires sont terminées.
Mettre à jour le budget
Pour mettre à jour le statut du budget, un projet de budget doit exister et une date d'entrée en vigueur doit être spécifiée.
- Accédez à Finances > Budgets et facturation > Sélectionnez Étude > Budget
- Sélectionnez Modifier associé au budget à mettre à jour.
- Sélectionnez « Actuel » dans la liste déroulante du champ « Statut ».
- Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et, si nécessaire, mettez à jour la description de la version.
- Sélectionnez Enregistrer. Les budgets sont versionnés; si des modifications sont nécessaires après l’enregistrement, vous pouvez créer un nouveau brouillon basé sur la version actuelle.
- Un recalcul automatique est effectué. Consultez le récapitulatif du recalcul pour identifier les visites manquées (voir ci-dessous).
Recalcul automatique
Lorsqu'un budget est mis à jour, SiteVault retraite automatiquement les visites des participants afin de garantir que les éléments facturables correspondent aux tarifs budgétaires actualisés:
- Processus: SiteVault tente de recalculer toutes les visites des participants effectuées à compter de la date d’entrée en vigueur du budget.
- Visites ignorées: le recalcul de SiteVault ignorera une visite si un ou plusieurs éléments facturables sont passés à l’ état « Payé » ou « Facturé ». Les visites ignorées nécessiteront une résolution manuelle.
- Localiser les visites ignorées: une fois la tâche en arrière-plan terminée, l’utilisateur qui a défini le budget sur « Actuel » reçoit un e-mail et une notification contenant un lien vers le fichier récapitulatif de la tâche qui répertorie les états de recalcul.
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Résolution manuelle des visites manquées:
Pour chaque visite manquée identifiée, suivez les étapes ci-dessous:
- Examinez la visite concernée dans CTMS.
- Mettez à jour les factures et les articles selon les besoins (mise à jour du statut, suppression de la facture, etc.).
- Basculez manuellement le statut de la visite de « Incomplet » à « Terminé » pour déclencher le recalcul de l'élément.
Notez que les calendriers et budgets d'étude sont versionnés indépendamment. Lorsqu'une nouvelle version du calendrier est mise en vigueur, les éléments facturables pour les participants sont automatiquement générés en fonction des activités du nouveau calendrier, même si aucune nouvelle version budgétaire n'est créée. Toutefois, si une modification du calendrier a une incidence sur les éléments que vous souhaitez facturer ou sur le montant de votre rémunération, il est impératif de créer une nouvelle version budgétaire.
