CTMS

Überblick

Durch die Aktivierung eines Budgets werden die Tarife und Abrechnungsregeln für Besuchstermine, Prüfzentrum und Aktivitäten festgelegt. Sobald alle Abschnitte ausgefüllt und genehmigt sind, können Sie den Budgetstatus aktualisieren. Sobald ein Budget auf „Aktuell“ gesetzt ist, generiert oder aktualisiert Vault automatisch die abrechnungsfähigen Positionen für berechtigte, abgeschlossene Besuchstermine.

Budget aktuell halten

Um den Status des Budgets zu aktualisieren, muss ein Budgetentwurf vorliegen und ein Gültigkeitsdatum angegeben werden.

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen > Budget
2. Wählen Sie „Bearbeiten“ beim Budget aus, um es zu aktualisieren.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Status“ die Option „Aktuell“ aus.
4. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Versionsbeschreibung.
5. Wählen Sie „Speichern“. Budgets werden versionskontrolliert; falls nach dem Speichern Änderungen erforderlich sind, können Sie einen neuen Entwurf auf Basis der aktuellen Version erstellen.
6. Es erfolgt eine automatische Neuberechnung. Überprüfen Sie die Neuberechnungsübersicht, um übersprungene Besuchstermine zu identifizieren (siehe unten).

Automatische Neuberechnung

Wenn ein Budget aktualisiert wird, verarbeitet SiteVault die Besuchstermine automatisch neu, um sicherzustellen, dass die abrechnungsfähigen Positionen den aktualisierten Budgetsätzen entsprechen:

• Vorgehensweise: SiteVault versucht, alle Besuchstermine, die am oder nach dem Inkrafttreten des Budgets abgeschlossen wurden, neu zu berechnen.
• Übersprungene Besuchstermine: SiteVault überspringt bei der Neuberechnung einen Besuchstermin, wenn mindestens ein abrechnungsfähiger Posten den Status „Bezahlt“ oder „In Rechnung gestellt“ erreicht hat. Übersprungene Besuchstermine müssen manuell korrigiert werden.
• Auffinden übersprungener Besuchstermine: Sobald der Hintergrundprozess abgeschlossen ist, erhält der Benutzer, der das Budget auf „Aktuell“ gesetzt hat, eine E-Mail und eine Benachrichtigung mit einem Link zur Zusammenfassungsdatei des Prozesses, in der die Neuberechnungsstatus aufgelistet sind.
• Manuelle Bearbeitung ausgelassener Besuchstermine: Führen Sie für jeden identifizierten ausgelassenen Besuchstermin die folgenden Schritte aus:
  • Überprüfen Sie den betroffenen Besuchstermin in CTMS.
  • Nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen der Rechnung und der Artikel vor (Status aktualisieren, Artikel von der Rechnung entfernen usw.).
  • Um eine Neuberechnung des Artikels auszulösen, muss der Besuchstermin manuell von „Unvollständig“ auf „Abgeschlossen“ umgeschaltet werden.