- Amministratori e personale Sede con autorizzazione estesa per la gestione finanziaria
Panoramica
L'attivazione di un budget rende disponibili le tariffe e le regole di fatturazione per le visite dei partecipanti, le tariffe sede e le attività. Una volta completate e approvate tutte le sezioni, è possibile aggiornare lo stato del budget. Quando un budget viene impostato su "Attivo", Vault genera o aggiorna automaticamente gli elementi fatturabili per le visite completate idonee.
Nota: questa azione influisce sugli elementi fatturabili e sulla fatturazione. Assicurarsi che tutte le revisioni di budget siano state completate.
Aggiornare il budget
Per aggiornare lo stato del bilancio, deve esistere una bozza di bilancio e deve essere specificata una data di entrata in vigore.
- Accedere a Finanza > Budget e fatturazione > Selezionare Studio > Budget
- Selezionare Modifica associato al budget da aggiornare.
- Selezionare "Attuale" dal menu a tendina del campo Stato.
- Seleziona la data di entrata in vigore e, se necessario, aggiorna la descrizione della versione.
- Seleziona Salva. I budget sono gestiti tramite controllo di versione; se dopo il salvataggio sono necessarie modifiche, puoi creare una nuova bozza basata sulla versione corrente.
- Il ricalcolo viene eseguito automaticamente. Esamina il Riepilogo del ricalcolo per identificare le visite saltate (vedi sotto).
Ricalcolo automatico
Quando un budget diventa attuale, SiteVault rielabora automaticamente le visite dei partecipanti per garantire che gli elementi fatturabili corrispondano alle tariffe di budget aggiornate:
- Procedura: SiteVault tenta di ricalcolare tutte le visite dei partecipanti completate a partire dalla data di entrata in vigore del budget.
- Visite saltate: il ricalcolo SiteVault salterà una visita se uno o più elementi fatturabili sono passati allo stato Pagato o Fatturato. Le visite saltate richiederanno una risoluzione manuale.
- Individua le visite saltate: una volta completata l'attività in background, l'utente che ha impostato il budget su "Corrente" riceve un'e-mail e una notifica contenenti un link al file di riepilogo dell'attività, che elenca lo stato del ricalcolo.
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Risoluzione manuale per le visite saltate:
Per ogni visita saltata identificata, completare i passaggi seguenti:
- Esamina la visita interessata in CTMS.
- Aggiorna la fattura e gli articoli secondo necessità (aggiorna lo stato, rimuovi dalla fattura, ecc.).
- Modifica manualmente lo stato della visita da "Incompleta " a "Completata" per attivare il ricalcolo dell'articolo.
Nota: i programmi di studio e i budget vengono gestiti in modo indipendente. Quando viene resa corrente una nuova versione del programma, gli elementi fatturabili per i partecipanti verranno generati automaticamente in base alle attività del nuovo programma, anche se non viene creata una nuova versione del budget. Tuttavia, se una modifica al programma influisce sugli elementi che si intende fatturare o sull'importo da corrispondere, è sempre necessario creare una nuova versione del budget.
