- वित्तीय प्रबंधन विस्तारित अनुमति वाले प्रशासक और साइट कर्मचारी
अवलोकन
बजट को अपडेट करने से प्रतिभागियों के दौरे, साइट शुल्क और गतिविधियों के लिए दरें और बिलिंग नियम सक्रिय हो जाते हैं। सभी अनुभाग पूरे और स्वीकृत हो जाने के बाद, आप बजट की स्थिति अपडेट कर सकते हैं। बजट को अपडेट करने के बाद, Vault स्वचालित रूप से योग्य पूर्ण दौरों के लिए बिल योग्य मदों को उत्पन्न या अपडेट करता है।
ध्यान दें: इस कार्रवाई से बिल योग्य मदों और बिलिंग पर असर पड़ेगा। सुनिश्चित करें कि सभी बजट समीक्षाएं पूरी हो चुकी हैं।
बजट को अद्यतन करें
बजट की स्थिति को अपडेट करने के लिए, बजट का मसौदा मौजूद होना चाहिए और एक प्रभावी तिथि निर्दिष्ट होनी चाहिए।
- वित्त > बजट और बिलिंग > अध्ययन का चयन करें > बजट पर जाएं
- बजट को अपडेट करने के लिए उससे संबंधित एडिट विकल्प चुनें।
- स्टेटस फ़ील्ड के ड्रॉपडाउन से करंट चुनें।
- प्रभावी तिथि का चयन करें और यदि आवश्यक हो, तो संस्करण विवरण को अपडेट करें।
- सेव चुनें। बजट वर्शन-नियंत्रित होते हैं; सेव करने के बाद यदि कोई बदलाव आवश्यक हो, तो आप वर्तमान वर्शन के आधार पर एक नया ड्राफ्ट बना सकते हैं।
- स्वचालित रूप से पुनर्गणना की प्रक्रिया चल रही है। छूटी हुई यात्राओं की पहचान करने के लिए पुनर्गणना सारांश की समीक्षा करें (नीचे देखें)।
स्वचालित पुनर्गणना
जब बजट अद्यतन हो जाता है, तो SiteVault स्वचालित रूप से प्रतिभागियों की यात्राओं को पुनः संसाधित करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि बिल योग्य मदें अद्यतन बजट दरों से मेल खाती हैं:
- प्रक्रिया: SiteVault बजट की प्रभावी तिथि को या उसके बाद पूरी हुई सभी प्रतिभागी यात्राओं की पुनर्गणना करने का प्रयास करता है।
- छूटी हुई विज़िट: यदि बिल योग्य मदों में से एक या अधिक का भुगतान हो चुका है या चालान जारी हो चुका है, तो SiteVault पुनर्गणना के दौरान एक विज़िट छूट जाएगी। छूटी हुई विज़िट को मैन्युअल रूप से हल करना होगा।
- छूटी हुई विज़िट का पता लगाएं: बैकग्राउंड जॉब पूरा होने के बाद, जिस उपयोगकर्ता ने बजट को ' वर्तमान' पर सेट किया था, उसे एक ईमेल और सूचना प्राप्त होती है जिसमें जॉब सारांश फ़ाइल का लिंक होता है, जिसमें पुनर्गणना की स्थिति सूचीबद्ध होती है।
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छूटी हुई मुलाकातों का मैन्युअल समाधान:
प्रत्येक छूटी हुई मुलाकात के लिए, नीचे दिए गए चरणों को पूरा करें:
- CTMS में प्रभावित विज़िट की समीक्षा करें।
- आवश्यकतानुसार इनवॉइस और आइटम अपडेट करें (स्थिति अपडेट करें, इनवॉइस से हटाएं, आदि)।
- आइटम की पुनर्गणना शुरू करने के लिए विज़िट की स्थिति को मैन्युअल रूप से अपूर्ण से पूर्ण में बदलें।
ध्यान दें: अध्ययन अनुसूची और बजट स्वतंत्र रूप से वर्शन किए जाते हैं। जब अनुसूची का नया वर्शन अपडेट किया जाता है, तो प्रतिभागियों के लिए बिल योग्य मदें स्वचालित रूप से नई अनुसूची की गतिविधियों के आधार पर उत्पन्न हो जाएंगी, भले ही बजट का नया वर्शन न बनाया गया हो। हालांकि, यदि अनुसूची में परिवर्तन से आपके बिल किए जाने वाले मदों या आपको मिलने वाली राशि पर प्रभाव पड़ता है, तो हमेशा बजट का नया वर्शन बनाएं ।
