- Beheerders en medewerkers op Site met de uitgebreide toestemming voor financieel beheer
Overzicht
Door een budget als 'Actueel' te markeren, worden de tarieven en factureringsregels voor deelnemersbezoeken, site en activiteiten geactiveerd. Zodra alle onderdelen zijn ingevuld en goedgekeurd, kunt u de status van het budget bijwerken. Wanneer een budget als 'Actueel' is ingesteld, genereert of actualiseert Vault automatisch factureerbare items voor in aanmerking komende, voltooide bezoeken.
Let op: Deze actie heeft gevolgen voor factureerbare artikelen en facturering. Zorg ervoor dat alle budgetcontroles zijn afgerond.
Zorg dat het budget actueel is
Om de budgetstatus bij te werken, moet er een conceptbudget bestaan en een ingangsdatum zijn vastgesteld.
- Ga naar Financiën > Budgetten en facturering > Selecteer Studie > Budget
- Selecteer 'Bewerken' bij het budget dat u wilt bijwerken.
- Selecteer 'Huidig' in het keuzemenu 'Status'.
- Selecteer de ingangsdatum en werk indien nodig de versieomschrijving bij.
- Selecteer 'Opslaan'. Budgetten worden versiebeheerd; als er na het opslaan wijzigingen nodig zijn, kunt u een nieuw concept maken op basis van de huidige versie.
- Er vindt een automatische herberekening plaats. Raadpleeg het herberekeningsoverzicht om gemiste bezoeken te identificeren (zie hieronder).
Automatische herberekening
Wanneer een budget actueel wordt, verwerkt SiteVault automatisch de bezoeken van deelnemers opnieuw om ervoor te zorgen dat de factureerbare items overeenkomen met de bijgewerkte budgettarieven.
- Proces: SiteVault probeert alle deelnemersbezoeken die op of na de ingangsdatum van het budget hebben plaatsgevonden opnieuw te berekenen.
- Overgeslagen bezoeken: Bij een herberekening van SiteVault wordt een bezoek overgeslagen als een of meer factureerbare items de status 'Betaald' of 'Gefactureerd' hebben. Overgeslagen bezoeken vereisen handmatige afhandeling.
- Gemiste bezoeken lokaliseren: Zodra de achtergrondtaak is voltooid, ontvangt de gebruiker die het budget op ' Huidig' heeft ingesteld een e-mail en een melding met een link naar het taakoverzichtsbestand waarin de herberekeningsstatussen worden weergegeven.
-
Handmatige afhandeling van gemiste afspraken:
Volg voor elke geconstateerde gemiste afspraak de onderstaande stappen:
- Bekijk het betreffende consult in CTMS.
- Voer indien nodig updates uit aan facturen en artikelen (status bijwerken, artikelen van de factuur verwijderen, enz.).
- Wijzig handmatig de bezoekstatus van Onvoltooid terug naar Voltooid om de herberekening van de items te activeren.
Let op: studieplanningen en budgetten worden onafhankelijk van elkaar beheerd. Wanneer een nieuwe versie van de planning actueel wordt gemaakt, worden de factureerbare items voor deelnemers automatisch gegenereerd op basis van de activiteiten in de nieuwe planning, zelfs als er geen nieuwe budgetversie wordt aangemaakt. Als een wijziging in de planning echter van invloed is op de items die u wilt factureren, of op de hoogte van uw vergoeding, maak dan altijd een nieuwe budgetversie aan.
