CTMS

Panoramica

Le fatture vengono generate a partire dagli elementi fatturabili selezionati per facilitare il monitoraggio dell'avanzamento della fatturazione e la richiesta di pagamento allo sponsor. Le fatture non vengono emesse, ma vengono utilizzate come metodo per raggruppare ed esportare facilmente gli elementi fatturabili nel sistema/processo finanziario del sito (in formato.csv).

Raggruppamento e dettagli della fattura

Sebbene SiteVault fornisca voci fatturabili dettagliate, gli sponsor spesso richiedono che le fatture siano raggruppate (ad esempio, per paziente, per visita o come riepilogo). Utilizza la funzione di esportazione per elaborare i dati e soddisfare i requisiti di fatturazione specifici dello sponsor.

Crea una fattura

È possibile creare una nuova fattura da Finanza > Voci fatturabili oppure da Finanza > Fatture. Una volta selezionate le voci fatturabili, i passaggi rimanenti sono gli stessi indipendentemente da dove è stata creata la fattura.

Per creare una fattura, segui i passaggi seguenti:

1. Utilizza uno dei seguenti metodi per creare una nuova fattura:
   • Dalla sezione Articoli fatturabili: Seleziona uno o più articoli fatturabili da includere, quindi seleziona Crea fattura dal menu di massa in fondo alla schermata.
   • Dalla sezione Fatture: Seleziona + Crea fattura, quindi + Aggiungi voce fatturabile. Seleziona una o più voci fatturabili da includere nella fattura e salva.
2. Verifica l'accuratezza dei dettagli della fattura. Seleziona l'icona Modifica (matita) per aggiornare i seguenti campi:
   • Numero fattura: questo campo viene generato automaticamente ma può essere modificato.
   • Numero di fattura esterno: questo campo è facoltativo e consente Sedi che utilizzano un sistema di fatturazione esterno di inserire un numero di fattura aggiuntivo.
   • Numero dell'ordine di acquisto: questo campo è facoltativo e va compilato solo se alla fattura è associato un numero d'ordine di acquisto.
   • Data fattura: La data fattura è necessaria per contrassegnare una fattura come inviata.
   • Condizioni di pagamento: Le condizioni di pagamento selezionate vengono applicate alla data della fattura per compilare automaticamente il campo Data di scadenza del pagamento.
3. Esamina l'elenco delle voci fatturabili e apporta le modifiche necessarie.
   • Rimuovere un elemento fatturabile: selezionare uno o più elementi ( maturati o fatturati ) e selezionare "Rimuovi dalla fattura" dal menu di selezione multipla oppure posizionare il cursore a destra del numero di un elemento e selezionare la X. La rimozione degli elementi aggiornerà il saldo dovuto.
   • Aggiungi voce fatturabile: Seleziona + Voce fatturabile. Seleziona una o più voci da aggiungere alla fattura. Seleziona Salva.
4. Passaggi aggiuntivi:
   • Esporta voci fatturabili: Seleziona Tutte le azioni > Esporta voci fatturabili per esportare le voci fatturabili della fattura in formato CSV. Puoi ulteriormente elaborare o combinare i dati con altre informazioni di fatturazione in un sistema esterno per generare il documento di fattura finale.
   • Contrassegna come inviato: se sei pronto a inviare gli elementi fatturabili (utilizzando i dati esportati), cambia lo stato della fattura in "Inviato". Tutti gli elementi fatturabili associati a questa fattura passeranno automaticamente da "Accantonato" a "Fatturato", a indicare che lo sponsor è stato informato di questi importi in sospeso.