CTMS

Descripción general

Las facturas se generan a partir de los artículos facturables seleccionados para facilitar el seguimiento del progreso de la facturación y la solicitud de pago al patrocinador. Las facturas no se emiten, sino que se utilizan para agrupar y exportar fácilmente los artículos facturables al sistema financiero de su sitio (.csv).

Agrupación y detalles de la factura

Si bien SiteVault proporciona un desglose detallado de los elementos facturables, los patrocinadores suelen requerir que las facturas estén agrupadas (por ejemplo, por paciente, por visita o como resumen). Utilice la función de exportación para manipular los datos y cumplir con los requisitos de facturación específicos de cada patrocinador.

Crear una factura

Puede crear una nueva factura desde Finanzas > Partidas facturables o Finanzas > Facturas. Una vez seleccionadas las partidas facturables, los pasos restantes son los mismos independientemente de dónde haya creado la factura.

Para crear una factura, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Utilice uno de los siguientes métodos para iniciar una nueva factura:
   • Desde Artículos Facturables: Seleccione uno o más artículos facturables para incluir y, a continuación, seleccione Crear Factura en el menú desplegable que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
   • Desde Facturas: Seleccione + Crear factura, luego + Agregar artículo facturable. Seleccione uno o más artículos facturables para incluir en la factura y guarde.
2. Revise los detalles de la factura para verificar su exactitud. Seleccione el icono de edición (lápiz) para actualizar los siguientes campos:
   • Número de factura: Este campo se genera automáticamente, pero se puede editar.
   • Número de factura externa: Este es un campo opcional para aquellos sitios que utilizan un sistema de facturación externo y necesitan incluir un número de factura adicional.
   • Número de pedido: Este es un campo opcional que debe completarse si la factura tiene asociado un número de pedido.
   • Fecha de la factura: La fecha de la factura es necesaria para marcar una factura como enviada.
   • Condiciones de pago: Las condiciones de pago seleccionadas se aplican a la fecha de la factura para completar el campo Fecha de vencimiento del pago.
3. Revise la lista de partidas facturables y ajústela según sea necesario.
   • Eliminar artículo facturable: Seleccione uno o más artículos ( acumulados o facturados ) y seleccione Eliminar de la factura en el menú principal, o bien, coloque el cursor a la derecha del número de artículo y seleccione la X. Al eliminar los artículos, se actualizará el saldo pendiente.
   • Agregar artículo facturable: Seleccione + Artículo facturable. Seleccione uno o más artículos para agregar a la factura. Seleccione Guardar.
4. Pasos adicionales:
   • Exportar partidas facturables: Seleccione Todas las acciones > Exportar partidas facturables para exportar las partidas facturables de la factura a un archivo CSV. Posteriormente, puede manipular o combinar los datos con otra información de facturación en un sistema externo para generar el documento de factura final.
   • Marcar como enviado: Si está listo para enviar los elementos facturables (utilizando los datos exportados), cambie el estado de la factura a Enviada. Todos los elementos facturables asociados a esta factura se actualizarán automáticamente de Devengados a Facturados, lo que indica que el patrocinador ha sido notificado de estos cargos pendientes.