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概述

SiteVault会根据选定的计费项目生成发票，以便跟踪计费进度并向赞助商请求付款。SiteVault 会自动生成格式化的发票文档，其中汇总了计费项目、参与者详细信息和账单地址。您还可以导出发票数据（.csv 文件）以支持外部财务系统。

发票分组和明细

虽然SiteVault提供详细的计费项目清单，但申办方通常要求对发票进行分组（例如，按患者、按就诊次数或汇总）。您可以使用生成的发票文档，也可以利用 CSV 导出功能来处理数据，以满足申办方特定的发票要求。

创建发票

要创建发票，请完成以下步骤：

1. 创建新发票

进入 财务 > 预算与结算 > 选择“学习” ，然后使用以下方法之一创建新发票：

• 计费项目： 选择一个或多个要包含的计费项目，然后从屏幕底部的批量菜单中选择 “创建发票” 。
• 发票： 选择 “+ 创建发票” ，然后选择 “+ 添加计费项目” 。选择一个或多个要包含在发票中的计费项目，然后选择 “保存” 。

2. 审核和编辑地址

地址为选填项。如未填写地址，发票上的相应位置将留空。

• 发件人地址： 选择 “发件人” 部分的 编辑 图标。选择现有地址或创建新地址。选择 “保存” 。
• 账单收件地址： 选择 “账单收件地址 ”部分的 编辑 图标。选择现有地址或创建新地址。选择 “保存” 。

• 使用地址：

  • SiteVault会自动检查新地址是否重复，并将其保存以备将来使用。
  • 发件人 地址仅限与您的机构关联的地址。 账单接收 地址必须与研究发起人或相关研究机构关联。
  • 每个机构的地址都是特定的，在整个研究机构内不会共享。
  • 一旦您在发票上指定了 “发件人地址” 或 “账单接收地址” ， SiteVault会自动默认使用该研究后续发票上最后使用的地址，但这是可以编辑的。

2. 审核和编辑发票详情

选择 编辑 图标（铅笔）打开发票详情面板，并更新以下字段：

• 发票编号： 此字段为自动生成，但可以编辑。
• 外部发票编号： 对于使用外部计费系统且需要引用额外发票编号的机构，这是一个可选字段。
• 采购订单号： 如果发票关联了采购订单号，则填写此字段（可选）。
• 发票日期： 用于预先生成发票并将其标记为已发送。
• 付款条款： 选定的付款条款将应用于发票日期，以计算并填充 付款到期日 字段。
• 备注（可选）： 输入特定于站点的备注或说明，这些备注或说明将显示在发票文档上（例如，关于屏幕故障或付款应用的说明）。备注仅适用于当前发票，不会沿用至后续发票。

3. 审核计费项目

审核计费项目清单，并根据需要进行调整：

• 移除计费项目： 选择一个或多个项目（ 已计提 或 已开票 ），然后从批量菜单中选择 “从发票中移除” ，或者将鼠标悬停在项目编号右侧并选择“ X” 。移除项目会自动更新未结余额。
• 添加计费项目： 选择 “+计费项目” ，选择一个或多个要添加到发票的项目，然后选择 “保存” 。

4. 预览发票文件

编辑发票时，选择 “预览发票文档” 可在最终确认前查看生成的发票文档：

• 该文件包含计费项目汇总表、相关参与者和日期的详细信息、您的 发件人 和 账单 地址以及任何发票 备注 。
• 如果您的机构已在 “管理”> “机构” >“您的机构” >“品牌” 中 上传了徽标 ，则该徽标将显示在生成的发票文档顶部。如果未上传徽标，则页眉区域将保持空白。

5. 其他步骤

• 导出计费项目： 选择 所有操作 > 导出计费项目 ，即可将发票的计费项目导出到 CSV 文件，以便在外部系统中合并或处理数据。
• 发票状态调整： 一旦您的发票详情得到确认，您可以 将发票状态调整为 “准备发送” 。