Note di rilascio

Miglioramenti generali alla delega digitale

Questa versione include diversi aggiornamenti funzionali al Registro di delega digitale (DDL) per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro, la navigazione dell'interfaccia utente e la convalida dei dati.

• Azione di chiusura dello studio: una nuova azione di chiusura dello studio, disponibile in Studio > Visualizza dettagli dello studio, termina tutte le deleghe attive, genera una nuova versione del documento DOA e la inoltra per l'approvazione PI. Il flusso di lavoro si interrompe prima della completa disattivazione del DDL per consentire al personale sede di effettuare le necessarie modifiche manuali finali.
• Strumento di compilazione rapida disponibile per le date di inizio/fine: durante l'utilizzo dell'Editor delle deleghe, lo strumento di compilazione rapida di SiteVault consente di applicare la stessa data a tutto il personale elencato nelle colonne Data di inizio o Data di fine.
• Gestione delle responsabilità di studio: gli utenti possono ora creare e modificare i nomi delle responsabilità di studio direttamente all'interno dell'Editor delle deleghe.
• Gestione dello stato degli incarichi: Lo stato degli incarichi può ora essere aggiornato direttamente tramite Amministrazione > Personale > Seleziona personale > Incarichi di studio per gli studi abilitati con la delega digitale.
• Data automatica del documento: la data in cui il ricercatore principale (PI) appone la propria firma elettronica per l'approvazione viene automaticamente inserita come data del documento nella delega di autorità (DOA).
• Pannello Dettagli del personale: selezionando un nome nella colonna Team di studio dell'Editor delle deleghe, si apre un pannello che mostra le responsabilità assegnate, le date di inizio/fine e i dettagli della delega. Questi campi sono modificabili dagli utenti autorizzati.
• Logica di convalida della data: Per facilità d'uso, sono state implementate le seguenti regole di convalida:
• Evitare che le date di inizio e fine della delega siano precedenti o successive alle date di assegnazione complessive del personale al team di studio.
• Non è più necessario richiedere una data di inizio per l'assegnazione del team di studio negli studi abilitati con DDL.
• Filtro delle responsabilità inattive: le responsabilità inattive sono nascoste dalla visualizzazione principale dell'Editor delle deleghe. Se una responsabilità inattiva è stata delegata in passato, rimane visibile nel riquadro dei dettagli del singolo membro del personale per preservarne la cronologia.

Partecipanti all'accettazione dinamica della delega

Il flusso di lavoro "Invio per accettazione del Registro delle deleghe digitali (DDL)" ora popola automaticamente l'elenco dei partecipanti con i membri del team di studio che hanno aggiornato le deleghe dall'ultima versione approvata del DDL. Ciò elimina la necessità per chi avvia il flusso di lavoro di selezionare manualmente i singoli revisori.

Notare che:

• I membri dello staff che non compaiono nel registro delle deleghe o che vengono rimossi dallo studio sono esclusi dal flusso di lavoro e non bloccheranno l'accettazione.
• Per la versione iniziale (V1) di un registro, l'intero team di studio utilizzerà comunque il flusso di lavoro predefinito poiché non esiste ancora una baseline approvata.

Leggi e comprendi la storia Rapporto aggiornato

Il report Storico R&U è stato aggiornato per fornire una maggiore visibilità sul monitoraggio della formazione e una migliore conformità agli audit.

• Tracciamento delle versioni migliorato: il report ora visualizza i nomi e le descrizioni dei documenti specifici per ogni versione, semplificando per i monitor il monitoraggio della cronologia della formazione attraverso diverse iterazioni dei documenti.
• Opzioni di esportazione flessibili: scarica facilmente i dati in formato Excel, CSV o PDF.
• Supporto per la tracciabilità delle modifiche: un nuovo registro cronologico tiene traccia di chi ha generato il report e quando è stato eseguito.

Flusso di lavoro di approvazione PI disponibile nel caricamento eBinder

Il flusso di lavoro "Invia per l'approvazione PI", utilizzato nella funzionalità di delega digitale di SiteVault, è ora disponibile per i documenti di delega di autorità (DoA) caricati nell'eBinder dello studio. In precedenza, questa azione era disponibile solo dal menu "Azioni" del documento dopo il caricamento.

Studio Archivi Tentativi automatizzati di riavvio

Questa funzionalità introduce un processo giornaliero automatizzato che rivaluta e tenta di sbloccare gli archivi degli studi in fase di elaborazione. SiteVault eseguirà un controllo giornaliero degli studi nello stato "Archiviato in corso" e li sposterà automaticamente nello stato "Archiviato" una volta soddisfatti tutti i requisiti in sospeso.

Per gli archivi completati tramite questa procedura giornaliera, il registro delle attività indicherà che è stato il Sistema (e non un utente) ad aggiornare lo stato dello studio a "Archiviato". La nota nel file continuerà a visualizzare il nome dell'utente che ha richiesto l'archiviazione.

Campi relativi al motivo del rifiuto nei flussi di lavoro di firma elettronica

Per migliorare la comunicazione e la visibilità all'interno della cronologia dei documenti, è stato aggiunto un campo obbligatorio "Motivo del rifiuto" a specifici flussi di lavoro di firma elettronica. Quando un revisore seleziona un verdetto di rifiuto, deve fornire una motivazione, inserendola direttamente nel record del documento ed eliminando la necessità di successivi approfondimenti offline.

Il campo "Motivo del rifiuto" è obbligatorio nei seguenti flussi di lavoro:

• Modulo di dichiarazione finanziaria: inviare per l'approvazione con firma elettronica
• CV: Inviare per l'approvazione della firma elettronica
• ICF firmato: inviare il eConsent per la firma

Sovrascrittura automatica del file del documento Site Connect a livello di studio (solo modifica della navigazione)

Grazie a questa funzionalità, gli utenti Site Connect possono disattivare l'archiviazione automatica Site Connect a livello di studio in SiteVault, accedendo alla sezione "Visualizza dettagli" dello studio. Non si tratta di una nuova funzionalità; in precedenza, questa operazione veniva eseguita dall'elenco degli studi.

Selettore di ruoli per l'anteprima del eConsent

Durante l'anteprima di un modulo eConsent, gli utenti sede possono scegliere di visualizzarlo dal punto di vista di qualsiasi firmatario assegnato. Un menu a tendina che elenca tutti i ruoli dei firmatari di un modulo eConsent è disponibile nel banner della modalità Anteprima. Questa funzionalità consente agli utenti sede di familiarizzare con l'esperienza di ciascun firmatario e di verificare l'accuratezza dei dati durante la fase di modifica.

Biblioteca centrale delle attività CTMS

Questa funzionalità introduce un archivio centralizzato per creare, definire e gestire in modo semplice un elenco principale di attività di studio standard. Questi strumenti di libreria semplificano il flusso di lavoro per l'aggiunta di attività a un programma di studio, consentendo al contempo agli utenti di collegare le attività cliniche direttamente ai dati finanziari, come i codici di addebito.

Generazione di fatture PDF CTMS

Questo aggiornamento introduce la generazione automatica di fatture in formato PDF all'interno di SiteVault. Invece di esportare manualmente gli elementi fatturabili in fogli di calcolo esterni, il sistema ora genera e archivia automaticamente i documenti di fattura finali direttamente nell'eBinder dello studio.

• Generazione automatica di PDF: spostando una fattura dalla modalità Bozza, viene generata una fattura PDF standardizzata contenente le informazioni relative allo studio e le tabelle dettagliate delle tariffe.
• Stato Pronto per l'invio: un nuovo stato del ciclo di vita, Pronto per l'invio, è disponibile immediatamente dopo lo stato Bozza. Spostando una fattura allo stato Pronto per l'invio, i dati vengono finalizzati, il PDF viene generato automaticamente e il record della fattura viene bloccato, impedendo ulteriori modifiche.
• Anteprime su richiesta: il personale Sede può generare un'anteprima del layout in qualsiasi momento mentre la fattura è in stato di bozza. Le anteprime vengono salvate nell'eBinder dello studio come documenti di fattura in bozza.
• Gestione delle versioni: per evitare la creazione di file duplicati nell'eBinder, tutte le anteprime generate e le versioni finali di una singola fattura vengono automaticamente raggruppate come versioni sotto un unico record di documento.
• Campi del modello: tutti i Sedi utilizzano un unico layout standardizzato. Le opzioni per la personalizzazione sede includono:
• Logo Sede: un'immagine facoltativa da caricare e visualizzare nell'intestazione della fattura.
• Commenti a testo libero: un campo facoltativo per aggiungere note specifiche alla fattura.

Generatore di programmi CTMS

Questa funzionalità è inizialmente disponibile solo per i clienti Enterprise Early Adopter CTMS.

Il nuovo Schedule Builder introduce le funzionalità di intelligenza artificiale Veeva nel CTMS per ridurre significativamente i tempi di avvio dello studio. Invece di trascrivere manualmente e creare i programmi di studio da zero, gli utenti possono ora sfruttare l'intelligenza artificiale Veeva per generare automaticamente una bozza iniziale direttamente da un documento di protocollo.

• Generazione automatica della bozza: analizza il programma degli eventi di un documento di protocollo caricato per estrarre e mappare automaticamente i dati chiave del protocollo.
• Elaborazione rapida in background: genera in pochi minuti una bozza completa del programma.
• Mappatura degli elementi principali: popola automaticamente i gruppi di visite, la logica di ramificazione, le visite (inclusi orari e finestre temporali), le attività e collega le attività alla Libreria delle attività.
• Estrazione conservativa dei dati: il sistema lascerà vuoto un campo obbligatorio se non è in grado di determinare le informazioni corrette con un elevato grado di affidabilità, anziché procedere per tentativi.

• Stato di bozza: Il generatore è progettato per fornire un punto di partenza, non un prodotto finale. Tutti i programmi generati dall'IA sono creati come bozze e non sono pronti per l'uso immediato in produzione.
• Flusso di lavoro di revisione obbligatoria: è richiesta la convalida umana. Gli utenti devono rivedere, perfezionare e promuovere manualmente dalla versione bozza a quella corrente. Le aree comuni che richiedono modifiche manuali includono assegnazioni di attività con errori di un'unità e finestre di visita complesse.
• Limitazioni funzionali: il sistema non tiene traccia né inserisce i gruppi di studio, i numeri di ciclo predefiniti, le visite ad hoc personalizzate o se un'attività è facoltativa o ripetuta.
• Impatto della formattazione del documento: la precisione potrebbe diminuire se la tabella del protocollo è orientata in modo errato (ad esempio, pagine orizzontali ruotate) o se la griglia è molto densa e compressa.

Rubrica indirizzi CTMS per la fatturazione

SiteVault ora include una rubrica centralizzata per la gestione delle fatture. Questa funzionalità consente Sedi di registrare, archiviare e gestire gli indirizzi di beneficiari e pagatori direttamente all'interno del sistema, anziché doverli tracciare esternamente.

Grazie a questa funzionalità, le fatture ora includono campi facoltativi per l'indirizzo del mittente e del destinatario.

• Selezione o creazione al volo: gli utenti possono scegliere un indirizzo esistente da un pannello laterale a scomparsa oppure crearne uno nuovo durante il flusso di lavoro di fatturazione.
• Salvataggio automatico: qualsiasi nuovo indirizzo creato durante la modifica di una fattura viene salvato automaticamente nella rubrica per un utilizzo futuro.
• Impostazione predefinita intelligente: per ridurre al minimo l'inserimento ripetitivo dei dati, le nuove fatture utilizzeranno automaticamente gli ultimi indirizzi di mittente e destinatario utilizzati per quello specifico studio.
• Promemoria del flusso di lavoro: Sebbene entrambi i campi relativi all'indirizzo rimangano facoltativi, il sistema visualizzerà un messaggio per ricordare agli utenti di compilarli qualora vengano lasciati vuoti durante l'avanzamento della procedura di fatturazione.

Considerazioni chiave

• Associazioni di indirizzi: gli indirizzi sono associati a Sedi e organizzazioni e possono essere utilizzati in studi/fatture.
• Gli indirizzi di mittente devono essere associati al sede di studio.
• Gli indirizzi di fatturazione devono essere associati allo sponsor dello studio o a un'organizzazione.
• Gestione a livello di sito: le rubriche sono separate per sede. Gli utenti che gestiscono più Sedi avranno una rubrica distinta per ogni singolo sede al fine di mantenere l'integrità dei dati.
• Prevenzione delle duplicazioni: per evitare voci duplicate, il sistema utilizza una corrispondenza rigorosa delle stringhe per i componenti chiave dell'indirizzo. Le corrispondenze esatte verranno automaticamente mappate al record di indirizzo esistente.

Miglioramenti generali al calendario delle visite CTMS

Questo aggiornamento introduce diversi miglioramenti fondamentali al Calendario delle visite:

• Ordinamento cronologico: le visite nel pianificatore vengono ora visualizzate in ordine sequenziale per una migliore visibilità.
• Modifica semplificata: modificare gli orari e la durata degli appuntamenti è ora più rapido e intuitivo.
• Localizzazione del fuso orario: la visualizzazione del calendario ora si adatta automaticamente in base al fuso orario del profilo utente.

Listini prezzi e codici di addebito CTMS

Ora è possibile gestire i codici procedurali istituzionali e i relativi prezzi direttamente in SiteVault CTMS. Questo aggiornamento riduce il monitoraggio manuale e offline integrando in modo trasparente i dati del listino prezzi con l'analisi della copertura e i budget degli studi.

• Navigazione Finanza aggiornata: la scheda Finanza è ora un menu a tendina contenente tre sezioni dedicate: Budget e fatturazione, Listini prezzi e Codici di addebito.
• Supporto per l'importazione massiva e la gestione dei costi: consente di centralizzare il listino prezzi dei servizi del vostro istituto e di caricare migliaia di codici contemporaneamente tramite file CSV. L'importazione utilizza una convalida "tutto o niente" per prevenire il caricamento di dati parziali o corrotti.
• Analisi della copertura migliorata: la colonna dei codici CPT è stata sostituita con un selettore di codici di addebito, che consente agli utenti di assegnare più codici a una singola attività di studio.
• Integrazione con la libreria centrale delle attività: consente di associare i codici di addebito direttamente ai modelli di attività, in modo che prezzi e codici vengano ereditati automaticamente ogni volta che il modello viene aggiunto a un programma di studio.
• Integrità dei prezzi: una volta completata l'importazione del listino prezzi, il record passa automaticamente allo stato di sola lettura (Corrente) per garantire la conformità della fatturazione. I record obsoleti possono essere archiviati per fare spazio alle nuove versioni dei prezzi.

Miglioramenti generali CTMS

Questa versione include i seguenti miglioramenti generali a CTMS:

• Maggiore precisione decimale: i campi relativi a spese generali e ritenute d'acconto ora possono contenere fino a due cifre decimali.
• Navigazione intelligente delle schede: quando è presente un programma di studio, l'apertura della scheda di un partecipante ora si concentrerà automaticamente sulla scheda Visite.
• Ricalcolo automatico del budget: la finalizzazione di un budget ora fa sì che SiteVault ricalcoli automaticamente gli elementi fatturabili per le visite completate dopo la data di validità del budget. Nota: le visite contenenti elementi già fatturati o pagati verranno ignorate.
• Ricalcolo automatico delle spese: la finalizzazione di un piano spese attiva il ricalcolo automatico da parte SiteVault degli importi pagabili per le visite completate dopo la data di entrata in vigore del piano. Nota: le visite contenenti importi già pagati o annullati verranno ignorate.
• Gli articoli fatturabili possono essere aggiunti direttamente a un pagamento.

Studio Azione del ciclo di vita: passaggio ad attivo

Ora gli utenti Sede possono modificare lo stato di uno studio da Attivo - Non in fase di reclutamento ad Attivo direttamente all'interno di SiteVault. In precedenza, questa modifica richiedeva una richiesta Site Support.