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L'onglet Dépenses propose des outils pour planifier et suivre les coûts liés à la réalisation d'une étude. Ces outils ont deux objectifs:
- Pour vous aider à comprendre le coût de réalisation de l'étude, afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées lors de la négociation des budgets
- Pour vous aider à suivre les dépenses que vous engagez et les paiements que vous effectuez pendant la réalisation de l'étude.
Élaborer un plan de dépenses d'études
Élaborez un plan de dépenses pour recenser et estimer les frais de l'étude par visite et par participant. Cela vous permettra d'appréhender le coût de l'étude et de prendre des décisions éclairées lors de la négociation des budgets. À mesure que les visites sont effectuées, des éléments à payer sont générés en fonction des coûts saisis dans le plan de dépenses, ce qui vous aidera à suivre vos dépenses tout au long de l'étude. Une fois les comptes réglés, vous pourrez ultérieurement mettre à jour ces éléments en indiquant leur statut: payé ou annulé.
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Dans le Plan de dépenses, vous pouvez créer des coûts et des dépenses dans les catégories suivantes:
- Activités: Coûts associés aux activités d'étude.
- Personnel: Coûts liés au personnel (ex. taux de rémunération).
- Allocations: Paiements fixes versés aux participants.
- Le système prend en charge plusieurs versions d'un plan de dépenses. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez créer une nouvelle version à partir de la version précédente.
- Une fois qu'un plan est déplacé vers l'état actuel, il ne peut plus être modifié. Pour apporter des modifications, vous devez créer une nouvelle version.
- Les calendriers, les budgets et les plans de dépenses sont versionnés indépendamment; si une modification du calendrier a une incidence sur les coûts et les dépenses associés à l'étude, vous devez mettre à jour le plan de dépenses.
- La date d'entrée en vigueur d'un plan de dépenses détermine la version utilisée lorsque les visites passent au statut « Terminées ».
Rapport comparant les dépenses aux budgets
Dans l'onglet Rapports, créez un rapport de type Visite du participant (avec définition de la visite). Ajoutez les colonnes suivantes au rapport:
- Budget par visite Revenu total
- Plan de dépenses par visite Coût total
Accéder au plan de dépenses ou le créer
Pour créer un plan de dépenses, suivez les étapes ci-dessous:
- Accédez à la section Finance:
- Sélectionnez l'étude.
- Sélectionnez les dépenses.
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Sélectionnez l'une des options suivantes:
- Sélectionnez une version à consulter ou une version brouillon à modifier.
- Si une version brouillon existe et que vous sélectionnez Créer un nouveau brouillon, la version mineure existante passera à la version mineure suivante.
- S'il n'existe aucun plan, sélectionnez Créer un nouveau brouillon.
Aperçu complet du régime de dépenses
La section « Aperçu » présente la version, l’état et les détails système du plan. Elle comprend également un champ modifiable pour la date d’entrée en vigueur du plan.
