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Descripción general

Las facturas se crean a partir de artículos facturables seleccionados para facilitar el seguimiento del progreso de la facturación y la solicitud de pago al patrocinador. Las facturas no se emiten, sino que se utilizan para agrupar y exportar fácilmente los artículos facturables al proceso/sistema financiero de su sitio (.csv).

Agrupación y detalle de facturas

Aunque SiteVault ofrece artículos facturables detallados, los patrocinadores suelen requerir que las facturas estén agrupadas (por ejemplo, por paciente, por visita o como resumen). Utilice la función de exportación para manipular los datos y cumplir con los requisitos de facturación específicos del patrocinador.

Crear una factura

Puede iniciar una nueva factura desde Finanzas > Artículos facturables o Finanzas > Facturas. Una vez seleccionados los artículos facturables, los pasos restantes son los mismos, independientemente de dónde haya creado la factura.

Para crear una factura, complete los pasos a continuación:

1. Utilice uno de los siguientes métodos para iniciar una nueva factura:
   • Desde artículos facturables: seleccione uno o más artículos facturables para incluir, luego seleccione Crear factura en el menú masivo en la parte inferior de la pantalla.
   • Desde Facturas: Seleccione + Crear factura y luego + Agregar artículo facturable. Seleccione uno o más artículos facturables para incluir en la factura y guarde.
2. Revise los detalles de la factura para comprobar su exactitud. Seleccione el icono Editar (lápiz) para actualizar los siguientes campos:
   • Número de factura: este campo se genera automáticamente pero se puede editar.
   • Número de factura externa: este es un campo opcional para acomodar sitios que utilizan un sistema de facturación externo y necesitan incluir un número de factura adicional.
   • Número de orden de compra: este es un campo opcional para completar si hay un número de orden de compra asociado con la factura.
   • Fecha de la factura: la fecha de la factura es necesaria para marcar una factura como enviada.
   • Condiciones de pago: Las condiciones de pago seleccionadas se aplican a la fecha de la factura para completar el campo Fecha de vencimiento del pago.
3. Revise la lista de artículos facturables y ajústela según sea necesario.
   • Eliminar artículo facturable: seleccione uno o más artículos ( acumulados o facturados ) y seleccione Eliminar de la factura en el menú masivo o pase el cursor a la derecha de un número de artículo y seleccione la X. Eliminar artículos actualizará el saldo pendiente.
   • Añadir artículo facturable: Seleccione + Artículo facturable. Seleccione uno o más artículos para añadirlos a la factura. Seleccione Guardar.
4. Pasos adicionales:
   • Exportar elementos facturables: Seleccione Todas las acciones > Exportar elementos facturables para exportar los elementos facturables de la factura a CSV. Puede manipular o combinar los datos con otra información de facturación en un sistema externo para generar la factura final.
   • Marcar como enviado: Si está listo para enviar los artículos facturables (usando los datos exportados), cambie el estado de la factura a Enviado. Todos los artículos facturables asociados a esta factura se actualizarán automáticamente de Devengado a Facturado, lo que indica que el patrocinador ha sido notificado de estas cuotas pendientes.