Wie kan deze taak uitvoeren?
- Beheerders en medewerkers van de Site met de uitgebreide toestemming voor financieel beheer
Factureerbare items registreren de inkomsten die binnenkomen van sponsors, terwijl crediteuren het tegenovergestelde doen en de uitgaven (aan derden) registreren.
- Wanneer een studiebezoek in SiteVault als voltooid wordt gemarkeerd, controleert het systeem het actieve onkostenplan op eventuele bijbehorende onkosten; als er onkosten zijn gemarkeerd als te betalen, wordt er automatisch een te betalen post gegenereerd.
- Eenmalige kosten of uitgaven die niet aan een specifiek bezoek zijn gekoppeld, kunnen nog steeds worden bijgehouden door handmatig items aan te maken met de knop ' + Betaalbaar item aanmaken'.
Het bijhouden en verwerken van te betalen artikelen
Om openstaande bedragen af te handelen, volgt u deze stappen:
- Toegang tot financiering.
- Selecteer een onderzoek.
- Selecteer de te betalen artikelen.
-
Controleer
de openstaande posten om te verifiëren of de dienst is verricht en of het bedrag correct is.
- Markeer als betaald zodra het betalingsproces is gestart of de betaling naar de ontvanger is verzonden. Uw site kan het exacte tijdstip voor deze actie bepalen.
- Markeer een item als ongeldig als het item per ongeluk is aangemaakt (bijv. als een laboratoriumtest is geannuleerd of als een deelnemer niet in aanmerking kwam voor een vergoeding vanwege een geannuleerd bezoek). Hierdoor wordt het item verwijderd uit uw actieve te betalen items zonder het record te verwijderen, waardoor een duidelijk controletraject behouden blijft.
Betaalbare artikelen bewerken
Om artikelgegevens te wijzigen (bijv. begunstigde bijwerken vanwege een lastminute wijziging in het personeelsrooster), volgt u de onderstaande stappen:
- Toegang tot financiering.
- Selecteer een onderzoek.
- Selecteer de te betalen artikelen.
- Selecteer het item dat u wilt bewerken.
- Selecteer Bewerken in het menu Acties (…).
- Voer de nodige wijzigingen door.
- Selecteer Opslaan.
Een ad-hoc betaalitem aanmaken
U kunt een ad-hoc betalingspost aanmaken voor uitgaven die buiten het toepassingsgebied van het onkostenplan vallen.
- Toegang tot financiering.
- Selecteer een onderzoek.
- Selecteer de te betalen artikelen.
- Selecteer + Maak een te betalen item aan.
- Vul de verplichte en eventuele optionele velden in.
- Selecteer Opslaan.
