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बिल योग्य मदें प्रायोजकों से प्राप्त होने वाले राजस्व को ट्रैक करती हैं, जबकि देय मदें इसके विपरीत होती हैं और तीसरे पक्ष को जाने वाले धन को ट्रैक करती हैं।

• जब SiteVault में किसी अध्ययन यात्रा को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया जाता है, तो सिस्टम सक्रिय व्यय योजना में संबंधित खर्चों की जाँच करता है; यदि कोई खर्च देय के रूप में चिह्नित है, तो एक देय मद स्वचालित रूप से उत्पन्न हो जाती है।
• एकमुश्त लागत या खर्च जो किसी विशिष्ट यात्रा से संबंधित नहीं हैं, उन्हें + क्रिएट पेयबल आइटम बटन का उपयोग करके मैन्युअल रूप से आइटम बनाकर ट्रैक किया जा सकता है।

देय मदों की ट्रैकिंग और प्रोसेसिंग

देय मदों का निपटान करने के लिए, निम्नलिखित चरणों को पूरा करें:

1. एक्सेस फाइनेंस।
2. एक अध्ययन का चयन करें।
3. भुगतान योग्य मदों का चयन करें।
4. भुगतान योग्य मदों की समीक्षा करें ताकि यह सत्यापित हो सके कि सेवा प्रदान की गई थी और राशि सही है।
   • भुगतान प्रक्रिया शुरू होने या भुगतान प्राप्तकर्ता को भुगतान भेजे जाने के बाद इसे भुगतान किया गया के रूप में चिह्नित करें । आपकी साइट इस कार्रवाई के लिए सटीक समय निर्धारित कर सकती है।
   • यदि कोई आइटम गलती से जनरेट हुआ है (उदाहरण के लिए, यदि कोई लैब टेस्ट रद्द हो गया हो या किसी प्रतिभागी की विज़िट रद्द होने के कारण वह स्टाइपेंड के लिए अयोग्य हो गया हो), तो उसे रद्द के रूप में चिह्नित करें। इससे रिकॉर्ड डिलीट किए बिना वह आइटम आपके सक्रिय देय आइटमों की सूची से हट जाएगा और ऑडिट रिकॉर्ड स्पष्ट रहेगा।

भुगतान योग्य मदों को संपादित करें

आइटम के विवरण में बदलाव करने के लिए (उदाहरण के लिए, अंतिम समय में स्टाफ के शेड्यूल में बदलाव के कारण भुगतानकर्ता को अपडेट करना), निम्नलिखित चरणों को पूरा करें:

1. एक्सेस फाइनेंस।
2. एक अध्ययन का चयन करें।
3. भुगतान योग्य मदों का चयन करें।
4. संपादन के लिए आइटम का चयन करें।
5. एक्शन मेनू (…) से एडिट चुनें।
6. आवश्यक बदलाव करें।
7. सेव चुनें।

एक तदर्थ देय मद बनाएँ

आप व्यय योजना के दायरे से बाहर के खर्चों के लिए एक तदर्थ देय मद बना सकते हैं।

1. एक्सेस फाइनेंस।
2. एक अध्ययन का चयन करें।
3. भुगतान योग्य मदों का चयन करें।
4. भुगतान योग्य मद का चयन करें + बनाएं ।
5. सभी आवश्यक और वैकल्पिक फ़ील्ड भरें।
6. सेव चुनें।