Кой може да изпълни тази задача?
- Администратори и служители на Cайт с разширено разрешение за финансово управление
Докато фактурируемите елементи проследяват приходите, постъпващи от спонсори, плащаемите елементи са обратното и проследяват изходящите пари (към трети страни).
- Когато учебно посещение е маркирано като завършено в SiteVault, системата проверява активния план за разходи за свързани разходи; ако има такива, маркирани като платими, автоматично се генерира платим елемент.
- Еднократните разходи или разходи, които не са обвързани с конкретно посещение, все още могат да бъдат проследявани чрез ръчно създаване на елементи с помощта на бутона + Създаване на елемент за плащане.
Проследяване и обработка на плащания
За да разрешите плащанията по елементи, изпълнете следните стъпки:
- Достъп до финанси.
- Изберете проучване.
- Изберете „Плащаеми елементи“.
-
Прегледайте
натрупаните плащания, за да се уверите, че услугата е извършена и сумата е правилна.
- Маркирайте като платено, след като процесът на плащане е започнат или плащането е изпратено на получателя. Вашият сайт може да определи точния момент за това действие.
- Маркирайте като Невалиден, ако даден артикул е генериран по погрешка (напр. ако лабораторен тест е бил отменен или участник не е имал право на стипендия поради отменено посещение). Това премахва артикула от активните ви платими артикули, без да изтрива записа, като по този начин се запазва ясна одитна следа.
Редактиране на елементи за плащане
За да промените данните за артикула (напр. Актуализиране на получателя поради промяна в графика на персонала в последния момент), изпълнете следните стъпки:
- Достъп до финанси.
- Изберете проучване.
- Изберете „Плащаеми елементи“.
- Изберете елемента за редактиране.
- Изберете Редактиране от менюто Действия (…).
- Направете необходимите промени.
- Изберете Запазване.
Създаване на елемент за плащане Ad Hoc
Можете да създадете ad hoc елемент за плащане за разходи, които са извън обхвата на плана за разходи.
- Достъп до финанси.
- Изберете проучване.
- Изберете „Плащаеми елементи“.
- Изберете + Създаване на елемент за плащане.
- Попълнете задължителните и всички незадължителни полета.
- Изберете Запазване.
