Overzicht

Facturen worden aangemaakt op basis van geselecteerde factureerbare items om de voortgang van de facturering te volgen en betalingen aan de sponsor te vragen. Facturen worden niet verstuurd, maar worden gebruikt als een methode om factureerbare items eenvoudig te groeperen en te exporteren naar het financiële proces/systeem van uw website (.csv).

Factuurgroepering en -detail

Hoewel SiteVault gespecificeerde factureerbare items biedt, vereisen sponsoren vaak dat facturen worden gegroepeerd (bijvoorbeeld per patiënt, per bezoek of als samenvatting). Gebruik de exportfunctie om de gegevens te bewerken en zo te voldoen aan sponsorspecifieke factureringsvereisten.

Een factuur maken vanaf de pagina Factureerbare artikelen

Om een factuur te maken, volgt u onderstaande stappen:

1. Ga naar Financiën > Factureerbare artikelen.
2. Selecteer een of meer factureerbare items die u in de factuur wilt opnemen.
3. Selecteer Factuur maken in het bulkmenu onderaan het scherm.
4. Controleer de factuurgegevens op juistheid. Selecteer het bewerkingspictogram (potlood) om bij te werken.
   • Factuurnummer: Dit wordt automatisch gegenereerd, maar kan worden bewerkt.
   • Extern factuurnummer: Dit is een optioneel veld voor sites die een extern factureringssysteem gebruiken en een extra factuurnummer moeten opgeven.
   • Factuurdatum. De factuurdatum is vereist om een factuur als verzonden te markeren.
5. Controleer de lijst met factureerbare posten en pas deze indien nodig aan.
   • Factureerbaar artikel verwijderen: Selecteer een of meer artikelen en selecteer Verwijderen uit factuur in het bulkmenu. U kunt ook met de muis over een artikelnummer bewegen en de " X " selecteren. Door artikelen te verwijderen, wordt het openstaande saldo bijgewerkt.
   • Factureerbaar artikel toevoegen: Selecteer + Factureerbaar artikel. Selecteer een of meer artikelen om aan de factuur toe te voegen. Selecteer Opslaan.
6. Extra stappen:
   • Exporteren naar Excel: Om de factureerbare items te downloaden, selecteert u Alle acties > Exporteren naar Excel. Hiermee kunt u de gegevens verder bewerken of combineren met andere factuurgegevens in een extern systeem om het definitieve factuurdocument te genereren.
   • Markeren als verzonden: Als u klaar bent om de factuur met de geëxporteerde gegevens in te dienen, wijzigt u de factuurstatus naar Verzonden. Alle factureerbare items die aan deze factuur zijn gekoppeld, worden automatisch bijgewerkt van Opgebouwd naar Gefactureerd, wat aangeeft dat de sponsor op de hoogte is gesteld van deze openstaande kosten.

Een factuur maken vanaf de pagina Facturen

Om een factuur te maken, volgt u onderstaande stappen:

1. Ga naar Financiën > Facturen.
2. Selecteer + Factuur maken.
3. Selecteer + Factureerbaar artikel toevoegen.
4. Selecteer een of meer factureerbare items die u in de factuur wilt opnemen.
5. Selecteer Opslaan.
6. Controleer de factuurgegevens op juistheid. Selecteer het bewerkingspictogram (potlood) om bij te werken.
   • Factuurnummer: Dit wordt automatisch gegenereerd, maar kan worden bewerkt.
   • Extern factuurnummer: Dit is een optioneel veld voor sites die een extern factureringssysteem gebruiken en een extra referentienummer moeten opgeven.
   • Factuurdatum. De factuurdatum is vereist om een factuur als verzonden te markeren.
7. Controleer de lijst met factureerbare posten en pas deze indien nodig aan.
   • Factureerbaar artikel verwijderen: Selecteer een of meer artikelen en selecteer Verwijderen uit factuur in het bulkmenu. U kunt ook met de muis over een artikelnummer bewegen en de " X " selecteren. Door artikelen te verwijderen, wordt het openstaande saldo bijgewerkt.
   • Factureerbaar artikel toevoegen: Selecteer + Factureerbaar artikel. Selecteer een of meer artikelen om aan de factuur toe te voegen. Selecteer Opslaan.
8. Extra stappen:
   • Exporteren naar Excel: Om de factureerbare items te downloaden, selecteert u Alle acties > Exporteren naar Excel. Hiermee kunt u de gegevens verder bewerken of combineren met andere factuurgegevens in een extern systeem om het definitieve factuurdocument te genereren.
   • Markeren als verzonden: Als u klaar bent om de factuur met de geëxporteerde gegevens in te dienen, wijzigt u de factuurstatus naar Verzonden. Alle factureerbare items die aan deze factuur zijn gekoppeld, worden automatisch bijgewerkt van Opgebouwd naar Gefactureerd, wat aangeeft dat de sponsor op de hoogte is gesteld van deze openstaande kosten.