- Beheerders en medewerkers op Site met de uitgebreide toestemming voor financieel beheer
Door een onkostenplan te actualiseren, worden de kosten voor leveranciers, personeel, activiteiten en vergoedingen voor alle deelnemersbezoeken geactiveerd. Zodra het plan is goedgekeurd en op 'Actueel' is ingesteld, genereert of actualiseert Vault automatisch de te betalen posten voor de in aanmerking komende, voltooide bezoeken.
Maak een actueel onkostenplan
Om de status van een plan bij te werken, moet het plan de status 'Concept' hebben en moet er een ingangsdatum zijn opgegeven.
- Ga naar Financiën > Budgetten en facturering > Selecteer Studie.
- Selecteer uitgaven.
- Selecteer 'Bewerken' bij het plan dat u wilt bijwerken.
- Selecteer 'Huidig' in het vervolgkeuzemenu 'Status' rechtsboven.
- Selecteer de ingangsdatum en werk indien nodig de beschrijving bij.
- Selecteer 'Opslaan'. Onkostenplannen worden versiebeheerd; als er na het opslaan wijzigingen nodig zijn, kunt u een nieuw concept maken op basis van de huidige versie.
- Er vindt een automatische herberekening plaats. Raadpleeg het herberekeningsoverzicht om gemiste bezoeken te identificeren (zie hieronder).
Automatische herberekening
Wanneer een onkostenplan wordt bijgewerkt, verwerkt SiteVault automatisch de bezoeken van deelnemers opnieuw om ervoor te zorgen dat de te betalen posten overeenkomen met de bijgewerkte tarieven.
- Proces: SiteVault probeert alle deelnemersbezoeken die op of na de ingangsdatum van het plan hebben plaatsgevonden opnieuw te berekenen.
- Overgeslagen bezoeken: Bij een herberekening van SiteVault wordt een bezoek overgeslagen als een of meer van de te betalen items de status 'Betaald' hebben. Overgeslagen bezoeken vereisen handmatige afhandeling.
- Gemiste bezoeken opzoeken: Zodra de achtergrondtaak is voltooid, ontvangt de gebruiker die het abonnement op ' Actueel' heeft ingesteld een e-mail en een melding met een link naar het taakoverzichtsbestand waarin de herberekeningsstatussen worden weergegeven.
-
Handmatige afhandeling van gemiste afspraken:
Volg voor elke geconstateerde gemiste afspraak de onderstaande stappen:
- Bekijk het betreffende consult in CTMS.
- Voer indien nodig updates door (statuswijziging, annulering, enz.).
- Wijzig handmatig de bezoekstatus van 'Onvoltooid' terug naar 'Voltooid' om het opnieuw genereren van het item te activeren.
Planningen, budgetten en onkostenoverzichten worden onafhankelijk van elkaar beheerd; als een wijziging in de planning gevolgen heeft voor de kosten en uitgaven van het onderzoek, dient u het onkostenoverzicht bij te werken.
