- Администратори и служители на Cайт с разширено разрешение за финансово управление
Актуализирането на план за разходи активира разходите за доставчици, персонал, дейности и възнаграждения за всички посещения на участниците. След като бъде одобрен и зададен като „Текущ“, Vault автоматично генерира или актуализира елементи за плащане за отговарящи на условията завършени посещения.
Актуализирайте плана за разходите
За да се актуализира състоянието на плана, той трябва да е в състояние „Чернова“ и трябва да бъде посочена дата на влизане в сила.
- Отидете до Финанси > Бюджети и фактуриране > Изберете Проучване.
- Изберете Разходи.
- Изберете „Редактиране“, свързано с плана за актуализиране.
- Изберете „Текущо“ от падащото меню „Състояние“ в горния десен ъгъл.
- Изберете датата на влизане в сила и, ако е необходимо, актуализирайте описанието.
- Изберете Запазване. Плановете за разходи се контролират от версии; ако са необходими промени след запазване, можете да създадете нов чернова въз основа на текущата версия.
- Извършва се автоматично преизчисляване. Прегледайте обобщението на преизчисляването, за да идентифицирате пропуснатите посещения (вижте по-долу).
Автоматизирано преизчисляване
Когато даден план за разходи стане актуален, SiteVault автоматично обработва повторно посещенията на участниците, за да гарантира, че плащаните елементи съответстват на актуализираните цени:
- Процес: SiteVault се опитва да преизчисли всички посещения на участниците, завършени на или след датата на влизане в сила на плана.
- Пропуснати посещения: Преизчисляването на SiteVault ще пропусне посещение, ако един или повече от платимите елементи са преминали към „Платени“. Пропуснатите посещения ще изискват ръчно разрешаване.
- Намиране на пропуснати посещения: След като фоновата задача завърши, потребителят, който е задал плана на „Текущ“, получава имейл и известие, съдържащи връзка към файла с обобщение на задачата, в който са изброени състоянията на преизчисляване.
-
Ръчно разрешаване на пропуснати посещения:
За всяко идентифицирано пропуснато посещение изпълнете стъпките по-долу:
- Прегледайте засегнатото посещение в CTMS.
- Правете актуализации, ако е необходимо (промяна на статуса, анулиране и др.).
- Ръчно превключете състоянието на посещението от „Незавършено“ обратно на „Завършено“, за да задействате регенерирането на елемента.
Графиците, бюджетите и плановете за разходи се управляват независимо; ако промяна в графика повлияе на разходите, свързани с проучването, трябва да актуализирате плана за разходи.
