- Administrateurs et personnel du Site disposant de l'autorisation étendue de gestion financière
La mise à jour d'un plan de dépenses active les coûts liés aux fournisseurs, au personnel, aux activités et aux indemnités pour chaque visite des participants. Une fois approuvé et défini sur « À jour », Vault génère ou met à jour automatiquement les éléments à payer pour les visites éligibles effectuées.
Établissez un plan de dépenses à jour
Pour mettre à jour le statut du plan, celui-ci doit être à l'état de brouillon et une date d'entrée en vigueur doit être spécifiée.
- Accédez à Finances > Budgets et facturation > Sélectionnez l'étude.
- Sélectionnez les dépenses.
- Sélectionnez Modifier associé au plan à mettre à jour.
- Sélectionnez « Actuel » dans le menu déroulant du champ « Statut » en haut à droite.
- Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et, si nécessaire, mettez à jour la description.
- Sélectionnez Enregistrer. Les plans de dépenses sont versionnés; si des modifications sont nécessaires après l’enregistrement, vous pouvez créer un nouveau brouillon basé sur la version actuelle.
- Un recalcul automatique est effectué. Consultez le récapitulatif du recalcul pour identifier les visites manquées (voir ci-dessous).
Recalcul automatique
Lorsqu'un plan de dépenses devient actif, SiteVault retraite automatiquement les visites des participants afin de garantir que les éléments payables correspondent aux tarifs mis à jour:
- Processus: SiteVault tente de recalculer toutes les visites des participants effectuées à compter de la date d’entrée en vigueur du plan.
- Visites ignorées: le recalcul de SiteVault ignorera une visite si un ou plusieurs éléments à payer sont passés à l’ état « Payé ». Les visites ignorées nécessiteront une résolution manuelle.
- Localiser les visites ignorées: une fois la tâche en arrière-plan terminée, l’utilisateur qui a défini le plan sur « Actuel » reçoit un e-mail et une notification contenant un lien vers le fichier récapitulatif de la tâche qui répertorie les états de recalcul.
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Résolution manuelle des visites manquées:
Pour chaque visite manquée identifiée, suivez les étapes ci-dessous:
- Examinez la visite concernée dans CTMS.
- Effectuez les mises à jour nécessaires (changement de statut, annulation, etc.).
- Basculez manuellement le statut de la visite de « Incomplet » à « Terminé » pour déclencher la régénération de l'élément.
Les calendriers, les budgets et les plans de dépenses sont versionnés indépendamment; si une modification du calendrier a une incidence sur les coûts et les dépenses associés à l'étude, vous devez mettre à jour le plan de dépenses.
