- Amministratori e personale Sede con autorizzazione estesa per la gestione finanziaria
L'attivazione di un piano spese rende attivi i costi relativi a fornitori, personale, attività e indennità per tutte le visite dei partecipanti. Una volta approvato e impostato su Attivo, Vault genera o aggiorna automaticamente le voci da pagare per le visite completate idonee.
Aggiornare il piano delle spese
Per aggiornare lo stato del piano, quest'ultimo deve trovarsi nello stato "Bozza" e deve essere specificata una data di entrata in vigore.
- Accedere a Finanza > Budget e fatturazione > Selezionare Studio.
- Seleziona le spese.
- Seleziona Modifica associato al piano da aggiornare.
- Seleziona "Attuale" dal menu a tendina "Stato" in alto a destra.
- Seleziona la data di decorrenza e, se necessario, aggiorna la descrizione.
- Seleziona Salva. I piani di spesa sono gestiti tramite controllo di versione; se dopo il salvataggio sono necessarie modifiche, è possibile creare una nuova bozza basata sulla versione corrente.
- Il ricalcolo viene eseguito automaticamente. Esamina il Riepilogo del ricalcolo per identificare le visite saltate (vedi sotto).
Ricalcolo automatico
Quando un piano di rimborso spese diventa effettivo, SiteVault rielabora automaticamente le visite dei partecipanti per garantire che le voci da pagare corrispondano alle tariffe aggiornate:
- Procedura: SiteVault tenta di ricalcolare tutte le visite dei partecipanti completate a partire dalla data di entrata in vigore del piano.
- Visite saltate: il ricalcolo SiteVault salterà una visita se uno o più elementi da pagare sono passati allo stato "Pagato". Le visite saltate richiederanno una risoluzione manuale.
- Individua le visite saltate: una volta completata l'attività in background, l'utente che ha impostato il piano su "Attivo" riceve un'e-mail e una notifica contenenti un collegamento al file di riepilogo dell'attività, che elenca gli stati di ricalcolo.
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Risoluzione manuale per le visite saltate:
Per ogni visita saltata identificata, completare i passaggi seguenti:
- Esamina la visita interessata in CTMS.
- Effettua gli aggiornamenti necessari (cambio di stato, annullamento, ecc.).
- Modifica manualmente lo stato della visita da Incompleta a Completata per attivare la rigenerazione dell'oggetto.
I programmi, i budget e i piani di spesa sono gestiti in modo indipendente; se una modifica al programma ha un impatto sui costi e sulle spese associati allo studio, è necessario aggiornare il piano di spesa.
