- Administradores y personal del Sitio con autorización ampliada para la gestión financiera.
Al activar un plan de gastos, se registran los costos de proveedores, personal, actividades y estipendios en todas las visitas de los participantes. Una vez aprobado y marcado como "Actual", Vault genera o actualiza automáticamente los elementos a pagar para las visitas completadas que cumplan los requisitos.
Actualiza tu plan de gastos
Para actualizar el estado del plan, este debe estar en estado de borrador y debe especificarse una fecha de entrada en vigor.
- Navegue a Finanzas > Presupuestos y facturación > Seleccione Estudio.
- Seleccione los gastos.
- Seleccione Editar asociado al plan que desea actualizar.
- Seleccione "Actual" en el menú desplegable del campo "Estado" en la parte superior derecha.
- Seleccione la fecha de entrada en vigor y, si es necesario, actualice la descripción.
- Seleccione Guardar. Los planes de gastos están controlados por versiones; si necesita realizar cambios después de guardar, puede crear un nuevo borrador basado en la versión actual.
- Se realiza un recálculo automático. Consulte el Resumen de recálculo para identificar las visitas omitidas (véase más abajo).
Recálculo automático
Cuando un plan de gastos se actualiza, SiteVault reprocesa automáticamente las visitas de los participantes para garantizar que los elementos a pagar coincidan con las tarifas actualizadas:
- Proceso: SiteVault intenta recalcular todas las visitas de los participantes realizadas en o después de la fecha de entrada en vigor del plan.
- Visitas omitidas: El recálculo de SiteVault omitirá una visita si uno o más de los elementos pagaderos han pasado a estado Pagado. Las visitas omitidas requerirán una resolución manual.
- Localizar visitas omitidas: Una vez que finaliza el proceso en segundo plano, el usuario que configuró el plan como "Actual" recibe un correo electrónico y una notificación con un enlace al archivo de resumen del trabajo, que enumera los estados de recálculo.
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Resolución manual de visitas omitidas:
Para cada visita omitida identificada, complete los pasos a continuación:
- Revise la visita afectada en CTMS.
- Realice las actualizaciones necesarias (cambio de estado, anulación, etc.).
- Cambie manualmente el estado de la visita de Incompleta a Completa para activar la regeneración del elemento.
Los cronogramas, presupuestos y planes de gastos tienen versiones independientes; si un cambio en el cronograma afecta los costos y gastos asociados con el estudio, debe actualizar el plan de gastos.
