- Administratoren und Prüfzentrum mit erweiterter Berechtigung für Finanzmanagement
Durch die Aktivierung eines Spesenplans werden die Kosten für Lieferanten, Personal, Aktivitäten und Aufwandsentschädigungen für alle Besuchstermine der Teilnehmenden berücksichtigt. Nach Genehmigung und Aktivierung generiert oder aktualisiert Vault automatisch die zahlbaren Positionen für alle abgeschlossenen, berechtigten Besuchstermine.
Erstellen Sie einen aktuellen Ausgabenplan.
Um den Status des Plans zu aktualisieren, muss sich der Plan im Status „Entwurf“ befinden und ein Gültigkeitsdatum muss angegeben werden.
- Navigieren Sie zu Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen.
- Ausgaben auswählen.
- Wählen Sie „Bearbeiten“ beim Plan aus, den Sie aktualisieren möchten.
- Wählen Sie oben rechts im Dropdown-Menü „Status“ die Option „Aktuell“ aus.
- Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Beschreibung.
- Wählen Sie „Speichern“. Spesenpläne werden versionskontrolliert; falls nach dem Speichern Änderungen erforderlich sind, können Sie einen neuen Entwurf auf Basis der aktuellen Version erstellen.
- Es erfolgt eine automatische Neuberechnung. Überprüfen Sie die Neuberechnungsübersicht, um übersprungene Besuchstermine zu identifizieren (siehe unten).
Automatische Neuberechnung
Wenn ein Spesenplan aktualisiert wird, verarbeitet SiteVault die Besuchstermine der Teilnehmer automatisch neu, um sicherzustellen, dass die erstattungsfähigen Positionen den aktualisierten Sätzen entsprechen:
- Vorgehensweise: SiteVault versucht, alle Besuchstermine, die am oder nach dem Datum des Inkrafttretens des Plans abgeschlossen wurden, neu zu berechnen.
- Übersprungene Besuchstermine: SiteVault überspringt bei der Neuberechnung einen Besuchstermin, wenn mindestens ein Zahlungsposten den Status „Bezahlt“ erreicht hat. Übersprungene Besuchstermine müssen manuell behoben werden.
- Auffinden übersprungener Besuchstermine: Sobald der Hintergrundprozess abgeschlossen ist, erhält der Benutzer, der den Plan auf „Aktuell“ eingestellt hat, eine E-Mail und eine Benachrichtigung mit einem Link zur Zusammenfassungsdatei des Prozesses, in der die Neuberechnungsstatus aufgelistet sind.
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Manuelle Bearbeitung ausgelassener Besuchstermine:
Führen Sie für jeden identifizierten ausgelassenen Besuchstermin die folgenden Schritte aus:
- Überprüfen Sie den betroffenen Besuchstermin in CTMS.
- Nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor (Statusänderung, Stornierung usw.).
- Um die Elementregeneration auszulösen, muss der Besuchstermin manuell von „Unvollständig“ auf „Abgeschlossen“ umgeschaltet werden.
Zeitpläne, Budgets und Kostenpläne werden unabhängig voneinander versioniert; wenn eine Änderung des Zeitplans Auswirkungen auf die mit der Studie verbundenen Kosten und Ausgaben hat, sollten Sie den Kostenplan aktualisieren.
