- Administratorzy i pracownicy Lokacja z rozszerzonym pozwoleniem na zarządzanie finansami
Aktualizowanie planu wydatków aktywuje koszty dostawców, personelu, działań i stypendiów dla wszystkich wizyt uczestników. Po zatwierdzeniu i ustawieniu na „Bieżące”, Vault automatycznie generuje lub aktualizuje pozycje do zapłaty dla kwalifikujących się, zakończonych wizyt.
Utwórz aktualny plan wydatków
Aby zaktualizować status planu, plan musi mieć status Projektu i musi być określona data wejścia w życie.
- Przejdź do Finanse > Budżet i rozliczenia > Wybierz Badanie.
- Wybierz Wydatki.
- Wybierz opcję Edytuj związaną z planem, który chcesz zaktualizować.
- Wybierz opcję Bieżący z listy rozwijanej pola Status w prawym górnym rogu.
- Wybierz datę wejścia w życie i jeśli to konieczne, zaktualizuj Opis.
- Wybierz opcję Zapisz. Plany wydatków podlegają kontroli wersji. Jeśli po zapisaniu konieczne będą zmiany, możesz utworzyć nowy projekt na podstawie bieżącej wersji.
- Następuje automatyczne przeliczanie. Sprawdź podsumowanie przeliczania, aby zidentyfikować pominięte wizyty (patrz poniżej).
Automatyczne przeliczanie
Gdy plan wydatków stanie się aktualny, SiteVault automatycznie przetworzy wizyty uczestników, aby upewnić się, że pozycje do zapłaty będą zgodne ze zaktualizowanymi stawkami:
- Proces: SiteVault podejmuje próbę ponownego obliczenia wszystkich wizyt uczestników, które odbyły się w dniu wejścia planu w życie lub po tej dacie.
- Pominięte wizyty: ponowne obliczenie SiteVault pominie wizytę, jeśli co najmniej jedna z pozycji płatnych została zakwalifikowana jako „Zapłacono”. Pominięte wizyty będą wymagały ręcznego rozwiązania.
- Znajdź pominięte wizyty: Po zakończeniu zadania w tle użytkownik, który ustawił plan na Bieżący, otrzyma wiadomość e-mail i powiadomienie zawierające łącze do pliku podsumowującego zadanie, w którym wymienione są statusy ponownych obliczeń.
-
Ręczne rozwiązywanie problemów z pominiętymi wizytami:
Dla każdej zidentyfikowanej pominiętej wizyty wykonaj poniższe kroki:
- Przejrzyj wizytę, której dotyczy problem, w CTMS.
- Dokonuj aktualizacji w razie potrzeby (zmiana statusu, unieważnienie itp.).
- Ręcznie zmień status wizyty z Nieukończonej z powrotem na Ukończoną, aby uruchomić regenerację elementów.
Harmonogramy, budżety i plany wydatków są wersjonowane niezależnie; jeśli zmiana harmonogramu ma wpływ na koszty i wydatki związane z badanie, należy zaktualizować plan wydatków.
