- Administrateurs et personnel du Site disposant de l'autorisation étendue de gestion financière
Une fois que vous êtes prêt à facturer le promoteur ou l'organisme de recherche sous contrat (CRO), vous pouvez faire progresser la facture dans son flux de travail afin de générer le document final et de mettre à jour son statut à « Envoyée ». La mise à jour d'une facture à « Envoyée » met automatiquement à jour le statut de tous les éléments facturables associés, qui passe de « À payer » à « Facturer ».
Marquer une facture comme prête à être envoyée
Utilisez le bouton « Prêt à envoyer » pour indiquer à tous les utilisateurs que la facture a été vérifiée, mais pas encore envoyée.
- Accédez à Finance > Budgets et facturation > Factures.
- Sélectionnez une facture à l'état de brouillon.
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Sélectionnez
« Prêt à envoyer »
dans le menu déroulant « Statut ».
- Rappel concernant l'adresse: Si l' adresse de l'expéditeur ou l'adresse de facturation est vide, SiteVault affiche un avertissement vous invitant à renseigner une adresse. Vous pouvez ignorer cet avertissement et poursuivre si aucune adresse n'est requise.
- Date de facturation: Il vous sera demandé de confirmer ou de saisir la date de facturation.
- Une fois le document déplacé vers l'état « Prêt à envoyer », SiteVault génère la facture finale et l'enregistre dans Study eBinder.
Marquer comme facture envoyée
Utilisez le statut « Envoyé » pour indiquer que la facture a été émise.
- Accédez à Finances > Budgets et facturation > Sélectionnez l'étude > Factures.
- Sélectionnez une facture.
- Sélectionnez « Envoyé » dans le menu déroulant « Statut ».
- Sélectionnez la date d'envoi. Cette date est enregistrée et affichée dans les détails de la facture.
- Une fois l'opération terminée, les éléments facturables associés passent automatiquement de la catégorie « À payer » à la catégorie « Factures ».
Annuler une facture
Si une correction est nécessaire après qu'une facture a été marquée comme envoyée, vous pouvez la remettre à l'état « Prête à envoyer », puis à l'état « Brouillon ». Le fait de la remettre à l'état « Prête à envoyer » rétablit l'état « À payer » de tous les éléments facturables associés.
