- वित्तीय प्रबंधन विस्तारित अनुमति वाले प्रशासक और साइट कर्मचारी
जब आप प्रायोजक या सीआरओ को भुगतान के लिए बिल भेजने के लिए तैयार हों, तो आप अंतिम इनवॉइस दस्तावेज़ तैयार करने और इनवॉइस की स्थिति को ' भेजा गया' में अपडेट करने के लिए वर्कफ़्लो के माध्यम से इनवॉइस को आगे बढ़ा सकते हैं। इनवॉइस को ' भेजा गया ' में अपडेट करने से उससे संबंधित सभी बिल योग्य मदों की स्थिति स्वतः 'उपार्जित ' से 'इनवॉइस किया गया' में अपडेट हो जाती है।
इनवॉइस को भेजने के लिए तैयार के रूप में चिह्नित करें
"भेजने के लिए तैयार" विकल्प का उपयोग करके सभी उपयोगकर्ताओं को सूचित करें कि चालान की समीक्षा हो चुकी है, लेकिन इसे भेजा नहीं गया है।
- वित्त > बजट और बिलिंग > चालान पर जाएं।
- ड्राफ्ट स्थिति में मौजूद इनवॉइस का चयन करें।
-
स्टेटस ड्रॉपडाउन बटन से
'भेजने के लिए तैयार'
चुनें।
- पता संबंधी अनुस्मारक: यदि प्रेषक का पता या बिल प्राप्तकर्ता का पता खाली है, तो SiteVault आपको पता शामिल करने के लिए एक चेतावनी प्रदर्शित करेगा जिसे आप अनदेखा कर सकते हैं। यदि पते की आवश्यकता नहीं है, तो आप अनुस्मारक को अनदेखा करके आगे बढ़ सकते हैं।
- इनवॉइस तिथि: आपको इनवॉइस तिथि की पुष्टि करने या दर्ज करने के लिए कहा जाएगा।
- एक बार 'भेजने के लिए तैयार' स्थिति में पहुँचने के बाद, SiteVault अंतिम रूप से तैयार इनवॉइस दस्तावेज़ उत्पन्न करता है और उसे Study eBinder में फ़ाइल कर देता है।
भेजे गए चालान के रूप में चिह्नित करें
इनवॉइस जारी हो जाने का संकेत देने के लिए ' भेजा गया' स्थिति का उपयोग करें।
- फाइनेंस > बजट और बिलिंग > अध्ययन का चयन करें > इनवॉइस पर जाएं।
- एक इनवॉइस चुनें।
- स्टेटस ड्रॉपडाउन बटन से 'भेजा गया ' चुनें।
- भेजने की तारीख चुनें। यह तारीख रिकॉर्ड की जाएगी और इनवॉइस के विवरण में प्रदर्शित की जाएगी।
- पूरा होने पर, संबंधित बिल योग्य मदें स्वचालित रूप से उपार्जित से चालानित में परिवर्तित हो जाती हैं।
इनवॉइस वापस करें
यदि चालान को 'भेजा गया' के रूप में चिह्नित करने के बाद सुधार की आवश्यकता होती है, तो आप चालान को 'भेजने के लिए तैयार' और फिर 'ड्राफ्ट' में वापस ला सकते हैं। 'भेजने के लिए तैयार' में वापस लाने से सभी संबंधित बिल योग्य मदें ' उपार्जित' स्थिति में वापस आ जाती हैं।
