Aperçu

Les factures sont créées à partir d'éléments facturables sélectionnés afin de faciliter le suivi de la facturation et la demande de paiement au sponsor. Les factures ne sont pas émises, mais utilisées pour regrouper et exporter facilement les éléments facturables dans le processus/système financier de votre site (fichier.csv).

Regroupement et détail des factures

Bien que SiteVault fournisse des éléments facturables détaillés, les sponsors exigent souvent que les factures soient regroupées (par exemple, par patient, par visite ou sous forme de résumé). Utilisez la fonction d'exportation pour manipuler les données et répondre aux exigences de facturation spécifiques à chaque sponsor.

Créer une facture à partir de la page des éléments facturables

Pour créer une facture, suivez les étapes ci-dessous:

1. Accédez à Finance > Éléments facturables.
2. Sélectionnez un ou plusieurs éléments facturables à inclure dans la facture.
3. Sélectionnez Créer une facture dans le menu en bloc en bas de l’écran.
4. Vérifiez l'exactitude des détails de la facture. Sélectionnez l'icône « Modifier » (crayon) pour les mettre à jour.
   • Numéro de facture: Il est généré automatiquement mais peut être modifié.
   • Numéro de facture externe: il s'agit d'un champ facultatif destiné aux sites utilisant un système de facturation externe qui doivent inclure un numéro de facture supplémentaire.
   • Date de la facture. La date de la facture est requise pour marquer une facture comme envoyée.
5. Passez en revue la liste des éléments facturables et ajustez-la si nécessaire.
   • Supprimer un article facturable: sélectionnez un ou plusieurs articles et sélectionnez « Supprimer de la facture » dans le menu contextuel ou passez la souris vers la droite sur un numéro d'article et sélectionnez le « X ». La suppression d'articles mettra à jour le solde impayé.
   • Ajouter un élément facturable: sélectionnez + Élément facturable. Sélectionnez un ou plusieurs éléments à ajouter à la facture. Sélectionnez Enregistrer.
6. Étapes supplémentaires:
   • Exporter vers Excel: Pour télécharger les éléments facturables, sélectionnez « Toutes les actions » > « Exporter vers Excel ». Cela vous permet de manipuler ou de combiner les données avec d'autres informations de facturation dans un système externe pour générer la facture finale.
   • Marquer comme envoyée: Si vous êtes prêt à soumettre la facture avec les données exportées, modifiez le statut de la facture sur Envoyée. Tous les éléments facturables associés à cette facture passeront automatiquement de « Accumulé » à « Facture », indiquant que le sponsor a été informé de ces frais impayés.

Créer une facture à partir de la page Factures

Pour créer une facture, suivez les étapes ci-dessous:

1. Accédez à Finance > Factures.
2. Sélectionnez + Créer une facture.
3. Sélectionnez + Ajouter un élément facturable.
4. Sélectionnez un ou plusieurs éléments facturables à inclure dans la facture.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Vérifiez l'exactitude des détails de la facture. Sélectionnez l'icône « Modifier » (crayon) pour les mettre à jour.
   • Numéro de facture: Il est généré automatiquement mais peut être modifié.
   • Numéro de facture externe: il s'agit d'un champ facultatif destiné aux sites utilisant un système de facturation externe qui doivent inclure un numéro de référence supplémentaire.
   • Date de la facture. La date de la facture est requise pour marquer une facture comme envoyée.
7. Passez en revue la liste des éléments facturables et ajustez-la si nécessaire.
   • Supprimer un article facturable: sélectionnez un ou plusieurs articles et sélectionnez « Supprimer de la facture » dans le menu contextuel ou passez la souris vers la droite sur un numéro d'article et sélectionnez le « X ». La suppression d'articles mettra à jour le solde impayé.
   • Ajouter un élément facturable: sélectionnez + Élément facturable. Sélectionnez un ou plusieurs éléments à ajouter à la facture. Sélectionnez Enregistrer.
8. Étapes supplémentaires:
   • Exporter vers Excel: Pour télécharger les éléments facturables, sélectionnez « Toutes les actions » > « Exporter vers Excel ». Cela vous permet de manipuler ou de combiner les données avec d'autres informations de facturation dans un système externe pour générer la facture finale.
   • Marquer comme envoyée: Si vous êtes prêt à soumettre la facture avec les données exportées, modifiez le statut de la facture sur Envoyée. Tous les éléments facturables associés à cette facture passeront automatiquement de « Accumulé » à « Facture », indiquant que le sponsor a été informé de ces frais impayés.