Digitale delegatie

Een handleiding voor sites die met release 26R1 overstappen van Digital Delegation Log (DDL) 1.0 naar DDL 2.0.

Wat verandert er in DDL 2.0?

In DDL 1.0 was voor updates van delegaties een formele goedkeuring van de workflow vereist voordat een elektronisch document voor de delegatie van bevoegdheden (eDOA) kon worden gegenereerd.

DDL 2.0 introduceert een flexibelere aanpak die beter aansluit bij de manier waarop sites delegatie beheren. De nieuwe ervaring scheidt het beheer van delegatiegegevens van de goedkeuring van documenten, waardoor sites meer controle krijgen en knelpunten worden verminderd.

Belangrijke verbeteringen

Beheer eerst de delegatiegegevens.	Voordat u een eDOA-document genereert, kunt u nu de volgende acties uitvoeren: Voeg medewerkers toe aan een onderzoek en markeer ze als actief. Wijs taken toe aan en beheer de personeelsdelegaties binnen het onderzoeksteam op één scherm. Delegatiebevoegdheden bijwerken voor inactieve medewerkers Dit stelt u in staat om continu nauwkeurige delegatiegegevens bij te houden, vóórdat medewerkers de delegatie accepteren en de PI goedkeurt.
Bekijk het eDOA-concept vóór goedkeuring.	Met DDL 2.0 kunt u een concept-eDOA (v0.1) genereren om: Wijzigingen bekijken Vergelijk met interne gegevens. Corrigeer fouten voordat u het pakket ter acceptatie en goedkeuring doorstuurt. Dit vermindert herwerk en vertragingen bij goedkeuringen.
Controleonderzoeksteam op eDOA	Verwijder leden van het onderzoeksteam zonder bevoegdheden die niet op de eDOA hoeven te staan.
Optionele acceptatie door het personeel	In DDL 1.0 was het vereist dat medewerkers delegaties accepteerden voordat de PI) deze goedkeurde. In DDL 2.0 is goedkeuring door het personeel optioneel; u kunt de eDOA rechtstreeks naar de hoofdonderzoeker sturen ter goedkeuring. Dit biedt meer operationele flexibiliteit met behoud van naleving van de regelgeving.
PI -handtekening	De goedkeuring van de PI wordt nu vastgelegd als een elektronische handtekening op de eDOA-handtekeningpagina (vergelijkbaar met elektronische handtekeningen in SiteVault).

Overgangstijdlijn

DDL 2.0 zal beschikbaar zijn met de 26R1-release op 17 april 2026.

Vóór 17 april 2026

• U kunt DDL 1.0 blijven gebruiken.
• We raden ten zeerste aan om alle lopende DDL 1.0-workflows vóór de release af te ronden.

Op of na 17 april 2026

Uw Site kan

• Voltooi de DDL 1.0-workflows die tijdens de vlucht actief zijn en die vóór 17 april zijn gestart.
• Begin met het gebruik van DDL 2.0 zodra alle DDL 1.0-workflows zijn voltooid of geannuleerd.

Uw Site kan niet

• Start nieuwe workflows voor het accepteren van delegaties in DDL 1.0.
• Zet een onderzoek over naar DDL 2.0 totdat alle DDL 1.0-workflows zijn voltooid of geannuleerd.

Aanbevolen overgangsplan

Om een ​​soepele overgang te garanderen:

1. Bekijk de opname van het webinar over de overgang naar DDL 2.0.
   • Link naar de webinaropname
   • Wachtwoord voor de webinaropname: v+.p3tf!
2. Audit actieve workflows
   Identificeer alle actieve DDL 1.0-workflows met behulp van de volgende rapporten:
   • Digitale delegatie – Acceptatie door medewerkers vereist
   • Digitale delegatie – goedkeuring van de PI vereist

3. Plan om openstaande DDL 1.0-workflows te sluiten.
   Bepaal wie (per onderzoek) verantwoordelijk is voor het afsluiten van alle openstaande DDL 1.0-workflows vóór 17 april.

4. Neem deel aan het SiteVault eISF 26R1 release webinar op 24 maart.
   Luister naar het 26R1-webinar voor meer informatie over DDL 2.0 en andere aankomende eISF functies.

5. Train studieteams
   Bekijk de DDL 2.0-bronnen om een ​​trainingsplan voor medewerkers op te stellen.

6. Volledige overgang
   Begin met het gebruik van DDL 2.0 op of na 17 april, zodra alle DDL 1.0-workflows zijn afgesloten.

Voorbeeldscenario's

Scenario 1: Klaar voor de overgang	Status: Alle medewerkers hebben de status 'Voorgesteld', 'Actief' of 'Inactief'. Oplossing: Niets doen. Direct beginnen met het gebruik van DDL 2.0.
Scenario 2: Vereiste actie (personeel en PI)	Status: Verantwoordelijkheden afhankelijk van acceptatie door het personeel en goedkeuring PI. Besluit: Medewerkers bevestigen de acceptatie ⇒ Delegaties verzonden naar PI ⇒ PI keurt goed.
Scenario 3: Actie vereist (alleen PI )	Status: Medewerkers hebben hun delegaties geaccepteerd; de definitieve goedkeuring van de PI wordt afgewacht. Besluit: PI moet bestaande delegaties goedkeuren.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn startdata nu verplicht bij het toevoegen van personeel aan een onderzoek?
DDL 2.0 vereist dat u de startdata van uw medewerkers invoert en de gegevens afstemt op de specifieke operationele vereisten van uw locatie. Dit zorgt ervoor dat de documentatie de werkelijke startdata van uw team weergeeft, zoals de dag waarop de training is afgerond.

Welke medewerkers ontvangen de workflow ' Verzenden voor acceptatie en PI goedkeuring'?
Het veld 'Betrokken medewerkers' is standaard leeg. Selecteer individuele medewerkers van het onderzoeksteam om hun bevoegdheden te beoordelen en te accepteren, of selecteer het hele onderzoeksteam en verwijder de PI). Zodra alle medewerkers hun goedkeuring hebben gegeven, wordt het document automatisch naar de PI) doorgestuurd ter goedkeuring.

Kan ik DDL 1.0 en DDL 2.0 tegelijkertijd in hetzelfde onderzoek gebruiken?
Nee. Een onderzoek moet alle DDL 1.0-workflows voltooien of annuleren voordat er kan worden overgeschakeld naar DDL 2.0. U kunt DDL 2.0 echter wel gebruiken voor het ene onderzoek, terwijl u de oude DDL 1.0-workflows voor een ander onderzoek nog aan het afsluiten bent.

Blijven mijn historische DoA-documenten beschikbaar?
Ja. DDL 2.0 genereert een nieuw DoA-document. Alle eerdere DoA-versies blijven toegankelijk en auditklaar in het oorspronkelijke DoA-document. We raden aan het oude DoA-document te vervangen.

Verandert DDL 2.0 de naleving van wet- en regelgeving?
Nee. DDL 2.0 handhaaft de naleving van de regelgeving en verbetert tegelijkertijd de operationele flexibiliteit.

Waarom zie ik de eDOA niet nadat ik op de knop 'Delegatielogboek genereren' heb geklikt?
Zorg ervoor dat uw browser geen pop-ups blokkeert.

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik op de knop 'Delegatielogboek genereren' klik?
U kunt geen nieuw delegatielogboek genereren als een eerdere versie momenteel ter goedkeuring door medewerkers en/of PI wordt voorgelegd. U kunt wachten tot de openstaande workflow is voltooid of de workflow annuleren.

Hulp nodig?

Als u vragen heeft over het transitieplan of hulp nodig heeft bij het afsluiten van delegatieworkflows, neem dan contact op met SiteVault Support of uw Enterprise Success Consultant.