Delegazione digitale

Una guida per i Sedi che passano dal Registro di delega digitale (DDL) 1.0 al DDL 2.0 con la release 26R1.

Quali sono le novità di DDL 2.0?

Nella versione 1.0 di DDL, gli aggiornamenti della delega richiedevano l'accettazione formale del flusso di lavoro prima di generare un documento elettronico di delega di autorità (eDOA).

DDL 2.0 introduce un approccio più flessibile che si allinea meglio alle modalità con cui i Sedi di ricerca gestiscono la delega. La nuova esperienza separa la gestione dei dati relativi alla delega dall'approvazione dei documenti, offrendo Sedi un maggiore controllo e riducendo i colli di bottiglia.

Miglioramenti principali

Gestire prima i dati di delega	Ora è possibile eseguire le seguenti azioni prima di generare un documento eDOA: Aggiungi il personale a uno studio e contrassegnalo come attivo Assegna e gestisci le deleghe del personale all'interno del team di studio da un'unica schermata. Aggiornare le deleghe per il personale inattivo Ciò consente di mantenere costantemente aggiornati i dati relativi alle deleghe, prima dell'accettazione da parte del personale e dell'approvazione PI.
Anteprima della bozza eDOA prima dell'approvazione	DDL 2.0 consente di generare una bozza di eDOA (v0.1) per: Esaminare le modifiche Confrontare con i dati interni Correggere gli errori prima di inoltrare la richiesta di accettazione e approvazione. Ciò riduce le rilavorazioni e i ritardi dovuti alle approvazioni.
Gruppo di studio di controllo su eDOA	Rimuovere i membri del team di studio senza deleghe che non devono essere presenti nell'eDOA.
Accettazione facoltativa del personale	Nella versione 1.0 di DDL, l'accettazione delle deleghe da parte del personale era un requisito necessario prima dell'approvazione PI. In DDL 2.0, l'accettazione da parte del personale è facoltativa; è possibile inoltrare l'eDOA direttamente al ricercatore principale per l'approvazione. Ciò garantisce una maggiore flessibilità operativa, pur mantenendo la conformità alle normative.
Firma PI	L'approvazione PI viene ora acquisita come firma elettronica nella pagina di firma eDOA (in modo simile alle firme elettroniche presenti in tutto SiteVault).

Cronologia della transizione

DDL 2.0 sarà disponibile con la versione 26R1, in uscita il 17 aprile 2026.

Entro il 17 aprile 2026

• È possibile continuare a utilizzare DDL 1.0.
• Raccomandiamo vivamente di completare tutti i flussi di lavoro DDL 1.0 in corso prima del rilascio.

A partire dal 17 aprile 2026

Il tuo Sede può

• Completare i flussi di lavoro DDL 1.0 in volo avviati prima del 17 aprile.
• Iniziate a utilizzare DDL 2.0 solo dopo aver completato o annullato tutti i flussi di lavoro DDL 1.0.

Il tuo Sede non può

• Avvia nuovi flussi di lavoro per l'accettazione delle deleghe in DDL 1.0.
• Effettuare la transizione dello studio a DDL 2.0 fino al completamento o all'annullamento di tutti i flussi di lavoro DDL 1.0.

Piano di transizione raccomandato

Per garantire una transizione senza intoppi:

1. Guarda la registrazione del webinar sulla transizione a DDL 2.0.
   • Link alla registrazione del webinar
   • Password per la registrazione del webinar: v+.p3tf!
2. Verifica dei flussi di lavoro attivi
   Identifica tutti i flussi di lavoro DDL 1.0 in volo utilizzando i seguenti report:
   • Delega digitale: è necessaria l'accettazione da parte del personale.
   • Delega digitale – Approvazione PI necessaria

3. Piano per la chiusura dei flussi di lavoro DDL 1.0 aperti
   Determinare chi è responsabile (per ogni studio) di garantire che tutti i flussi di lavoro DDL 1.0 aperti vengano chiusi entro il 17 aprile.

4. Partecipa al webinar sulla release SiteVault eISF 26R1 il 24 marzo.
   Ascolta il webinar 26R1 per saperne di più su DDL 2.0 e sulle altre funzionalità eISF in arrivo.

5. Gruppi di studio sui treni
   Esamina le risorse di DDL 2.0 per creare un piano di formazione per il personale.

6. Transizione completa
   Iniziate a utilizzare DDL 2.0 a partire dal 17 aprile, una volta chiusi tutti i flussi di lavoro DDL 1.0.

Esempi di scenari

Scenario 1: Pronti per la transizione	Stato: Tutto il personale si trova nello stato di Proposto, Attivo o Inattivo. Soluzione: non fare nulla. Inizia subito a usare DDL 2.0.
Scenario 2: Azioni richieste (personale e PI)	Stato: Le responsabilità sono in attesa dell'accettazione da parte del personale e dell'approvazione PI. Risoluzione: accettazione completa da parte del personale ⇒ deleghe inviate al PI ⇒ il PI approva.
Scenario 3: Azione richiesta (solo PI )	Stato: Il personale ha accettato le deleghe; in attesa dell'approvazione finale PI. Risoluzione: il PI) deve approvare le deleghe esistenti.

Domande frequenti

Perché ora è necessario richiedere una data di inizio quando si aggiunge personale a uno studio?
DDL 2.0 richiede l'inserimento delle date di inizio del personale, allineando i dati ai requisiti operativi specifici della sede. Ciò garantisce che la documentazione rifletta le date di inizio effettive del team, come ad esempio il giorno in cui viene completata la formazione.

Quale personale riceve il flusso di lavoro " Invia per accettazione e approvazione PI"?
Il campo "Destinatari del personale" è vuoto per impostazione predefinita. Selezionare i singoli membri del team di studio per esaminare e accettare le loro deleghe, oppure selezionare l'intero team di studio e rimuovere il PI(PI). Una volta che tutto il personale avrà completato l'accettazione, il documento verrà automaticamente inoltrato al PI) per l'approvazione.

Posso utilizzare DDL 1.0 e DDL 2.0 contemporaneamente nello stesso studio?
No. Uno studio deve completare o annullare tutti i flussi di lavoro DDL 1.0 prima di passare a DDL 2.0. Tuttavia, è possibile utilizzare DDL 2.0 in uno studio mentre si chiudono i vecchi flussi di lavoro DDL 1.0 in un altro studio.

I miei documenti storici del Dipartimento di Accord rimarranno disponibili?
Sì. DDL 2.0 genererà un nuovo documento DoA. Tutte le versioni precedenti del DoA rimangono accessibili e pronte per la verifica nel documento DoA originale. Si consiglia di sostituire il vecchio documento DoA.

DDL 2.0 modifica la conformità normativa?
No. DDL 2.0 mantiene la conformità migliorando al contempo la flessibilità operativa.

Perché non visualizzo l'eDOA dopo aver cliccato sul pulsante "Genera registro delle deleghe"?
Assicurati che il tuo browser non blocchi i popup.

Perché ricevo un errore quando clicco sul pulsante "Genera registro delega"?
Non è possibile generare un nuovo registro delle deleghe se una versione precedente è attualmente in fase di accettazione da parte del personale e/o di approvazione PI. È possibile attendere il completamento del flusso di lavoro aperto oppure annullarlo.

Hai bisogno di aiuto?

Se hai domande sul piano di transizione o hai bisogno di assistenza per chiudere i flussi di lavoro di delega, contatta il supporto SiteVault o il tuo consulente Enterprise Success.