Delegación digital

Guía para sitios que migran de Digital Delegation Log (DDL) 1.0 a DDL 2.0 con la versión 26R1.

¿Qué cambios introduce DDL 2.0?

En DDL 1.0, las actualizaciones de delegación requerían la aceptación formal del flujo de trabajo antes de generar un documento electrónico de Delegación de Autoridad (eDOA).

DDL 2.0 introduce un enfoque más flexible que se adapta mejor a la forma en que los sitios de investigación gestionan la delegación. La nueva experiencia separa la gestión de datos de delegación de la aprobación de documentos, lo que otorga a los sitios un mayor control y reduce los cuellos de botella.

Mejoras clave

Gestionar primero los datos de delegación	Ahora puede realizar las siguientes acciones antes de generar un documento eDOA: Agregue personal a un estudio y márquelos como activos. Asigne y gestione las delegaciones de personal en todo el equipo de estudio en una sola pantalla. Actualizar las delegaciones para el personal inactivo Esto le permite mantener datos de delegación precisos de forma continua, antes de la aceptación del personal y la aprobación del PI.
Previsualice el borrador de eDOA antes de su aprobación.	DDL 2.0 le permite generar un borrador de eDOA (v0.1) para: Revisar los cambios Comparar con los registros internos Corrija los errores antes de enviarlos para su aceptación y aprobación. Esto reduce las repeticiones de trabajo y los retrasos en la aprobación.
Equipo de estudio de control sobre eDOA	Elimine a los miembros del equipo de estudio que no tengan delegaciones y que no necesiten figurar en el eDOA.
Aceptación opcional del personal	En DDL 1.0, se requería la aceptación del personal para las delegaciones antes de la aprobación del PI. En DDL 2.0, la aceptación por parte del personal es opcional; puede enviar el eDOA directamente al investigador principal para su aprobación. Esto proporciona una mayor flexibilidad operativa al tiempo que se mantiene el cumplimiento de la normativa.
Firma del PI	La aprobación del PI ahora se registra como una firma electrónica en la página de firmas de eDOA (similar a las firmas electrónicas en todo SiteVault).

Cronograma de transición

DDL 2.0 estará disponible con la versión 26R1 el 17 de abril de 2026.

Antes del 17 de abril de 2026

• Puede seguir utilizando DDL 1.0.
• Recomendamos encarecidamente completar todos los flujos de trabajo de DDL 1.0 en curso antes del lanzamiento.

A partir del 17 de abril de 2026

Tu Sitio puede

• Completar los flujos de trabajo DDL 1.0 en curso que se iniciaron antes del 17 de abril.
• Comience a utilizar DDL 2.0 una vez que todos los flujos de trabajo de DDL 1.0 se hayan completado o cancelado.

Tu Sitio no puede

• Inicie nuevos flujos de trabajo de aceptación de delegación en DDL 1.0.
• Transicione un estudio a DDL 2.0 hasta que todos los flujos de trabajo de DDL 1.0 se hayan completado o cancelado.

Plan de transición recomendado

Para garantizar una transición sin problemas:

1. Vea la grabación del seminario web de transición a DDL 2.0.
   • Enlace a la grabación del seminario web
   • Contraseña para la grabación del seminario web: v+.p3tf!
2. Auditoría de flujos de trabajo activos
   Identifique todos los flujos de trabajo DDL 1.0 en ejecución utilizando los siguientes informes:
   • Delegación digital: se requiere la aceptación del personal.
   • Delegación digital: se requiere la aprobación del PI.

3. Plan para cerrar los flujos de trabajo abiertos de DDL 1.0
   Determinar quién es responsable (por estudio) de garantizar que todos los flujos de trabajo abiertos de DDL 1.0 se cierren antes del 17 de abril.

4. Asista al seminario web sobre la versión SiteVault eISF 26R1 el 24 de marzo.
   Escuche el seminario web 26R1 para obtener más información sobre DDL 2.0 y otras funciones de eISF que se lanzarán próximamente.

5. Equipos de estudio de capacitación
   Revise los recursos de DDL 2.0 para crear un plan de capacitación para el personal.

6. Transición completa
   Comience a utilizar DDL 2.0 a partir del 17 de abril, una vez que se hayan cerrado todos los flujos de trabajo de DDL 1.0.

Escenarios de ejemplo

Escenario 1: Listos para la transición	Estado: Todo el personal se encuentra en estado Propuesto, Activo o Inactivo. Resolución: No hacer nada. Empezar a usar DDL 2.0 inmediatamente.
Escenario 2: Acciones requeridas (Personal e PI)	Estado: Responsabilidades pendientes de aceptación por parte del personal y aprobación del PI. Resolución: El personal acepta completamente ⇒ Se envían las delegaciones al PI ⇒ El PI aprueba.
Escenario 3: Acción requerida (solo PI )	Estado: El personal aceptó sus delegaciones; a la espera de la aprobación final del PI. Resolución: El PI debe aprobar las delegaciones existentes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué ahora se requieren fechas de inicio al agregar personal a un estudio?
DDL 2.0 requiere que ingrese las fechas de inicio del personal, alineando los registros con los requisitos operativos específicos de su sitio. Esto garantiza que la documentación refleje las fechas de inicio reales de su equipo, como el día en que se completa la capacitación.

¿Qué miembros del personal reciben el flujo de trabajo de envío para aceptación y aprobación del PI?
El campo de destinatarios del personal está vacío por defecto. Seleccione a cada miembro del equipo de estudio para que revise y acepte sus delegaciones, o seleccione a todo el equipo de estudio y elimine al PI. Cuando todo el personal haya aceptado las delegaciones, el documento se enviará automáticamente al PI para su aprobación.

¿Puedo utilizar DDL 1.0 y DDL 2.0 simultáneamente en el mismo estudio?
No. Un estudio debe completar o cancelar todos los flujos de trabajo de DDL 1.0 antes de pasar a DDL 2.0. Sin embargo, puede usar DDL 2.0 en un estudio mientras finaliza los flujos de trabajo antiguos de DDL 1.0 en otro estudio.

¿Seguirán estando disponibles mis documentos históricos del Departamento de Agricultura?
Sí. DDL 2.0 generará un nuevo documento DoA. Todas las versiones anteriores del DoA seguirán estando disponibles y listas para auditoría en el documento DoA original. Recomendamos reemplazar el documento DoA anterior.

¿DDL 2.0 modifica el cumplimiento normativo?
No. DDL 2.0 mantiene el cumplimiento normativo al tiempo que mejora la flexibilidad operativa.

¿Por qué no veo el eDOA después de hacer clic en el botón Generar registro de delegación?
Asegúrese de que su navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

¿Por qué recibo un error al hacer clic en el botón Generar registro de delegación?
No se puede generar un nuevo registro de delegación si una versión anterior está pendiente de aprobación por parte del personal o del PI. Puede esperar a que finalice el flujo de trabajo abierto o cancelarlo.

¿Necesitar ayuda?

Si tiene preguntas sobre el plan de transición o necesita ayuda para finalizar los flujos de trabajo de delegación, póngase en contacto con el soporte técnico de SiteVault o con su consultor de éxito empresarial.