Délégation numérique

Un guide pour les sites passant de Digital Delegation Log (DDL) 1.0 à DDL 2.0 avec la version 26R1.

Qu'est-ce qui change dans DDL 2.0?

Dans DDL 1.0, les mises à jour de délégation nécessitaient une acceptation formelle du flux de travail avant la génération d'un document de délégation d'autorité électronique (eDOA).

DDL 2.0 propose une approche plus flexible, mieux adaptée aux pratiques de délégation des sites de recherche. Cette nouvelle interface dissocie la gestion des données de délégation de l'approbation des documents, offrant ainsi aux sites un meilleur contrôle et réduisant les points de blocage.

Principales améliorations

Gérer d'abord les données de délégation	Vous pouvez désormais effectuer les actions suivantes avant de générer un document eDOA: Ajouter des membres du personnel à une étude et les marquer comme actifs Attribuer et gérer les délégations du personnel au sein de l'équipe d'étude sur un seul écran Mettre à jour les délégations du personnel inactif Cela vous permet de maintenir des données de délégation précises en continu, avant l'acceptation par le personnel et l'approbation du PI.
Aperçu du projet de document électronique d'accord de partenariat (eDOA) avant approbation	DDL 2.0 vous permet de générer un brouillon d'eDOA (v0.1) pour: Examiner les modifications Comparer avec les archives internes Corrigez les erreurs avant de soumettre à l'acceptation et à l'approbation. Cela réduit les reprises et les délais d'approbation.
Équipe d'étude de contrôle sur l'eDOA	Supprimer les membres de l'équipe d'étude sans délégation qui n'ont pas besoin de figurer sur l'eDOA.
Acceptation facultative du personnel	Dans la version 1.0 de DDL, l'acceptation des délégations par le personnel était requise avant l'approbation du PI. Dans DDL 2.0, l'acceptation par le personnel est facultative; vous pouvez acheminer l'eDOA directement au chercheur principal pour approbation. Cela offre une plus grande flexibilité opérationnelle tout en assurant la conformité.
Signature PI	L’approbation du PI est désormais enregistrée sous forme de signature électronique sur la page de signature eDOA (similaire aux signatures électroniques dans tout SiteVault).

Calendrier de transition

DDL 2.0 sera disponible avec la version 26R1 le 17 avril 2026.

Avant le 17 avril 2026

• Vous pouvez continuer à utiliser DDL 1.0.
• Nous vous recommandons vivement de finaliser tous les flux de travail DDL 1.0 en cours de déploiement avant la publication.

Le 17 avril 2026 ou après

Votre Site peut

• Terminer les flux de travail DDL 1.0 en vol qui ont été lancés avant le 17 avril.
• Commencez à utiliser DDL 2.0 une fois que tous les flux de travail DDL 1.0 sont terminés ou annulés.

Votre Site ne peut pas

• Démarrez de nouveaux flux de travail d'acceptation de délégation dans DDL 1.0.
• Faites passer une étude à DDL 2.0 jusqu'à ce que tous les flux de travail DDL 1.0 soient terminés ou annulés.

Plan de transition recommandé

Pour assurer une transition en douceur:

1. Visionnez l'enregistrement du webinaire sur la transition DDL 2.0
   • Lien vers l'enregistrement du webinaire
   • Mot de passe pour l'enregistrement du webinaire: v+.p3tf!
2. Audit des flux de travail actifs
   Identifiez tous les flux de travail DDL 1.0 en vol à l'aide des rapports suivants:
   • Délégation numérique – L’adhésion du personnel est nécessaire
   • Délégation numérique – Approbation PI requise

3. Plan de fermeture des flux de travail DDL 1.0 ouverts
   Déterminer qui est responsable (par étude) de s’assurer que tous les flux de travail DDL 1.0 ouverts sont fermés avant le 17 avril.

4. Participez au webinaire de présentation de SiteVault eISF 26R1 le 24 mars.
   Écoutez le webinaire 26R1 pour en savoir plus sur DDL 2.0 et les autres fonctionnalités eISF à venir.

5. Former des équipes d'étude
   Consultez les ressources DDL 2.0 pour créer un plan de formation pour le personnel.

6. Transition complète
   Commencez à utiliser DDL 2.0 à partir du 17 avril, une fois que tous les flux de travail DDL 1.0 seront terminés.

Exemples de scénarios

Scénario 1: Prêt pour la transition	Statut: Tous les membres du personnel ont le statut « Proposé », « Actif » ou « Inactif ». Résolution: Ne rien faire. Commencez immédiatement à utiliser DDL 2.0.
Scénario 2: Action requise (Personnel et PI)	Statut: Responsabilités soumises à l'acceptation du personnel et à l'approbation du PI. Résolution: Acceptation complète du personnel ⇒ Délégations envoyées au PI ⇒ Approbation du PI.
Scénario 3: Action requise (PI uniquement)	Statut: Le personnel a accepté sa délégation; en attente de l'approbation finale du PI. Résolution: Le PI doit approuver les délégations existantes.

Foire aux questions

Pourquoi exige-t-on désormais une date de début lors de l'ajout de personnel à une étude?
DDL 2.0 exige la saisie des dates d'embauche du personnel, afin d'aligner les dossiers sur les exigences opérationnelles spécifiques de votre site. Cela garantit que la documentation reflète les dates d'embauche réelles de votre équipe, comme par exemple la date de fin de la formation.

Quels membres du personnel reçoivent le flux de travail « Envoyer pour acceptation et approbation du PI »?
Le champ « Destinataires » est vide par défaut. Sélectionnez les membres de l’équipe de recherche individuellement pour qu’ils examinent et acceptent leurs délégations, ou sélectionnez l’ensemble de l’équipe et supprimez le PI. Une fois que tous les membres de l’équipe auront accepté, le document sera automatiquement transmis au PI pour approbation.

Puis-je utiliser DDL 1.0 et DDL 2.0 simultanément dans la même étude?
Non. Une étude doit terminer ou annuler tous les flux de travail DDL 1.0 avant de passer à DDL 2.0. Cependant, vous pouvez utiliser DDL 2.0 sur une étude tout en clôturant les anciens flux de travail DDL 1.0 sur une autre étude.

Mes documents historiques relatifs à l'administration resteront-ils disponibles?
Oui. DDL 2.0 générera un nouveau document DoA. Toutes les versions précédentes du DoA restent accessibles et prêtes pour l'audit dans le document DoA d'origine. Nous recommandons de remplacer l'ancien document DoA.

La version 2.0 de DDL modifie-t-elle la conformité réglementaire?
Non. La version 2.0 de DDL assure la conformité tout en améliorant la flexibilité opérationnelle.

Pourquoi l'eDOA n'apparaît-il pas après avoir cliqué sur le bouton Générer le journal de délégation?
Assurez-vous que votre navigateur ne bloque pas les fenêtres contextuelles.

Pourquoi est-ce que je reçois un message d'erreur lorsque je clique sur le bouton Générer le journal de délégation?
Vous ne pouvez pas générer un nouveau journal de délégation si une version précédente est en cours d'acceptation par le personnel et/ou PI. Vous pouvez soit attendre la fin du flux de travail en cours, soit l'annuler.

Besoin d'aide?

Si vous avez des questions concernant le plan de transition ou si vous avez besoin d'aide pour finaliser les flux de travail de délégation, veuillez contacter le support SiteVault ou votre consultant en réussite d'entreprise.