Wie kan deze taak uitvoeren?
- Beheerders en medewerkers van de Site met de uitgebreide toestemming voor financieel beheer
Overzicht
Ontvangen betalingen worden geregistreerd in SiteVault en gekoppeld aan de bijbehorende facturen. De factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt naar 'Gedeeltelijk betaald' of 'Volledig betaald' op basis van de betalingsactiviteit. Zodra een factureerbaar item aan een factuur of betaling is gekoppeld, kan dit niet meer worden gewijzigd.
Een betaling aanmaken
Volg de onderstaande stappen om een betaling aan te maken:
- Ga naar Financiën > Betalingen.
- Selecteer + Betaling aanmaken.
- Voer het betalingsnummer in.
- Voer de betalingsdatum in.
- Voer het betalingsbedrag in.
- Selecteer 'Opslaan'. U kunt facturen toevoegen om deze betaling te verwerken of naar een andere pagina navigeren.
Facturen koppelen aan een betaling
- Een nieuwe betaling aanmaken of een bestaande betaling openen.
- Selecteer + Factuur toevoegen.
-
Identificeer en selecteer een of meer facturen die aan de betaling moeten worden gekoppeld.
- Als de sponsor expliciet niet voor een of meer specifieke posten heeft betaald, kunt u de status van de post handmatig terugzetten naar 'Gefactureerd' om een openstaand bedrag aan te geven.
-
Selecteer
'Opslaan'. De factuurstatus wordt bijgewerkt zodra u opslaat.
- LET OP: Alle factureerbare items op de geselecteerde factuur/facturen worden gemarkeerd als 'Betaald'. Factureerbare items die niet met de betaling zijn voldaan, moeten handmatig worden teruggezet naar 'Gefactureerd'.
- In het bovenste gedeelte van het betalingsscherm wordt het toegepaste betalingsbedrag vergeleken met het daadwerkelijk betaalde bedrag. Dit helpt u bij het bijhouden van hoeveel van de ontvangen betaling is verrekend met de factureerbare posten en markeert eventuele resterende bedragen of te veel betaalde bedragen voor afstemming met de sponsor.
