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Überblick

Eingegangene Zahlungen werden in SiteVault erfasst und den entsprechenden Rechnungen bzw. einzelnen abrechnungsfähigen Positionen zugeordnet. Der Rechnungsstatus wird basierend auf der Zahlungsaktivität automatisch auf „Teilweise bezahlt“ oder „Vollständig bezahlt“ aktualisiert. Der Status abrechnungsfähiger Positionen wird automatisch von „Abgegrenzt“ auf „Bezahlt“ geändert, sobald diese einer Zahlung hinzugefügt werden. Sie können eine abrechnungsfähige Position aus einer Zahlung entfernen, indem Sie ihren Status wieder auf „Abgegrenzt“ ändern.

Zahlung erstellen

Um eine Zahlung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen
2. Zahlungsarten auswählen.
3. Auswählen + Zahlung erstellen.
4. Geben Sie die Zahlungsnummer ein.
5. Geben Sie das Zahlungsdatum ein.
6. Geben Sie den Zahlungsbetrag ein.
7. Wählen Sie „Speichern“. Sie können Rechnungen hinzufügen, um diese Zahlung abzugleichen, oder die Seite verlassen.

Ordnen Sie eine Rechnung oder einen abrechnungsfähigen Posten einer Zahlung zu.

Um eine Rechnung oder einen abrechnungsfähigen Artikel mit einer Zahlung zu verknüpfen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen
2. Zahlungsarten auswählen.
3. Erstellen Sie eine neue Zahlung oder greifen Sie auf eine bestehende zu.
4. Um eine Rechnung mit der Zahlung zu verknüpfen, wählen Sie + Abrechnungsposten > Nach Rechnung
   • Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus, die der Zahlung zugeordnet werden sollen.
   • Wählen Sie „Speichern“. Im Abschnitt „Abrechnungsfähige Positionen“ der Zahlung wird für jede Rechnung ein Tab hinzugefügt.
   • Falls der Sponsor eine oder mehrere bestimmte Positionen nicht bezahlt hat, können Sie den Status der Position manuell wieder auf „In Rechnung gestellt“ ändern, um einen ausstehenden Betrag anzuzeigen.
5. Um einen oder mehrere abrechnungsfähige Artikel mit der Zahlung zu verknüpfen, wählen Sie + Abrechnungsfähiger Artikel > Nach Artikel
   • Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus, die der Zahlung zugeordnet werden sollen.
   • Wählen Sie „Speichern“. Dem Abschnitt „Abrechnungspositionen“ der Zahlung wird eine Registerkarte „Abrechnungspositionen“ hinzugefügt.
6. Wählen Sie „Speichern“. Der Rechnungsstatus wird nach dem Speichern aktualisiert.
   • HINWEIS: Alle abrechnungsfähigen Positionen der ausgewählten Rechnung(en) werden als „Bezahlt“ markiert. Rechnungspflichtige Positionen, die nicht durch die Zahlung beglichen wurden, müssen manuell wieder auf „Abgerechnet“ gesetzt werden.
   • Im oberen Bereich des Zahlungsbildschirms wird der angewendete Zahlungsbetrag dem Zahlungsbetrag gegenübergestellt. So können Sie nachverfolgen, wie viel der erhaltenen Zahlung mit den abrechnungsfähigen Positionen abgeglichen wurde, und etwaige Restbeträge oder Überzahlungen werden zur Abstimmung mit dem Sponsor hervorgehoben.

Rechnungen oder abrechnungsfähige Positionen aus einer Zahlung entfernen

Einen abrechnungsfähigen Posten aus einer Zahlung entfernen

• Registerkarte „Abrechnungsfähige Artikel“: Ändern Sie den Status des Artikels von „Bezahlt“ auf „Aufgelaufen“.

• Registerkarte „Rechnung“: Ändern Sie den Status des Artikels von „Bezahlt“ in „In Rechnung gestellt“.

Entfernen Sie alle abrechnungsfähigen Positionen aus einer Zahlung

Wählen Sie das X auf der Registerkarte „Abrechnungsfähige Artikel“, um alle Artikel aus der Zahlung zu entfernen und alle zugehörigen Artikel wieder auf den Status „Aufgelaufen“ zurückzusetzen.

Eine Rechnung aus einer Zahlung entfernen

Wählen Sie das X auf der zugehörigen Rechnungs-Registerkarte, um die gesamte Rechnung aus der Zahlung zu entfernen und alle zugehörigen Positionen wieder auf den Status „In Rechnung gestellt“ zurückzusetzen.