CTMS

एक बार इनवॉइस बन जाने के बाद, आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके इनवॉइस विवरण संपादित कर सकते हैं और इनवॉइस जानकारी निर्यात कर सकते हैं।

इनवॉइस में बिल योग्य आइटम जोड़ें

आप ड्राफ्ट स्थिति में मौजूद इनवॉइस में बिल योग्य मदें जोड़ सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. चयन करें + बिल योग्य आइटम जोड़ें ।
4. चेकबॉक्स का उपयोग करके एक या अधिक बिल योग्य मदों का चयन करें।
5. सेव चुनें।

बिल योग्य मद को चालान से हटाएँ

आप ड्राफ्ट, भेजे गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए चालानों से अर्जित या चालान किए गए राज्यों में बिल योग्य मदों को हटा सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. आइटम नंबर कॉलम में, आइटम नंबर के दाईं ओर दिखाई देने वाले X का चयन करें या कई बिल योग्य आइटमों को हटाने के लिए चेकबॉक्स का उपयोग करें और फिर इनवॉइस से हटाएं चुनें।

इनवॉइस विवरण संपादित करें

आप ड्राफ्ट स्थिति में मौजूद इनवॉइस के इनवॉइस विवरण अनुभाग में कुछ फ़ील्ड को अपडेट कर सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. निम्नलिखित फ़ील्ड को अपडेट करने के लिए एडिट आइकन (पेंसिल) चुनें:
   • इनवॉइस नंबर: यह फ़ील्ड स्वतः उत्पन्न होता है लेकिन इसे संपादित किया जा सकता है।
   • बाह्य चालान संख्या: बाह्य बिलिंग प्रणाली का उपयोग करने वाली साइटों के लिए एक वैकल्पिक फ़ील्ड, जिन्हें अतिरिक्त चालान संख्या का संदर्भ देने की आवश्यकता होती है।
   • खरीद आदेश संख्या: यदि चालान के साथ कोई खरीद आदेश संख्या जुड़ी हुई है, तो यह एक वैकल्पिक फ़ील्ड है जिसे भरना आवश्यक है।
   • इनवॉइस की तारीख: इनवॉइस को अग्रिम भुगतान करने और भेजे गए के रूप में चिह्नित करने के लिए आवश्यक है।
   • भुगतान की शर्तें: चयनित भुगतान शर्तों को इनवॉइस तिथि पर लागू किया जाता है ताकि भुगतान देय तिथि फ़ील्ड की गणना और उसमें जानकारी भरी जा सके।
   • टिप्पणियाँ (वैकल्पिक): इनवॉइस दस्तावेज़ पर प्रदर्शित होने वाली साइट-विशिष्ट टिप्पणियाँ या निर्देश दर्ज करें (उदाहरण के लिए, स्क्रीन विफलताओं या भुगतान आवेदन से संबंधित टिप्पणियाँ)। टिप्पणियाँ व्यक्तिगत इनवॉइस के लिए विशिष्ट होती हैं और बाद के इनवॉइस पर लागू नहीं होती हैं।

इनवॉइस की स्थिति बदलें

आप ड्राफ्ट, भेजने के लिए तैयार, भेजा गया या रद्द की गई स्थिति में मौजूद इनवॉइस की स्थिति बदल सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > अध्ययन चुनें > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. स्टेटस ड्रॉपडाउन बटन से उपयुक्त स्थिति का चयन करें।

बिल योग्य वस्तुओं का निर्यात करें

आप इनवॉइस के बिल योग्य मदों को CSV फ़ाइल में निर्यात कर सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > अध्ययन चुनें > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. सभी क्रियाएं मेनू से, बिल योग्य आइटम निर्यात करें चुनें।

किसी इनवॉइस का ऑडिट ट्रेल देखें

आप किसी इनवॉइस के ऑडिट ट्रेल को देख सकते हैं और उसे (पीडीएफ या सीएसवी फॉर्मेट में) निर्यात कर सकते हैं।

1. वित्त > बजट और बिलिंग > अध्ययन चुनें > चालान पर जाएं।
2. एक इनवॉइस चुनें।
3. सभी क्रियाएं मेनू से, ऑडिट ट्रेल का चयन करें।
4. आवश्यकतानुसार फ़िल्टर लगाएं।
5. निर्यात करने के लिए, एक्शन मेनू में उपलब्ध विकल्पों में से चुनें।

इनवॉइस हटाएं

एक बार इनवॉइस बन जाने के बाद उसे डिलीट नहीं किया जा सकता; हालांकि, ड्राफ्ट स्थिति में मौजूद इनवॉइस को कैंसल्ड स्थिति में बदला जा सकता है।