अवलोकन

बिलिंग प्रगति पर नज़र रखने और प्रायोजक से भुगतान का अनुरोध करने में सहायता के लिए, चयनित बिल योग्य वस्तुओं से चालान बनाए जाते हैं। चालान जारी नहीं किए जाते, बल्कि इनका उपयोग आपकी साइट की वित्तीय प्रक्रिया/प्रणाली (.csv) में बिल योग्य वस्तुओं को आसानी से समूहीकृत और निर्यात करने के तरीके के रूप में किया जाता है।

इनवॉइस समूहीकरण और विवरण

हालाँकि SiteVault बिल योग्य मदों को सूचीबद्ध करता है, प्रायोजक अक्सर इनवॉइस को समूहीकृत करने की अपेक्षा करते हैं (उदाहरण के लिए, रोगी के अनुसार, विज़िट के अनुसार, या सारांश के रूप में)। प्रायोजक-विशिष्ट इनवॉइसिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डेटा में हेरफेर करने हेतु निर्यात सुविधा का उपयोग करें।

बिल योग्य आइटम पृष्ठ से चालान बनाएँ

चालान बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों को पूरा करें:

1. वित्त > बिल योग्य आइटम पर जाएँ.
2. इनवॉइस में शामिल करने के लिए एक या अधिक बिल योग्य आइटम चुनें.
3. स्क्रीन के नीचे स्थित बल्क मेनू से इनवॉइस बनाएं का चयन करें।
4. इनवॉइस विवरण की सटीकता की समीक्षा करें। अपडेट करने के लिए संपादन आइकन (पेंसिल) चुनें।
   • इनवॉइस संख्या: यह स्वतः जनित होती है, लेकिन इसे संपादित किया जा सकता है।
   • बाह्य इनवॉइस संख्या: यह एक वैकल्पिक फ़ील्ड है, जो बाह्य बिलिंग प्रणाली का उपयोग करने वाली साइटों के लिए है, जिन्हें अतिरिक्त इनवॉइस संख्या शामिल करने की आवश्यकता होती है।
   • चालान तिथि. चालान को भेजा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए चालान तिथि आवश्यक है।
5. बिल योग्य वस्तुओं की सूची की समीक्षा करें। आवश्यकतानुसार समायोजन करें।
   • बिल योग्य आइटम निकालें: एक या अधिक आइटम चुनें और बल्क मेनू से इनवॉइस से निकालें चुनें या किसी आइटम नंबर के दाईं ओर होवर करें और " X " चुनें। आइटम हटाने से बकाया राशि अपडेट हो जाएगी।
   • बिल योग्य आइटम जोड़ें: + बिल योग्य आइटम चुनें। इनवॉइस में जोड़ने के लिए एक या अधिक आइटम चुनें। सहेजें चुनें।
6. अतिरिक्त कदम:
   • एक्सेल में निर्यात करें: बिल योग्य आइटम डाउनलोड करने के लिए, सभी क्रियाएँ > एक्सेल में निर्यात करें चुनें। इससे आप अंतिम इनवॉइस दस्तावेज़ बनाने के लिए बाहरी सिस्टम में डेटा को अन्य बिलिंग जानकारी के साथ जोड़ या संशोधित कर सकते हैं।
   • भेजे गए के रूप में चिह्नित करें: यदि आप निर्यात किए गए डेटा के साथ चालान जमा करने के लिए तैयार हैं, तो चालान की स्थिति को भेजा गया में बदलें। इस चालान से संबद्ध सभी बिल योग्य आइटम स्वचालित रूप से अर्जित से चालान किए गए में अपडेट हो जाएँगे, जो दर्शाता है कि प्रायोजक को इन बकाया शुल्कों के बारे में सूचित कर दिया गया है।

इनवॉइस पृष्ठ से इनवॉइस बनाएँ

चालान बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों को पूरा करें:

1. वित्त > चालान पर जाएँ.
2. + इनवॉइस बनाएँ चुनें.
3. + बिल योग्य आइटम जोड़ें चुनें.
4. इनवॉइस में शामिल करने के लिए एक या अधिक बिल योग्य आइटम चुनें.
5. सहेजें चुनें.
6. इनवॉइस विवरण की सटीकता की समीक्षा करें। अपडेट करने के लिए संपादन आइकन (पेंसिल) चुनें।
   • इनवॉइस संख्या: यह स्वतः जनित होती है, लेकिन इसे संपादित किया जा सकता है।
   • बाह्य इनवॉइस संख्या: यह एक वैकल्पिक फ़ील्ड है, जो बाह्य बिलिंग प्रणाली का उपयोग करने वाली साइटों के लिए है, जिन्हें अतिरिक्त संदर्भ संख्या शामिल करने की आवश्यकता होती है।
   • चालान तिथि. चालान को भेजा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए चालान तिथि आवश्यक है।
7. बिल योग्य वस्तुओं की सूची की समीक्षा करें। आवश्यकतानुसार समायोजन करें।
   • बिल योग्य आइटम निकालें: एक या अधिक आइटम चुनें और बल्क मेनू से इनवॉइस से निकालें चुनें या किसी आइटम नंबर के दाईं ओर होवर करें और " X " चुनें। आइटम हटाने से बकाया राशि अपडेट हो जाएगी।
   • बिल योग्य आइटम जोड़ें: + बिल योग्य आइटम चुनें। इनवॉइस में जोड़ने के लिए एक या अधिक आइटम चुनें। सहेजें चुनें।
8. अतिरिक्त कदम:
   • एक्सेल में निर्यात करें: बिल योग्य आइटम डाउनलोड करने के लिए, सभी क्रियाएँ > एक्सेल में निर्यात करें चुनें। इससे आप अंतिम इनवॉइस दस्तावेज़ बनाने के लिए बाहरी सिस्टम में डेटा को अन्य बिलिंग जानकारी के साथ जोड़ या संशोधित कर सकते हैं।
   • भेजे गए के रूप में चिह्नित करें: यदि आप निर्यात किए गए डेटा के साथ चालान जमा करने के लिए तैयार हैं, तो चालान की स्थिति को भेजा गया में बदलें । इस चालान से संबद्ध सभी बिल योग्य आइटम स्वचालित रूप से अर्जित से चालान किए गए में अपडेट हो जाएँगे, जो दर्शाता है कि प्रायोजक को इन बकाया शुल्कों के बारे में सूचित कर दिया गया है।