Délégation numérique

Comprendre et gérer les responsabilités et les délégations

Comprenez comment utiliser les responsabilités non seulement pour tenir à jour votre registre des délégations, mais aussi pour rester au fait de tous les processus de votre site et de vos études.

Ce guide vous accompagne tout au long du processus de délégation numérique dans SiteVault. Pour accéder au contenu de ce guide et à d'autres outils utiles, consultez la section « Délégation numérique » de l'aide de SiteVault.

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Responsabilités standard

SiteVault vous propose 24 responsabilités standard dans Administration > Responsabilités. Cette liste principale pourra être personnalisée au niveau de l'étude.

Personnaliser la liste des responsabilités principales

Dans Administration > Responsabilités, vous pouvez également ajouter des responsabilités personnalisées à la liste principale. Définissez les autorisations de partage des responsabilités pour qu'elles s'appliquent à l'ensemble de l'organisation, à un site spécifique ou à une seule étude.

Attribuer des responsabilités aux personnes pour toutes les études

Si votre site compte du personnel ayant certaines responsabilités pour chaque étude, vous pouvez attribuer ces responsabilités à leur site utilisateur afin de les déléguer automatiquement au niveau de l'étude.

Sélectionnez l'utilisateur dans Administration > Personnel, puis Responsabilités attribuées, et enfin les responsabilités à déléguer pour chaque étude. Ces délégations par défaut peuvent être modifiées au niveau de l'étude.

Activer la délégation numérique dans le cadre de l'étude

Dans le panneau Étude > Afficher les détails de l'étude, sélectionnez Activé dans le menu déroulant Journal des délégations numériques. L'onglet Responsabilités et le bouton Gérer les délégations apparaîtront alors dans l'affichage de votre étude.

Responsabilités liées aux études

La section « Étude » > « Responsabilités » affiche la liste principale des responsabilités définies dans « Administration » > « Responsabilités ». Vous pouvez modifier ou désactiver les responsabilités d'une étude sans impacter les autres études. Cliquez sur « + Ajouter une responsabilité » pour créer de nouvelles responsabilités.

Créer des délégations en attribuant des responsabilités

Une fois la liste des responsabilités de votre étude établie, accédez à l'onglet « Équipe » de l'étude, puis sélectionnez « Gérer les délégations » pour accéder à votre espace de travail dédié. Sélectionnez ensuite « Modifier les délégations » et cochez les cases correspondant aux responsabilités des membres du personnel. Les responsabilités attribuées à chaque membre du personnel pour toutes les études seront déjà cochées.

Mettez à jour les dates de début et de fin de délégation pour indiquer les périodes pendant lesquelles les membres du personnel doivent assumer une responsabilité.

Ajuster les délais de délégation

Dans Étude > Équipe, vous pouvez sélectionner un enregistrement d'équipe d'étude et consulter ou modifier les détails de sa délégation. Par exemple, si une délégation doit se terminer à une date précise, sélectionnez le menu Actions de cette délégation (…) et mettez à jour la date de fin. Cette date doit également être utilisée lorsqu'un membre du personnel est retiré d'une équipe d'étude ou quitte le site. L'utilisation de ce champ, plutôt que de désactiver l'affectation à l'équipe d'étude, garantit que le journal des délégations conserve un historique plus complet du transfert de responsabilité.

Générer le document DoA

Sélectionnez « Générer le journal des délégations » dans l’ espace de travail Délégations ( Étude > Équipe > Gérer les délégations ). Vous pouvez revenir à cet espace de travail pour effectuer des modifications autant de fois que nécessaire, puis générer à nouveau le journal. Les délégations ne seront envoyées pour acceptation ou approbation que lorsque vous lancerez l’action. Une fois les modifications enregistrées et le journal généré, utilisez la table des matières cliquable pour naviguer et consulter facilement les informations.

Approuver les délégations

En fonction des besoins de votre étude, vous pouvez choisir d'envoyer les délégations pour acceptation par le personnel, puis au PI pour approbation, OU de les envoyer directement au PI pour approbation.

Si l'acceptation du personnel est requise, vous pouvez sélectionner précisément les personnes chargées de cette tâche. Une fois toutes les acceptations reçues, l'approbation du PI sera automatiquement déclenchée. Si un membre du personnel refuse, une intervention manuelle est nécessaire pour lancer la procédure d'approbation du PI. Ceci afin de garantir que toutes les délégations concernées par le refus soient gérées avant le lancement de PI.

Une fois que le PI approuve les délégations, le statut du document est mis à jour à « En cours ».

Ressources supplémentaires

Pour accéder au contenu de ce guide ainsi qu'à d'autres outils utiles, consultez la section Délégation numérique de l'aide de SiteVault.

Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter notre équipe Site Support.