Überblick

Aus ausgewählten abrechenbaren Positionen werden Rechnungen erstellt, um den Abrechnungsfortschritt zu verfolgen und die Zahlung vom Sponsor anzufordern. Rechnungen werden nicht ausgestellt, sondern dienen dazu, abrechenbare Positionen einfach zu gruppieren und in den Finanzprozess/das Finanzsystem Ihrer Site (.csv) zu exportieren.

Rechnungsgruppierung und -details

SiteVault bietet zwar detaillierte Abrechnungspositionen, Sponsoren verlangen jedoch häufig eine Gruppierung der Rechnungen (z. B. nach Patient, Besuchstermin oder als Zusammenfassung). Nutzen Sie die Exportfunktion, um die Daten so zu bearbeiten, dass sie den sponsorspezifischen Rechnungsanforderungen entsprechen.

Erstellen einer Rechnung auf der Seite „Abrechenbare Artikel“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Abrechenbare Artikel.
2. Wählen Sie einen oder mehrere abrechenbare Artikel aus, die in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
3. Wählen Sie im Sammelmenü unten auf dem Bildschirm „Rechnung erstellen“ aus.
4. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails auf Richtigkeit. Wählen Sie zum Aktualisieren das Bearbeitungssymbol (Bleistift).
   • Rechnungsnummer: Diese wird automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden.
   • Externe Rechnungsnummer: Dies ist ein optionales Feld für Prüfzentren, die ein externes Abrechnungssystem verwenden und eine zusätzliche Rechnungsnummer angeben müssen.
   • Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum ist erforderlich, um eine Rechnung als „Gesendet“ zu markieren.
5. Überprüfen Sie die Liste der abrechenbaren Artikel. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
   • Abrechenbare Artikel entfernen: Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus und wählen Sie im Sammelmenü „ Aus Rechnung entfernen“ oder bewegen Sie den Mauszeiger rechts über eine Artikelnummer und wählen Sie das „ X “. Durch das Entfernen von Artikeln wird der ausstehende Saldo aktualisiert.
   • Abrechenbaren Artikel hinzufügen: Wählen Sie + Abrechenbarer Artikel. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus, die der Rechnung hinzugefügt werden sollen. Wählen Sie Speichern.
6. Zusätzliche Schritte:
   • Export nach Excel: Um die abrechenbaren Positionen herunterzuladen, wählen Sie Alle Aktionen > Nach Excel exportieren. Dadurch können Sie die Daten in einem externen System weiter bearbeiten oder mit anderen Abrechnungsinformationen kombinieren, um das endgültige Rechnungsdokument zu erstellen.
   • Als gesendet markieren: Wenn Sie die Rechnung mit den exportierten Daten senden möchten, ändern Sie den Rechnungsstatus in Gesendet. Alle mit dieser Rechnung verknüpften abrechenbaren Posten werden automatisch von Aufgelaufen auf Abgerechnet aktualisiert. Dies zeigt an, dass der Sponsor über diese ausstehenden Gebühren informiert wurde.

Erstellen Sie eine Rechnung auf der Seite „Rechnungen“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen.
2. Wählen Sie + Rechnung erstellen.
3. Wählen Sie + Abrechnungsfähigen Artikel hinzufügen.
4. Wählen Sie einen oder mehrere abrechenbare Artikel aus, die in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
5. Wählen Sie Speichern aus.
6. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails auf Richtigkeit. Wählen Sie zum Aktualisieren das Bearbeitungssymbol (Bleistift).
   • Rechnungsnummer: Diese wird automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden.
   • Externe Rechnungsnummer: Dies ist ein optionales Feld für Prüfzentren, die ein externes Abrechnungssystem verwenden und eine zusätzliche Referenznummer angeben müssen.
   • Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum ist erforderlich, um eine Rechnung als „Gesendet“ zu markieren.
7. Überprüfen Sie die Liste der abrechenbaren Artikel. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
   • Abrechenbare Artikel entfernen: Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus und wählen Sie im Sammelmenü „ Aus Rechnung entfernen“ oder bewegen Sie den Mauszeiger rechts über eine Artikelnummer und wählen Sie das „ X “. Durch das Entfernen von Artikeln wird der ausstehende Saldo aktualisiert.
   • Abrechenbaren Artikel hinzufügen: Wählen Sie + Abrechenbarer Artikel. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus, die der Rechnung hinzugefügt werden sollen. Wählen Sie Speichern.
8. Zusätzliche Schritte:
   • Export nach Excel: Um die abrechenbaren Positionen herunterzuladen, wählen Sie Alle Aktionen > Nach Excel exportieren. Dadurch können Sie die Daten in einem externen System weiter bearbeiten oder mit anderen Abrechnungsinformationen kombinieren, um das endgültige Rechnungsdokument zu erstellen.
   • Als gesendet markieren: Wenn Sie die Rechnung mit den exportierten Daten senden möchten, ändern Sie den Rechnungsstatus in Gesendet. Alle mit dieser Rechnung verknüpften abrechenbaren Posten werden automatisch von Aufgelaufen auf Abgerechnet aktualisiert. Dies zeigt an, dass der Sponsor über diese ausstehenden Gebühren informiert wurde.