CTMS

Sobald Rechnungen erstellt sind, können Sie Rechnungsdetails bearbeiten und Rechnungsinformationen exportieren, indem Sie die folgenden Schritte befolgen.

Einen abrechnungsfähigen Artikel zu einer Rechnung hinzufügen

Sie können einer Rechnung im Entwurfsstatus abrechnungsfähige Positionen hinzufügen.

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Auswählen + Abrechnungsfähigen Artikel hinzufügen.
4. Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen einen oder mehrere abrechnungsfähige Artikel aus.
5. Wählen Sie Speichern.

Einen abrechnungsfähigen Posten aus einer Rechnung entfernen

Sie können abrechnungsfähige Positionen aus Rechnungen im Status „Abgegrenzt“ oder „In Rechnung gestellt“ entfernen, die sich im Status „Entwurf“, „Gesendet“ oder „Teilweise bezahlt“ befinden.

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Wählen Sie in der Spalte „Artikelnummer“ das X rechts neben der Artikelnummer aus oder verwenden Sie Kontrollkästchen, um mehrere abrechnungsfähige Artikel zu entfernen, und wählen Sie dann „Aus Rechnung entfernen“.

Rechnungsdetails bearbeiten

Sie können einige Felder im Abschnitt „Rechnungsdetails“ einer Rechnung im Entwurfsstatus aktualisieren.

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Wählen Sie das Bearbeitungssymbol (Stift), um die folgenden Felder zu aktualisieren:
   • Rechnungsnummer: Dieses Feld wird automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden.
   • Externe Rechnungsnummer: Ein optionales Feld für Prüfzentren, die ein externes Abrechnungssystem verwenden und eine zusätzliche Rechnungsnummer angeben müssen.
   • Bestellnummer: Ein optionales Feld, das ausgefüllt werden muss, wenn der Rechnung eine Bestellnummer zugeordnet ist.
   • Rechnungsdatum: Erforderlich, um eine Rechnung vorzustrecken und als gesendet zu markieren.
   • Zahlungsbedingungen: Die ausgewählten Zahlungsbedingungen werden auf das Rechnungsdatum angewendet, um das Feld „Zahlungsfälligkeitsdatum“ zu berechnen und auszufüllen.
   • Kommentare (optional): Geben Sie hier standortspezifische Kommentare oder Anweisungen ein, die auf der Rechnung erscheinen sollen (z. B. Hinweise zu Bildschirmfehlern oder Zahlungsanwendungen). Kommentare gelten nur für die jeweilige Rechnung und werden nicht auf Folgerechnungen übertragen.

Ändern Sie den Status einer Rechnung

Sie können den Rechnungsstatus von Rechnungen in den Status Entwurf, Versandbereit, Gesendet oder Storniert ändern.

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Wählen Sie den entsprechenden Status über die Status-Dropdown-Schaltfläche aus.

Export abrechnungsfähige Artikel

Sie können die abrechnungsfähigen Positionen einer Rechnung in eine CSV-Datei exportieren.

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Wählen Sie im Menü „Alle Aktionen“ die Option „Abrechnungsfähige Artikel exportieren“.

Den Prüfpfad einer Rechnung anzeigen

Sie können den Prüfpfad einer Rechnung anzeigen und exportieren (PDF oder CSV).

1. Zugriff auf Finanzen > Budgets & Abrechnung > Studie auswählen > Rechnungen.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus.
3. Wählen Sie im Menü „Alle Aktionen“ die Option „Audit-Protokoll“.
4. Wenden Sie bei Bedarf Filter an.
5. Zum Exportieren wählen Sie eine der im Menü „Aktionen“ verfügbaren Optionen aus.

Rechnung löschen

Eine einmal erstellte Rechnung kann nicht gelöscht werden; Rechnungen im Status „Entwurf“ können jedoch in den Status „Storniert“ geändert werden.