CTMS

概述

系统会根据选定的计费项目生成发票，以便跟踪计费进度并向赞助商请求付款。发票本身并不用于开具，而是作为一种便捷的方式，将计费项目分组并导出到您网站的财务流程/系统（.csv 格式）。

发票分组和明细

虽然SiteVault提供详细的计费项目清单，但申办方通常要求对发票进行分组（例如，按患者、按就诊次数或汇总）。您可以利用导出功能来处理数据，以满足申办方特定的发票要求。

创建发票

您可以从 “财务”>“应计费项目” 或 “财务”>“发票” 创建新发票。选择应计费项目后，无论您在哪里创建发票，其余步骤都相同。

要创建发票，请完成以下步骤：

1. 请使用以下方法之一创建新发票：
   • 从可计费项目中 选择一个或多个要包含的可计费项目，然后从屏幕底部的批量菜单中选择 “创建发票” 。
   • 从发票中： 选择 “+ 创建发票” ，然后 选择“+ 添加计费项目” 。选择一个或多个要包含在发票中的计费项目，然后 保存。
2. 请核对 发票明细 是否准确。点击 编辑 图标（铅笔）更新以下字段：
   • 发票编号 ：此字段为自动生成，但可以编辑。
   • 外部发票编号 ：这是一个可选字段，用于方便使用外部计费系统且需要包含额外发票编号的机构。
   • 采购订单号 ：如果发票关联了采购订单号，则此字段为可选字段。
   • 发票日期 ：发票日期是将发票标记为 已发送所 必需的。
   • 付款条款 ：选定的付款条款将应用于发票日期，以填充“付款到期日”字段。
3. 审核计费项目清单，并根据需要进行调整。
   • 移除计费项目： 选择一个或多个项目（ 已计提 或 已开票 ），然后从批量菜单中选择 “从发票中移除” ，或者将鼠标悬停在项目编号右侧并选择“ X” 。移除项目将更新未结余额。
   • 添加计费项目： 选择“ +计费项目” 。选择一个或多个项目添加到发票中。选择 “保存” 。
4. 后续步骤：
   • 导出计费项目： 选择“所有操作”>“导出计费项目”，即可将发票的计费项目导出为 CSV 文件。您可以在外部系统中进一步处理这些数据，或将其与其他计费信息合并，以生成最终发票。
   • 标记为已发送： 如果您已准备好提交计费项目（使用导出的数据），请将发票状态更改为 “已发送” 。与此发票关联的所有计费项目将自动从 “应计” 更新为 “已开票” ，表明赞助商已收到这些未付费用的通知。