Примітки до випуску

Загальні покращення цифрового делегування

Цей випуск містить кілька функціональних оновлень журналу цифрового делегування (DDL) для покращення ефективності робочого процесу, навігації в інтерфейсі користувача та перевірки даних.

• Дія закриття дослідження: Нова дія закриття дослідження з меню «Дослідження» > «Переглянути деталі дослідження» завершує всі активні делегування, створює нову версію документа DOA та направляє її на затвердження PI. Робочий процес зупиняється до повного вимкнення DDL, щоб персонал центру міг внести будь-які необхідні остаточні ручні корективи.
• Інструмент швидкого заповнення доступний для дат початку/завершення: під час роботи в редакторі делегування інструмент швидкого заповнення SiteVault доступний для застосування однакової дати до всіх співробітників, перелічених у стовпцях «Дата початку» або «Дата завершення».
• Керування обов’язками за навчання: Користувачі тепер можуть створювати та редагувати імена відповідальних за навчання безпосередньо в редакторі делегування.
• Керування статусом завдання: Статус завдання тепер можна оновлювати безпосередньо через Адміністрування > Персонал > Вибрати персонал > Навчальні завдання для досліджень, для яких увімкнено цифрове делегування.
• Автоматизована дата документа: Дата, коли головний дослідник (PI) застосовує свій електронний підпис для затвердження, автоматично заповнюється як дата документа в документі делегування повноважень (DOA).
• Панель з інформацією про персонал: Вибір імені у стовпці «Навчальна група редактора делегацій» відкриває панель із призначеними обов’язками, датами початку/закінчення та інформацією про делегування. Ці поля можуть редагувати авторизовані користувачі.
• Логіка перевірки дати: Для зручності використання реалізовано такі правила перевірки:
• Запобігайте винесенню дат початку та завершення делегування на період до або після загальних дат призначення персоналу дослідницької групи.
• Дати початку більше не потрібні під час призначення дослідницької групи для досліджень, увімкнених за допомогою DDL.
• Фільтрація неактивних обов’язків: Неактивні обов’язки приховані в головному вікні редактора делегування. Якщо неактивний обов’язок був делегований раніше, він залишається видимим у панелі деталей окремого співробітника для збереження історичних записів.

Учасники прийняття динамічного делегування

Робочий процес «Надіслати на прийняття» журналу цифрового делегування (DDL) тепер автоматично заповнює список учасників членами дослідницької групи, які оновили делегування з моменту останньої затвердженої версії DDL. Це усуває необхідність для ініціаторів робочого процесу вручну вибирати окремих рецензентів.

Зверніть увагу:

• Співробітники, яких приховано в журналі делегування або вилучено з дослідження, виключаються з робочого процесу та не блокуватимуть прийняття.
• Для початкової версії (V1) журналу вся дослідницька група все одно використовуватиме робочий процес за замовчуванням, оскільки затвердженого базового рівня ще не існує.

Оновлення звіту про читання та розуміння історії

Звіт «Історія R&U» було оновлено, щоб забезпечити глибший огляд відстеження навчання та покращити відповідність вимогам аудиту.

• Покращене відстеження версій: Звіт тепер відображає назви та описи документів для кожної версії, що спрощує для моніторів відстеження історії навчання для кількох ітерацій документів.
• Гнучкі опції експорту: легко завантажуйте дані у форматах Excel, CSV або PDF.
• Підтримка журналу аудиту: Новий журнал історії точно відстежує, хто створив звіт і коли його було запущено.

Робочий процес затвердження PI доступний в eBinder Upload

Робочий процес «Надіслати на затвердження PI», який використовується у функції цифрового делегування SiteVault, доступний для документів делегування повноважень (DoA), завантажених до електронної папки «Дослідження». Раніше ця дія була доступна лише в меню «Дії документа» після завантаження.

Архівні автоматизовані повторні спроби вивчення

Ця функція запроваджує автоматизований щоденний процес, який повторно оцінює та намагається продовжити архівування зупинених досліджень. SiteVault щоденно перевірятиме дослідження у стані «Архів у процесі» та автоматично переміщуватиме їх до стану «Архів», коли будуть виконані всі невиконані вимоги.

Для архівних матеріалів, що завершуються в рамках цього щоденного процесу, журнал аудиту показуватиме, що Система (не користувач) оновила статус дослідження на Архівовано. У Примітці до файлу продовжуватиме відображатися ім’я початкового користувача, який спочатку запросив архівування.

Поля причини відхилення в робочих процесах електронного підпису

Для покращення комунікації та видимості в історії документів до певних робочих процесів електронного підпису було додано обов’язкове поле «Причина відхилення». Коли рецензент вибирає вердикт «Відхилити», він повинен надати причину, зафіксувавши обґрунтування безпосередньо в записі документа та усуваючи необхідність подальшої роботи офлайн.

Обов’язкове поле причини відхилення застосовується до таких робочих процесів:

• Форма фінансового розкриття: Надіслати на затвердження електронного підпису
• Резюме: Надіслати на затвердження електронного підпису
• Підпис ICF: Надіслати eConsent на підпис

Автоматичне перевизначення файлів документа Site Connect на рівні дослідження (лише зміна навігації)

Завдяки цій функції користувачі Site Connect можуть відмовитися від автоматичного додавання файлів Site Connect на рівні дослідження SiteVault у панелі «Переглянути деталі» дослідження. Це не нова функція; раніше цю дію виконувалося зі списку досліджень.

Вибір ролі попереднього перегляду eConsent

Під час попереднього перегляду форми eConsent користувачі центру можуть переглянути форму з точки зору будь-якого призначеного підписанта. У банері режиму попереднього перегляду надається випадаюче поле зі списком усіх ролей підписантів форми eConsent. Це покращення дозволяє користувачам центру ознайомитися з досвідом кожного підписанта, а також перевірити точність під час процесу редагування.

Центральна бібліотека активностей CTMS

Ця функція пропонує централізоване сховище для безперешкодного створення, визначення та керування основним списком стандартних видів дослідження. Ці бібліотечні інструменти спрощують робочий процес додавання видів діяльності до розкладу дослідження, водночас дозволяючи користувачам безпосередньо пов’язувати клінічну діяльність із фінансовими даними, такими як коди оплати.

Генерація рахунків-фактур у форматі PDF у CTMS

Це оновлення запроваджує автоматичне створення рахунків-фактур у форматі PDF у SiteVault. Замість ручного експорту оплачуваних товарів до зовнішніх електронних таблиць, система тепер автоматично генерує та подає остаточні документи рахунків-фактур безпосередньо в електронну папку досліджень.

• Автоматизована компіляція PDF: Переміщення рахунку-фактури з чернетки створює стандартизований рахунок-фактуру у форматі PDF, що містить відповідну інформацію про дослідження та деталізовані таблиці оплати.
• Стан «Готово до надсилання»: Новий стан життєвого циклу « Готово до надсилання » доступний одразу після стану «Чернетка». Переміщення рахунку-фактури до стану «Готово до надсилання» завершує формування даних, автоматично генерує PDF-файл і блокує запис рахунку-фактури від подальших змін.
• Попередній перегляд на вимогу: Співробітники центру можуть створити попередній перегляд макета будь-коли, поки рахунок-фактура перебуває у стані чернетки. Попередній перегляд зберігається в електронній папці дослідження як чернетки рахунків-фактур.
• Об’єднання версій: Щоб запобігти дублюванню файлів в електронному підшивачі, усі згенеровані попередні перегляди та остаточні версії для одного рахунку-фактури автоматично об’єднуються як версії в одному записі документа.
• Поля шаблону: Усі центрів використовують єдиний стандартизований макет. Варіанти налаштування центру включають:
• Логотип центру: Додаткове завантаження зображення для відображення у заголовку рахунку-фактури.
• Коментарі у вільному тексті: додаткове поле для додавання приміток до конкретного рахунку-фактури.

Конструктор розкладів CTMS

Ця функція спочатку доступна лише для клієнтів Enterprise Early Adopter CTMS.

Новий конструктор розкладів впроваджує можливості Veeva AI у CTMS, що значно скорочує час запуску дослідження. Замість ручного переписування та створення розкладів досліджень з нуля, користувачі тепер можуть використовувати Veeva AI для автоматичного створення початкового чернетки безпосередньо з документа протоколу.

• Автоматизоване створення чернетки: аналізує розклад подій завантаженого протокольного документа для автоматичного вилучення та зіставлення ключових даних протоколу.
• Швидка фонова обробка: генерує вичерпний чернетку розкладу за лічені хвилини.
• Зіставлення основних елементів: автоматично заповнює групи відвідувань, логіку розгалуження, відвідування (включаючи час та вікна), дії та пов’язує дії з Бібліотекою дій.
• Консервативне вилучення даних: система залишить обов'язкове поле порожнім, якщо не зможе визначити правильну інформацію з високою впевненістю, а не здогадуючись.

• Тільки статус чернетки: Конструктор розроблено для забезпечення фори, а не для створення кінцевого продукту. Усі розклади, згенеровані штучним інтелектом, створюються як чернетки та не готові до негайного використання у виробничому середовищі.
• Обов’язковий робочий процес перевірки: Потрібна перевірка людиною. Користувачі повинні переглядати, уточнювати та вручну переводити з чернетки на поточну. Загальні області, що потребують ручного коригування, включають призначення завдань, що відхиляються один від одного, та складні вікна відвідувань.
• Функціональні обмеження: Система не відстежує та не заповнює групи дослідження, номери циклів за замовчуванням, спеціальні візити, а також не визначає, чи є діяльність необов'язковою чи повторюваною.
• Вплив форматування документа: Точність може знизитися, якщо таблиця протоколу орієнтована неправильно (наприклад, повернуті альбомні сторінки) або якщо сітка дуже щільна та стиснута.

Адресна книга CTMS для виставлення рахунків

SiteVault тепер містить централізовану адресну книгу для керування рахунками-фактурами. Ця функція дозволяє центрів записувати, зберігати та керувати адресами одержувачів і платників безпосередньо в системі, а не відстежувати їх зовні.

Завдяки цій функції рахунки-фактури тепер містять додаткові поля « Від» та «Адреса одержувача».

• Вибір або створення на льоту: Користувачі можуть вибрати існуючу адресу з бічної панелі або створити нову адресу під час робочого процесу виставлення рахунків.
• Автоматичне збереження: Будь-яка нова адреса, створена під час редагування рахунку-фактури, автоматично зберігається в адресній книзі для подальшого використання.
• Розумне встановлення за замовчуванням: щоб мінімізувати повторне введення даних, нові рахунки-фактури автоматично використовуватимуться за останніми використаними адресами відправника та одержувача для цього конкретного дослідження.
• Нагадування щодо робочого процесу: Хоча обидва поля адреси залишаються необов’язковими, система відображатиме запит із нагадуванням користувачам про їх заповнення, якщо вони залишаться порожніми під час просування стану рахунку-фактури.

Ключові міркування

• Зв'язки адрес: Адреси пов'язані з центрів та організаціями та можуть використовуватися в різних дослідженнях/рахунках-фактурах:
• Адреси відправника повинні бути пов’язані з центру дослідження.
• Адреси для виставлення рахунків повинні бути пов’язані або зі спонсором дослідження, або з організацією.
• Обслуговування на рівні сайту: Адресні книги розділені за центру. Користувачі, які керують кількома центрів, матимуть окрему адресну книгу для кожного окремого центру для забезпечення цілісності даних.
• Запобігання дублювання: Щоб уникнути дублювання записів, система використовує суворе зіставлення рядків для ключових компонентів адреси. Точні збіги автоматично зіставлятимуться з існуючим записом адреси.

Загальні покращення календаря відвідувань CTMS

Це оновлення вносить кілька ключових покращень до Календаря відвідувань:

• Хронологічне сортування: Відвідування в Планувальнику тепер відображаються послідовно для кращої видимості.
• Спрощене редагування: зміна часу та тривалості зустрічей тепер швидша та інтуїтивно зрозуміліша.
• Локалізація часового поясу: відображення календаря тепер автоматично налаштовується на основі часового поясу профілю користувача.

Керівники та коди оплати CTMS

Тепер ви можете керувати кодами процедур установ та ціноутворенням безпосередньо в SiteVault CTMS. Це оновлення зменшує ручне відстеження в автономному режимі завдяки безперешкодній інтеграції даних Chargemaster з вашим аналізом покриття та бюджетами досліджень.

• Оновлена ​​навігація у розділі «Фінанси»: вкладка «Фінанси» тепер є випадаючим меню, що містить три окремі розділи: «Бюджети та виставлення рахунків», «Майстри платежів» та «Коди платежів».
• Підтримка Chargemaster та масового імпорту: Надає можливість централізувати меню послуг вашої установи та завантажувати тисячі кодів одночасно через CSV. Імпорт використовує перевірку «все або нічого», щоб запобігти частковому або пошкодженому завантаженню даних.
• Розширений аналіз покриття: стовпець «Коди CPT» було замінено селектором «Коди оплати», що дозволяє користувачам призначати кілька кодів одному навчальному завданню.
• Інтеграція з центральною бібліотекою активностей: дозволяє безпосередньо зіставляти коди оплати з шаблонами активностей, щоб ціни та коди автоматично успадковувалися щоразу, коли шаблон додається до розкладу дослідження.
• Цілісність ціноутворення: Після завершення імпорту Chargemaster запис автоматично переходить у стан лише для читання (Поточний) для захисту відповідності вимогам щодо виставлення рахунків. Застарілі записи можна встановити в стан «Архів», щоб звільнити місце для нових версій ціноутворення.

Загальні вдосконалення CTMS

Цей випуск включає такі загальні покращення CTMS:

• Підвищена точність десяткової системи: поля «Накладні витрати» та «Утримання» тепер можуть вміщувати до двох знаків після коми.
• Розумна навігація по вкладках: за наявності розкладу дослідження відкриття запису учасника тепер автоматично переміщуватиметься на вкладку «Відвідування».
• Автоматичний перерахунок бюджету: Після завершення формування бюджету SiteVault тепер автоматично перераховуватиме оплачувані статті для відвідувань, завершених після дати набрання чинності бюджету. Примітка: Відвідування, що містять статті, на які вже виставлено рахунок або які вже оплачено, будуть пропущені.
• Автоматизований перерахунок витрат: Завершення плану витрат запускає SiteVault для автоматичного перерахунку статей оплати для візитів, завершених після дати набрання чинності плану. Примітка: Візити, що містять позиції, які вже оплачені або анульовані, будуть пропущені.
• Оплачувані товари можна додавати безпосередньо до платежу.

Дія життєвого циклу дослідження: Зміна на активний

Користувачі центру тепер можуть змінювати статус дослідження з «Активний — набір не ведеться» на «Активний» безпосередньо в SiteVault. Раніше для цієї зміни потрібно було звернутися до Site Support.