Notas de lançamento

Melhorias gerais na delegação digital

Esta versão inclui diversas atualizações funcionais no Registro de Delegação Digital (DDL) para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, a navegação da interface do usuário e a validação de dados.

• Ação de Encerramento do Estudo: Uma nova ação de encerramento de estudo em Estudo > Visualizar Detalhes do Estudo finaliza todas as delegações ativas, gera uma nova versão do documento DOA e a encaminha para aprovação do PI. O fluxo de trabalho não chega a desativar completamente a DDL para garantir que a equipe do estabelecimento possa fazer os ajustes manuais finais necessários.
• Ferramenta de Preenchimento Rápido disponível para datas de início/término: Ao trabalhar no Editor de Delegações, a ferramenta de Preenchimento Rápido do SiteVault está disponível para aplicar a mesma data a todos os funcionários listados nas colunas Data de Início ou Data de Término.
• Gerenciar responsabilidades do estudo: agora os usuários podem criar e editar nomes de responsabilidades do estudo diretamente no Editor de Delegações.
• Gestão do estado das atribuições: O estado das atribuições pode agora ser atualizado diretamente através de Administração > Pessoal > Selecionar Pessoal > Atribuições de estudo para estudos com Delegação Digital ativada.
• Data do documento automatizada: A data em que o Investigador Principal (PI) aplica sua assinatura eletrônica para aprovação é preenchida automaticamente como a Data do Documento no documento de Delegação de Autoridade (DOA).
• Painel de Detalhes da Equipe: Selecionar um nome na coluna Equipe de Estudo do Editor de Delegações abre um painel mostrando as responsabilidades atribuídas, as datas de início e término e os detalhes da delegação. Esses campos são editáveis ​​para usuários autorizados.
• Lógica de Validação de Datas: Para facilitar o uso, as seguintes regras de validação foram implementadas:
• Impeça que as datas de início e término da delegação se estendam antes ou depois das datas gerais de atribuição da equipe de estudo dos funcionários.
• As datas de início não são mais necessárias ao atribuir a Equipe de Estudo em estudos habilitados com DDL.
• Filtragem de Responsabilidades Inativas: As responsabilidades inativas ficam ocultas na visualização principal do Editor de Delegações. Se uma responsabilidade inativa foi delegada anteriormente, ela permanece visível na seção de detalhes do membro da equipe para preservar o histórico.

Participantes que aceitam delegação dinâmica

O fluxo de trabalho "Enviar para Aceitação" do Registro de Delegação Digital (DDL) agora preenche automaticamente a lista de participantes com os membros da equipe de estudo que tiveram atualizações de delegação desde a última versão aprovada do DDL. Isso elimina a necessidade de os iniciadores do fluxo de trabalho selecionarem manualmente os revisores individualmente.

Observe:

• Os funcionários que estiverem ocultos no registro de delegação ou removidos do estudo serão excluídos do fluxo de trabalho e não bloquearão a aceitação.
• Para a versão inicial (V1) de um registro, toda a equipe de estudo ainda será incluída no fluxo de trabalho por padrão, pois ainda não existe uma linha de base aprovada.

Leia e compreenda o relatório de histórico.

O relatório de histórico de treinamentos e usos foi atualizado para fornecer uma visão mais detalhada do acompanhamento de treinamentos e melhorar a conformidade com as auditorias.

• Rastreamento de versões aprimorado: o relatório agora exibe nomes e descrições de documentos específicos da versão, facilitando o acompanhamento do histórico de treinamento em várias iterações do documento pelos monitores.
• Opções flexíveis de exportação: faça o download facilmente dos dados nos formatos Excel, CSV ou PDF.
• Suporte para trilha de auditoria: um novo registro de histórico rastreia exatamente quem gerou o relatório e quando ele foi executado.

Fluxo de trabalho de aprovação de PI disponível no upload do eBinder

O fluxo de trabalho "Enviar para Aprovação do PI" utilizado no recurso de Delegação Digital do SiteVault está disponível para documentos de Delegação de Autoridade (DoA) carregados no eBinder do Estudo. Anteriormente, essa ação só estava disponível no menu Ações do documento após o carregamento.

Estudo de tentativas automatizadas de arquivamento

Este recurso introduz um processo diário automatizado que reavalia e tenta dar andamento a arquivamentos de estudos paralisados. O SiteVault realizará uma verificação diária dos estudos no estado "Arquivamento em Andamento" e os moverá automaticamente para o estado "Arquivado" assim que todos os requisitos pendentes forem atendidos.

Para arquivamentos concluídos por este processo diário, o registro de auditoria indicará que o Sistema (e não um usuário) atualizou o status do estudo para Arquivado. A Nota no Arquivo continuará exibindo o nome do usuário inicial que solicitou o arquivamento.

Campos de motivo de rejeição em fluxos de trabalho de assinatura eletrônica

Para melhorar a comunicação e a visibilidade no histórico do documento, um campo obrigatório "Motivo da Rejeição" foi adicionado a fluxos de trabalho específicos de assinatura eletrônica. Quando um revisor seleciona a opção " Rejeitar ", ele deve fornecer um motivo, registrando a justificativa diretamente no documento e eliminando a necessidade de acompanhamento offline.

O campo obrigatório "Motivo da Rejeição" é aplicado aos seguintes fluxos de trabalho:

• Formulário de Declaração Financeira: Enviar para aprovação com assinatura eletrônica
• Currículo: Enviar para aprovação com assinatura eletrônica
• Assinatura ICF: Enviar eConsent para assinatura

Substituição automática de arquivos de documentos do Site Connect em nível de estudo (somente alteração de navegação)

Com esse recurso, os usuários do Site Connect podem desativar o arquivamento automático do Site Connect no nível do estudo do SiteVault, na aba "Exibir detalhes" do estudo. Essa não é uma funcionalidade nova; anteriormente, essa ação era realizada na lista de estudos.

Seletor de funções de pré-visualização do eConsent

Ao visualizar um formulário de eConsent, os usuários do estabelecimento podem optar por visualizá-lo da perspectiva de qualquer signatário atribuído. Um campo suspenso listando todas as funções de eConsent do formulário é fornecido no banner do Modo de Visualização. Essa melhoria permite que os usuários do estabelecimento se familiarizem com a experiência de cada signatário, bem como confirmem a precisão durante o processo de edição.

Biblioteca Central de Atividades do CTMS

Este recurso introduz um repositório centralizado para criar, definir e gerenciar facilmente uma lista mestra de atividades padrão de estudo. Essas ferramentas de biblioteca simplificam o fluxo de trabalho para adicionar atividades a um cronograma de estudo, permitindo que os usuários vinculem atividades clínicas diretamente a dados financeiros, como códigos de cobrança.

Geração de faturas em PDF no CTMS

Esta atualização introduz a geração automática de faturas em PDF no SiteVault. Em vez de exportar manualmente os itens faturáveis ​​para planilhas externas, o sistema agora gera e arquiva automaticamente os documentos de fatura finalizados diretamente no eBinder do estudo.

• Compilação automática de PDFs: Ao mover uma fatura do status de rascunho, é gerada uma fatura em PDF padronizada contendo informações relevantes sobre o estudo e tabelas de honorários detalhadas.
• Estado Pronto para Enviar: Um novo estado do ciclo de vida, Pronto para Enviar, está disponível imediatamente após o estado Rascunho. Mover uma fatura para Pronto para Enviar finaliza os dados, gera automaticamente o PDF e bloqueia o registro da fatura, impedindo alterações futuras.
• Pré-visualizações sob demanda: a equipe do Estabelecimento pode gerar uma pré-visualização do layout a qualquer momento enquanto a fatura estiver em estado de rascunho. As pré-visualizações são salvas no eBinder do estudo como documentos de rascunho de fatura.
• Agrupamento de versões: Para evitar arquivos duplicados no eBinder, todas as pré-visualizações geradas e as versões finalizadas de uma mesma fatura são automaticamente agrupadas como versões em um único registro de documento.
• Campos do modelo: Todos os estabelecimentos utilizam um layout padronizado único. As opções para personalização do estabelecimento incluem:
• Logotipo do Estabelecimento: Uma imagem opcional para ser exibida no cabeçalho da fatura.
• Comentários em texto livre: um campo opcional para adicionar notas específicas à fatura.

Construtor de Agendamento CTMS

Inicialmente, este recurso estará disponível apenas para clientes Enterprise Early Adopter do CTMS.

O novo Construtor de Cronogramas introduz recursos de IA da Veeva ao CTMS para reduzir significativamente o tempo de inicialização do estudo. Em vez de transcrever e criar cronogramas de estudo manualmente do zero, os usuários agora podem aproveitar a IA da Veeva para gerar automaticamente um rascunho inicial diretamente de um documento de protocolo.

• Geração automática de rascunhos: Analisa o Cronograma de Eventos de um documento de protocolo carregado para extrair e mapear automaticamente os principais dados do protocolo.
• Processamento rápido em segundo plano: Gera um cronograma preliminar completo em questão de minutos.
• Mapeamento de Elementos Essenciais: Preenche automaticamente grupos de visitas, lógica de ramificação, visitas (incluindo tempo e janelas), atividades e vincula atividades à Biblioteca de Atividades.
• Extração de dados conservadora: o sistema deixará um campo obrigatório em branco se não puder determinar a informação correta com alta confiança, em vez de fazer uma suposição.

• Apenas em versão preliminar: O construtor foi projetado para fornecer um ponto de partida, não um produto final. Todos os cronogramas gerados por IA são criados como rascunhos e não estão prontos para uso imediato em produção.
• Fluxo de trabalho de revisão obrigatória: A validação humana é necessária. Os usuários devem revisar, refinar e promover manualmente de Rascunho para Atual. Áreas comuns que exigem ajustes manuais incluem atribuições de atividades com diferença de uma unidade e janelas de visita complexas.
• Limitações funcionais: O sistema não rastreia nem preenche automaticamente os braços do estudo, os números de ciclo padrão, as visitas ad hoc personalizadas ou se uma atividade é opcional ou repetida.
• Impacto na formatação do documento: A precisão pode diminuir se a tabela de protocolo estiver orientada incorretamente (por exemplo, páginas em formato paisagem rotacionadas) ou se a grade for muito densa e comprimida.

Agenda de endereços CTMS para faturamento

O SiteVault agora inclui um Catálogo de Endereços centralizado para gerenciamento de faturas. Esse recurso permite que as estabelecimentos registrem, armazenem e gerenciem os endereços de beneficiários e pagadores diretamente no sistema, em vez de rastreá-los externamente.

Com essa funcionalidade, as faturas agora incluem campos opcionais para os endereços " De" e "Cobrar".

• Selecionar ou criar instantaneamente: os usuários podem escolher um endereço existente em um menu lateral ou criar um novo endereço durante o fluxo de trabalho de faturamento.
• Salvamento automático: Qualquer novo endereço criado durante a edição de uma fatura é salvo automaticamente na Agenda de Endereços para uso futuro.
• Preenchimento automático inteligente: Para minimizar a entrada repetitiva de dados, as novas faturas usarão automaticamente os últimos endereços de remetente e destinatário utilizados para aquele estudo específico.
• Lembretes de fluxo de trabalho: Embora ambos os campos de endereço permaneçam opcionais, o sistema exibirá um aviso lembrando os usuários de preenchê-los caso estejam em branco ao avançar o estado da fatura.

Considerações importantes

• Associações de Endereços: Os endereços são associados a estabelecimentos e organizações e podem ser usados ​​em diversos estudos/faturas:
• Os endereços de origem devem estar associados ao estabelecimento do estudo.
• Os endereços de cobrança devem estar associados ao patrocinador do estudo ou a uma organização.
• Manutenção em nível de site: as listas de endereços são separadas por estabelecimento. Os usuários que gerenciam vários estabelecimentos terão uma lista de endereços distinta para cada estabelecimento individual, a fim de manter a integridade dos dados.
• Prevenção de Duplicatas: Para evitar entradas duplicadas, o sistema utiliza correspondência rigorosa de strings para os componentes principais do endereço. Correspondências exatas serão automaticamente mapeadas para o registro de endereço existente.

Calendário de visitas do CTMS - Melhorias gerais

Esta atualização introduz diversas melhorias importantes ao Calendário de Visitas:

• Classificação cronológica: as visitas no Agendador agora são exibidas em ordem sequencial para melhor visualização.
• Edição simplificada: agora é mais rápido e intuitivo modificar os horários e a duração dos compromissos.
• Localização do fuso horário: a exibição do calendário agora se ajusta automaticamente com base no fuso horário do perfil do usuário.

Tabelas de cobrança e códigos de cobrança do CTMS

Agora você pode gerenciar códigos de procedimento e preços institucionais diretamente no SiteVault CTMS. Essa atualização reduz o rastreamento manual e offline, integrando perfeitamente os dados do cadastro de preços com sua análise de cobertura e orçamentos de estudos.

• Navegação Financeira Atualizada: A aba Finanças agora é um menu suspenso contendo três seções dedicadas: Orçamentos e Faturamento, Cadastro de Cobranças e Códigos de Cobrança.
• Suporte para cadastro de preços e importação em massa: Permite centralizar o menu de serviços da sua instituição e carregar milhares de códigos simultaneamente via CSV. A importação utiliza validação "tudo ou nada" para evitar carregamentos de dados parciais ou corrompidos.
• Análise de Cobertura Aprimorada: A coluna de Códigos CPT foi substituída por um seletor de Códigos de Cobrança, permitindo que os usuários atribuam vários códigos a uma única atividade de estudo.
• Integração com a Biblioteca Central de Atividades: Permite mapear códigos de cobrança diretamente para Modelos de Atividades, de forma que os preços e códigos sejam herdados automaticamente sempre que o modelo for adicionado a um cronograma de estudos.
• Integridade de preços: Após a conclusão da importação do Chargemaster, o registro passa automaticamente para o estado somente leitura (Atual) para proteger a conformidade com a faturação. Registros desatualizados podem ser definidos como Arquivados para liberar espaço para novas versões de preços.

Melhorias gerais do CTMS

Esta versão inclui as seguintes melhorias gerais no CTMS:

• Precisão decimal aprimorada: os campos de Sobretaxa e Retenção agora podem acomodar até duas casas decimais.
• Navegação inteligente por abas: Quando um cronograma de estudos estiver presente, ao abrir o registro de um participante, o foco será automaticamente direcionado para a aba "Visitas".
• Recálculo automático do orçamento: agora, ao finalizar um orçamento, o SiteVault recalcula automaticamente os itens faturáveis ​​para visitas concluídas após a data de vigência do orçamento. Observação: visitas que contenham itens já faturados ou pagos serão ignoradas.
• Recálculo automático de despesas: a finalização de um plano de despesas faz com que o SiteVault recalcule automaticamente os itens a pagar referentes às visitas concluídas após a data de vigência do plano. Observação: visitas com itens já pagos ou cancelados serão ignoradas.
• Os itens faturáveis ​​podem ser adicionados diretamente a um pagamento.

Estudo de Ciclo de Vida da Ação: Mudança para Ativo

Os usuários do Estabelecimento agora podem alterar o status de um estudo de Ativo - Não Recrutando para Ativo diretamente no SiteVault. Anteriormente, essa alteração exigia uma solicitação ao Site Support.