Wer kann diese Aufgabe erledigen?
- Administratoren und Prüfzentrum mit erweiterter Berechtigung für Finanzmanagement
Überblick
Eingegangene Zahlungen werden in SiteVault erfasst und den entsprechenden Rechnungen zugeordnet. Der Rechnungsstatus wird basierend auf der Zahlungsaktivität automatisch auf „Teilweise bezahlt“ oder „Vollständig bezahlt“ aktualisiert. Sobald ein abrechnungsfähiger Artikel einer Rechnung oder Zahlung zugeordnet ist, kann er nicht mehr geändert werden.
Zahlung erstellen
Um eine Zahlung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Finanzen > Zahlungen.
- Auswählen + Zahlung erstellen.
- Geben Sie die Zahlungsnummer ein.
- Geben Sie das Zahlungsdatum ein.
- Geben Sie den Zahlungsbetrag ein.
- Wählen Sie „Speichern“. Sie können Rechnungen hinzufügen, um diese Zahlung abzugleichen, oder die Seite verlassen.
Rechnungen einer Zahlung zuordnen
- Erstellen Sie eine neue Zahlung oder greifen Sie auf eine bestehende zu.
- Auswählen + Rechnung hinzufügen.
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Identifizieren und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus, die der Zahlung zugeordnet werden sollen.
- Falls der Sponsor eine oder mehrere bestimmte Positionen nicht bezahlt hat, können Sie den Status der Position manuell wieder auf „In Rechnung gestellt“ ändern, um einen ausstehenden Betrag anzuzeigen.
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Wählen Sie
„Speichern“. Der Rechnungsstatus wird nach dem Speichern aktualisiert.
- HINWEIS: Alle abrechnungsfähigen Positionen der ausgewählten Rechnung(en) werden als „Bezahlt“ markiert. Nicht beglichene Positionen müssen manuell wieder auf „In Rechnung gestellt“ gesetzt werden.
- Im oberen Bereich des Zahlungsbildschirms wird der angewendete Zahlungsbetrag dem Zahlungsbetrag gegenübergestellt. So können Sie nachverfolgen, wie viel der erhaltenen Zahlung mit den abrechnungsfähigen Positionen abgeglichen wurde, und etwaige Restbeträge oder Überzahlungen werden zur Abstimmung mit dem Sponsor hervorgehoben.
