Общ преглед

Фактурите се създават от избрани фактурируеми елементи, за да се улесни проследяването на напредъка на фактурирането и заявяването на плащане от спонсора. Фактурите не се издават, а се използват като метод за лесно групиране и експортиране на фактурируеми елементи във финансовия процес/система на вашия сайт (.csv).

Групиране и детайлизиране на фактури

Въпреки че SiteVault предоставя подробни фактурируеми елементи, спонсорите често изискват фактурите да бъдат групирани (напр. по пациент, по посещение или като обобщение). Използвайте функцията за експортиране, за да манипулирате данните, за да отговаряте на специфичните за спонсора изисквания за фактуриране.

Създаване на фактура от страницата „Фактурируеми артикули“

За да създадете фактура, изпълнете стъпките по-долу:

1. Отидете до Финанси > Фактурируеми елементи.
2. Изберете една или повече подлежащи на фактуриране позиции, които да включите във фактурата.
3. Изберете „Създаване на фактура“ от груповото меню в долната част на екрана.
4. Прегледайте данните за фактурата за точност. Изберете иконата за редактиране (молив), за да ги актуализирате.
   • Номер на фактура: Генерира се автоматично, но може да се редактира.
   • Номер на външна фактура: Това е незадължително поле, предназначено за сайтове, използващи външна система за фактуриране, които трябва да включат допълнителен номер на фактура.
   • Дата на фактурата. Датата на фактурата е необходима, за да се маркира фактурата като изпратена.
5. Прегледайте списъка с подлежащи на фактуриране артикули. Коригирайте, ако е необходимо.
   • Премахване на фактурируем артикул: Изберете един или повече артикули и изберете „Премахване от фактура“ от груповото меню или задръжте курсора на мишката надясно върху номера на артикул и изберете „ X “. Премахването на артикули ще актуализира непогасения баланс.
   • Добавяне на фактурируем елемент: Изберете + Фактурируем елемент. Изберете един или повече елементи, които да добавите към фактурата. Изберете Запазване.
6. Допълнителни стъпки:
   • Експортиране в Excel: За да изтеглите елементите за фактуриране, изберете Всички действия > Експортиране в Excel. Това ви позволява допълнително да манипулирате или комбинирате данните с друга информация за фактуриране във външна система за генериране на окончателния документ за фактура.
   • Маркиране като изпратено: Ако сте готови да изпратите фактурата с експортираните данни, променете състоянието на фактурата на Изпратена. Всички фактурируеми елементи, свързани с тази фактура, автоматично ще се актуализират от Начислена на Фактурирана, което показва, че спонсорът е бил уведомен за тези непогасени такси.

Създаване на фактура от страницата „Фактури“

За да създадете фактура, изпълнете стъпките по-долу:

1. Отидете до Финанси > Фактури.
2. Изберете + Създаване на фактура.
3. Изберете + Добавяне на фактурируем елемент.
4. Изберете една или повече подлежащи на фактуриране позиции, които да включите във фактурата.
5. Изберете Запазване.
6. Прегледайте данните за фактурата за точност. Изберете иконата за редактиране (молив), за да ги актуализирате.
   • Номер на фактура: Генерира се автоматично, но може да се редактира.
   • Номер на външна фактура: Това е незадължително поле, предназначено за сайтове, използващи външна система за фактуриране, които трябва да включат допълнителен референтен номер.
   • Дата на фактурата. Датата на фактурата е необходима, за да се маркира фактурата като изпратена.
7. Прегледайте списъка с подлежащи на фактуриране артикули. Коригирайте, ако е необходимо.
   • Премахване на фактурируем артикул: Изберете един или повече артикули и изберете „Премахване от фактура“ от груповото меню или задръжте курсора на мишката надясно върху номера на артикул и изберете „ X “. Премахването на артикули ще актуализира непогасения баланс.
   • Добавяне на фактурируем елемент: Изберете + Фактурируем елемент. Изберете един или повече елементи, които да добавите към фактурата. Изберете Запазване.
8. Допълнителни стъпки:
   • Експортиране в Excel: За да изтеглите елементите за фактуриране, изберете Всички действия > Експортиране в Excel. Това ви позволява допълнително да манипулирате или комбинирате данните с друга информация за фактуриране във външна система за генериране на окончателния документ за фактура.
   • Маркиране като изпратено: Ако сте готови да изпратите фактурата с експортираните данни, променете състоянието на фактурата на Изпратена. Всички фактурируеми елементи, свързани с тази фактура, автоматично ще се актуализират от Начислена на Фактурирана, което показва, че спонсорът е бил уведомен за тези непогасени такси.