CTMS

Usprawnij zarządzanie badanie i śledzenie finansów

Zarządzaj fakturami

Kto może wykonać to zadanie?
  • Administratorzy i pracownicy Lokacja z rozszerzonym pozwoleniem na zarządzanie finansami

Po utworzeniu faktury możesz edytować jej szczegóły i eksportować informacje, wykonując poniższe kroki.

Kliknij tutaj, aby obejrzeć interaktywną wersję demonstracyjną.

Dodaj pozycję płatną do faktury

W statusie Wersja robocza możesz dodać pozycje podlegające rozliczeniu do faktury.

  1. Dostęp do Finansów > Budżety i rozliczenia > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. Wybierz + Dodaj pozycję podlegającą rozliczeniu.
  4. Wybierz jedną lub więcej pozycji podlegających rozliczeniu za pomocą pól wyboru.
  5. Wybierz Zapisz.

Usuwanie pozycji płatnej z faktury

Można usunąć pozycje rozliczeniowe ze stanów Naliczone lub Zafakturowane z faktur w stanach Wersja robocza, Wysłane lub Zapłacono częściowo.

  1. Dostęp do Finansów > Budżety i rozliczenia > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. W kolumnie Numer pozycji wybierz symbol X znajdujący się po prawej stronie numeru pozycji lub użyj pól wyboru, aby usunąć wiele pozycji podlegających rozliczeniu, a następnie wybierz opcję Usuń z faktury.

Edytuj szczegóły faktury

Możesz zaktualizować niektóre pola w sekcji Szczegóły faktury na fakturze o statusie Wersja robocza.

  1. Dostęp do Finansów > Budżety i rozliczenia > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. Kliknij ikonę Edytuj (ołówek), aby zaktualizować następujące pola:
    • Numer faktury: To pole jest generowane automatycznie, ale można je edytować.
    • Numer faktury zewnętrznej: Pole opcjonalne dla lokacje korzystających z zewnętrznego systemu rozliczeniowego, które wymagają podania dodatkowego numeru faktury.
    • Numer zamówienia zakupu: Pole opcjonalne, które należy wypełnić, jeśli z fakturą jest powiązany numer zamówienia zakupu.
    • Data wystawienia faktury: Wymagana do wystawienia faktury i oznaczenia jej jako wysłanej.
    • Warunki płatności: Wybrane warunki płatności zostaną zastosowane do daty wystawienia faktury w celu obliczenia i wypełnienia pola Termin płatności.
    • Komentarze (opcjonalnie): Wprowadź komentarze lub instrukcje dotyczące konkretnej lokalizacji, które mają się pojawić na fakturze (np. uwagi dotyczące awarii ekranu lub aplikacji płatniczej). Komentarze dotyczą konkretnej faktury i nie są przenoszone na kolejne faktury.

Zmień status faktury

Status faktury można zmienić na Wersja robocza, Gotowa do wysłania, Wysłana lub Anulowana.

  1. Przejdź do Finansów > Budżety i rozliczenia > Wybierz Badanie > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. Wybierz odpowiedni stan z rozwijanego menu statusu.

Eksport pozycji podlegających rozliczeniu

Można wyeksportować pozycje rozliczeniowe faktury do pliku CSV.

  1. Przejdź do Finansów > Budżety i rozliczenia > Wybierz Badanie > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. Z menu Wszystkie akcje wybierz opcję Eksportuj pozycje rozliczeniowe.

Wyświetl ślad audytu faktury

Możesz przeglądać i eksportować (w formacie PDF lub CSV) ścieżkę audytu faktury.

  1. Przejdź do Finansów > Budżety i rozliczenia > Wybierz Badanie > Faktury.
  2. Wybierz fakturę.
  3. Z menu Wszystkie akcje wybierz opcję Ślad audytu.
  4. Zastosuj filtry według potrzeb.
  5. Aby wyeksportować, wybierz jedną z opcji dostępnych w menu Akcje.

Usuń fakturę

Po utworzeniu faktury nie można jej usunąć. Można jednak zmienić jej status na Anulowane.

SiteVault
Informacja zwrotna