eConsent

Se il partecipante o il firmatario non riceve l'e-mail, l'indirizzo e-mail potrebbe essere errato in SiteVault oppure potrebbe essersi verificato un errore. Per risolvere il problema, completare una delle fasi seguenti, a seconda dello stato del modulo eConsent. È possibile verificarne lo stato controllando il campo "Stato eConsent Veeva" nei documenti ICF firmati creati per il partecipante.

• Consegnato: Se lo stato è "Consegnato", verificare che l'indirizzo e-mail presente nella cartella clinica del partecipante o nella scheda del firmatario sia corretto. Completare una delle seguenti azioni a seconda che l'indirizzo e-mail sia corretto o meno:
• Indirizzo e-mail errato: se l'indirizzo e-mail non è corretto, correggilo, annulla i moduli eConsent inviati e eConsent nuovamente. Consulta i seguenti argomenti della guida per ulteriori informazioni:
  • Gestione dei pazienti
  • Gestione dei partecipanti allo studio
  • Annullamento dei moduli eConsent
  • Partecipanti consenzienti
• Corretto: Se l'indirizzo email è corretto, chiedi all'utente di controllare la cartella spam e il cestino. Se l'utente ha un indirizzo email alternativo, puoi anche seguire i passaggi descritti nella sezione "Errore" qui sopra per reinviare i moduli di consenso informato ( ICFs) a un indirizzo email diverso.
• Non consegnato: se lo stato è diverso da "Consegnato", attendi un'ora e riprova. Se dopo un'ora lo stato non è ancora " Consegnato", contatta Veeva e controlleremo i log per eventuali errori. Consigliamo di attendere un'ora perché il sistema SiteVault aggiunge il documento a una coda per riprovare all'inizio dell'ora successiva se l'operazione non riesce in SiteVault.

Consulta la pagina Monitoraggio dei moduli eConsent per ulteriori informazioni sullo stato di avanzamento.

Innanzitutto, controlla la scheda/finestra originale per verificare se sono disponibili azioni. Se dovrebbe succedere qualcosa, è probabile che un blocco popup stia impedendo l'attività dell'applicazione. Chiedi al partecipante di aggiungere myveeva.com all'elenco dei Sedi consentiti del suo browser oppure di disabilitare temporaneamente il blocco popup.

Chiedi all'utente di controllare la cartella spam e il cestino. Se non ha impostato la password e non ha effettuato l'accesso prima di eliminare l'email, puoi annullare e inviare nuovamente il modulo eConsent e riceverà una nuova email.

Se hanno registrato il loro account ma non hanno firmato o rifiutato i moduli, puoi anche chiedere loro di accedere direttamente a https://patients.myveeva.com/ o tramite le applicazioni MyVeeva for Patients per Android o iOS. I moduli non compilati verranno visualizzati nella pagina Task al momento dell'accesso.

Assicurati che l'utente soddisfi i requisiti per la password indicati nella pagina di registrazione e, se non ne è sicuro, spiegagli cosa sono i caratteri speciali. Puoi anche chiedergli di verificare che il tasto Bloc Maiusc non sia attivo.

Consulta la pagina Registrazione e accesso sul sito web di assistenza MyVeeva for Patients per ulteriori informazioni su come impostare le password.

Per risolvere questo problema, segui questi passaggi:

1. Chiedi all'utente di controllare la cartella spam e il cestino.
2. Se non riescono a trovare l'e-mail, assicurati di avere l'indirizzo e-mail corretto nella cartella del paziente o del firmatario. In caso contrario, aggiorna la cartella e invia nuovamente il modulo eConsent.
3. Se non ricevono ancora l'email, contattate Veeva e controlleremo i registri per eventuali errori.

Sebbene sia molto probabile che qualcun altro abbia inserito accidentalmente un indirizzo email errato nel tentativo di reimpostare la propria password, per precauzione e per evitare di perdere l'accesso al proprio account, è consigliabile chiedere all'utente di reimpostare la password.

Consulta la pagina Registrazione e accesso sul sito web di assistenza MyVeeva for Patients per ulteriori informazioni su come reimpostare la password.

Per risolvere questo problema, segui questi passaggi:

• Indirizzo email corretto: Verificare che l'utente stia utilizzando lo stesso indirizzo email inserito dal personale sede nella scheda del paziente o del firmatario in SiteVault e con cui ha registrato l'account.
• Password corretta: verifica che l'utente non abbia il tasto Bloc Maiusc attivo e, se necessario, aiutalo a reimpostare la password.
• Indirizzo web corretto: Verificare che l'utente stia tentando di accedere all'indirizzo regionale corretto di MyVeeva for Patients. Se, ad esempio, tenta di accedere alla regione UE con un indirizzo email registrato solo per la regione USA, visualizzerà un messaggio di errore. Può inserire il proprio indirizzo email su https://patients.myveeva.com/ per essere reindirizzato all'indirizzo regionale corretto per il proprio account, oppure può accedere direttamente all'indirizzo regionale. Attualmente, sono supportate le seguenti regioni:
• APAC: patients-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• USA: patients-us.myveeva.com

Consulta la pagina Registrazione e accesso sul sito web di assistenza MyVeeva for Patients per ulteriori informazioni su come gli utenti possono accedere e reimpostare la password.

Per risolvere questo problema, segui questi passaggi:

1. Verifica che l'utente abbia copertura cellulare, che gli SMS siano abilitati e che il telefono non sia in modalità aereo.
2. Se l'utente non ha registrato un account, verificare che il numero di cellulare corretto sia inserito nella scheda del paziente o del firmatario in SiteVault.
3. Se il numero di telefono registrato in SiteVault non è corretto, aggiornare il record utente, annullare i moduli eConsent e inviarli nuovamente. Per ulteriori informazioni, consultare i seguenti argomenti della guida:
   • Gestione dei pazienti
   • Gestione dei partecipanti allo studio
   • Annullamento dei moduli eConsent
   • Partecipanti consenzienti
4. Se l'utente ha registrato un account, verificare che il numero di telefono nelle impostazioni dell'account sia corretto e aggiornato.
5. Assicurati che l'utente abbia provato a ricevere il codice sia tramite chiamata telefonica che tramite SMS. L'utente può anche richiedere un ulteriore SMS e una chiamata vocale.
6. Contatta Veeva e controlleremo i registri per individuare eventuali errori.

Chiedi all'utente di parlare con un membro dello staff del sede che possa spiegargli il contenuto dell'ICF.

Fornire all'utente istruzioni su come ingrandire l'immagine utilizzando il browser. Le applicazioni web e iOS MyVeeva for Patients supportano anche i lettori di schermo. Inoltre, l'applicazione web MyVeeva for Patients supporta la navigazione tramite tastiera.

Chiedi all'utente di tornare alla pagina Task e di compilare i moduli di consenso disponibili che si trovano più in alto nella pagina. Questo gli consentirà di compilare i moduli successivi. Gli utenti sono tenuti a compilare i moduli nell'ordine di firma specificato nell'editor eConsent.

Consulta la sezione "Richiesta di un'autorizzazione alla firma" nella Guida alle operazioni cliniche per ulteriori informazioni sull'autorizzazione alla firma per i moduli eConsent.

Il fuso orario registrato per tutte le firme in un ICF firmato si basa sulla posizione del centro di studio, che potrebbe non corrispondere al fuso orario dell'utente attivo o a quello visualizzato in SiteVault.

Per risolvere questo problema, segui questi passaggi:

• Spiega all'utente come individuare le sezioni incomplete utilizzando l'indice. Se l'utente utilizza un dispositivo mobile o uno schermo più piccolo, dovrà selezionare il pulsante "Indice" per visualizzarlo.
• Chiedi all'utente di assicurarsi di aver visualizzato ogni sezione e di aver risposto a tutte le domande richieste. Le sezioni completate sono contrassegnate da un segno di spunta verde nell'indice. Inoltre, se l'utente tenta di cliccare sul campo della firma prima di aver completato tutte le sezioni, queste ultime vengono evidenziate con un bordo arancione nell'indice.

Per risolvere questo problema, segui questi passaggi:

• Spiega all'utente che potrebbero essere necessari alcuni istanti per inviare il modulo da MyVeeva for Patients al sistema del sito.
• Chiedi all'utente di aggiornare il browser, disconnettersi e di accedere nuovamente. Se il documento è stato inviato correttamente, l'utente dovrebbe essere in grado di visualizzare il documento firmato.
• Verifica se il ICF firmato è stato ricevuto in SiteVault.

Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Documenti sul sito web di assistenza MyVeeva for Patients.

Chiedi all'utente di accedere nuovamente a https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients tiene traccia dei progressi dell'utente nella compilazione dei documenti non completati, consentendogli di riprendere facilmente la revisione e la firma dei documenti.

Gli utenti sono invitati a contattare il sede di studio per fornire informazioni.

Il personale Sede può reinviare la stessa versione o inviare una nuova versione del ICF vuoto al partecipante e ai suoi firmatari. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione "Elaborazione dei moduli eConsent rifiutati".

L'utente può selezionare il pulsante "Scarica PDF" nell'angolo in alto a destra dei documenti, sia compilati che non compilati, per scaricare un modulo e utilizzarlo per stamparlo tramite il browser o il dispositivo.

Per ulteriori informazioni, consultare la pagina Documenti sul sito web di assistenza MyVeeva for Patients.

Confronta la versione corrente del ICF vuoto in SiteVault con la versione del modulo ICF vuoto precedentemente firmata dall'utente, utilizzando la funzionalità di confronto delle versioni di Vault. Puoi determinare la versione ICF vuoto precedentemente firmata dall'utente visualizzando la sezione "Versione ICF approvata" delle informazioni sul documento ICF precedentemente firmato.

Per ulteriori informazioni, consultare l'argomento della guida "Tracciamento ICFs firmati e delle versioni approvate".

Attualmente, MyVeeva for Patients riconosce solo i link di partecipazione alle riunioni virtuali provenienti da Meet, Skype, Teams e Zoom. Se si programma una visita virtuale utilizzando una piattaforma di videoconferenza diversa, la visita viene visualizzata nel calendario dell'utente come una visita in presenza. L'utente può selezionare il link di partecipazione alla riunione virtuale nei dettagli della visita per partecipare alla riunione all'orario previsto. Consultare l'argomento della guida "Creazione di visite per i partecipanti allo studio" nella Guida SiteVault.

Se la tua sede utilizza una piattaforma per riunioni virtuali diversa e desideri che MyVeeva for Patients offra il supporto necessario, contatta l'assistenza Veeva.

Verifica di aver programmato la visita e di aver invitato l'alias del calendario MyVeeva del partecipante. Se il problema persiste, segui questi passaggi per risolverlo:

1. Verifica di aver inserito correttamente l'alias del calendario MyVeeva dell'utente al momento della creazione della visita nella tua piattaforma di calendario digitale.
2. Verifica di aver inserito la data, l'ora e la descrizione corrette per la visita nella tua piattaforma di calendario digitale. Se la visita è virtuale, assicurati di aver incluso il link per partecipare alla riunione virtuale.
3. Se il problema persiste, crea una nuova visita o contatta l'assistenza Veeva per ricevere supporto.

Gli utenti sono invitati a contattare il sede di studio per fornire informazioni.

Il personale Sede può reinviare la stessa versione o inviare una nuova versione del ICF vuoto al partecipante e ai suoi firmatari. Per ulteriori informazioni, consultare la pagina "Elaborazione dei moduli eConsent rifiutati".

I partecipanti devono contattare il sede di studio per richiedere il ritiro dallo studio.

Il sede deve seguire la propria procedura operativa standard (SOP) per il ritiro di un partecipante da uno studio in SiteVault. Se un partecipante o i suoi firmatari hanno moduli di eConsent eConsent non completati, il sede deve annullare tali moduli. Non è possibile annullare un modulo eConsent che è stato completato in MyVeeva for Patients.

Se un utente desidera eliminare il proprio account MyVeeva for Patients, la sede deve contattare Veeva. In caso contrario, l'utente può mantenere attivo il proprio account per visualizzare i documenti esistenti ed eventualmente utilizzarlo per altri studi in futuro. Gli account MyVeeva for Patients possono essere utilizzati per più Sedi e studi.

Chiedi all'utente di contattare il team di sicurezza di Veeva all'indirizzo security@veeva.com.