eConsent

Si el participante o firmante no recibe el correo electrónico, es posible que la dirección de correo electrónico sea incorrecta en SiteVault o que se haya producido un error. Para solucionar este problema, siga uno de los pasos que se indican a continuación, según el estado del formulario de eConsent. Puede consultar el estado en el campo «Estado del eConsent de Veeva» de los documentos ICF firmados que se crearon para el participante.

• Entregado: Si el estado es Entregado, verifique que la dirección de correo electrónico en el registro del paciente participante o en el registro del firmante sea correcta. Complete una de las siguientes acciones según si el correo electrónico es correcto:
• Incorrecto: Si la dirección de correo electrónico es incorrecta, corríjala, cancele los formularios de eConsent que envió y vuelva a eConsent. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
  • Manejo de pacientes
  • Gestión de los participantes del estudio
  • Cancelación de formularios de eConsent
  • Participantes que dan su consentimiento
• Correcto: Si el correo electrónico es correcto, pídale al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si el usuario tiene una dirección de correo electrónico alternativa, también puede seguir los pasos descritos en el apartado "Incorrecto" anterior para reenviar los ICFs a una dirección de correo electrónico diferente.
• No entregado: Si el estado es distinto de Entregado, espere una hora y vuelva a comprobarlo. Si después de una hora el estado sigue sin ser Entregado, póngase en contacto con Veeva y revisaremos los registros en busca de errores. Recomendamos esperar una hora porque el sistema SiteVault añade el documento a una cola para reintentarlo al inicio de la siguiente hora si la operación falla en SiteVault.

Consulte la página de Seguimiento de formularios de eConsent para obtener más información sobre los estados.

Primero, revise la pestaña o ventana original para ver si hay acciones disponibles. Si debería haber alguna actividad, es probable que un bloqueador de ventanas emergentes esté impidiendo el funcionamiento de la aplicación. Pídale al participante que agregue myveeva.com a la lista de sitios permitidos de su navegador o que desactive temporalmente su bloqueador de ventanas emergentes.

Pídele al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si no configuró su contraseña ni inició sesión antes de borrar el correo electrónico, puedes cancelar y reenviar el formulario de eConsent y recibirá un nuevo correo.

Si registraron su cuenta pero no firmaron ni rechazaron los formularios, también puede pedirles que inicien sesión directamente en https://patients.myveeva.com/ o en las aplicaciones MyVeeva for Patients (Android o iOS). Los formularios incompletos se mostrarán en la página de Tareas cuando inicien sesión.

Asegúrese de que el usuario cumpla con los requisitos de contraseña que aparecen en la página de registro y explíquele qué son los caracteres especiales si no los conoce. También puede pedirle que compruebe que la tecla Bloq Mayús no esté activada.

Consulte la página de Registro e Inicio de sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios establecen sus contraseñas.

Siga los siguientes pasos para solucionar este problema:

1. Pídele al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera.
2. Si no encuentran el correo electrónico, asegúrese de que la dirección de correo electrónico del paciente o del firmante sea correcta. De lo contrario, actualice el registro y vuelva a enviar el formulario de eConsent.
3. Si aún así no reciben el correo electrónico, póngase en contacto con Veeva y revisaremos los registros en busca de errores.

Aunque lo más probable es que otra persona haya introducido por error la dirección de correo electrónico incorrecta al intentar restablecer su contraseña, pídale al usuario que la restablezca para prevenir problemas y evitar que pierda el acceso a su cuenta.

Consulte la página de Registro e Inicio de sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios restablecen sus contraseñas.

Siga los siguientes pasos para solucionar este problema:

• Correo electrónico correcto: Verifique que el usuario esté utilizando la misma dirección de correo electrónico que el personal del sitio ingresó en el registro del paciente o firmante en SiteVault y con la que registraron su cuenta.
• Contraseña correcta: Verifique que el usuario no tenga activada la tecla Bloq Mayús y ayúdelo a restablecer su contraseña si es necesario.
• Dirección web correcta: Verifique que el usuario esté intentando iniciar sesión en la dirección regional correcta de MyVeeva for Patients. Si intenta iniciar sesión en la región de la UE con una dirección de correo electrónico registrada solo para la región de EE. UU., por ejemplo, verá un mensaje de error. Puede ingresar su dirección de correo electrónico en https://patients.myveeva.com/ y ser redirigido a la dirección regional correcta para su cuenta, o puede ir directamente a la dirección regional. Actualmente, se admiten las siguientes regiones:
• APAC: patients-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• EE. UU.: patients-us.myveeva.com

Consulte la página de Registro e Inicio de Sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios inician sesión y restablecen sus contraseñas.

Siga los siguientes pasos para solucionar este problema:

1. Verifique que el usuario tenga señal celular, tenga habilitados los SMS y no tenga su teléfono en modo avión.
2. Si el usuario no ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono móvil correcto esté ingresado en el registro del paciente o del firmante en SiteVault.
3. Si el número de teléfono no es correcto en el registro de SiteVault, actualice el registro del usuario, cancele los formularios de eConsent y vuelva a enviarlos. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
   • Manejo de pacientes
   • Gestión de los participantes del estudio
   • Cancelación de formularios de eConsent
   • Participantes que dan su consentimiento
4. Si el usuario ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono en la configuración de su cuenta sea correcto y esté actualizado.
5. Asegúrese de que el usuario haya intentado recibir el código tanto por llamada telefónica como por mensaje de texto. El usuario también puede solicitar un mensaje de texto y una llamada de voz adicionales.
6. Contacta con Veeva y revisaremos los registros en busca de errores.

Pídale al usuario que hable con un miembro del personal del sitio, quien podrá explicarle el contenido del formulario de consentimiento informado.

Indique al usuario cómo ampliar la imagen mediante su navegador. Las aplicaciones web e iOS de MyVeeva for Patients también son compatibles con lectores de pantalla. Además, la aplicación web de MyVeeva for Patients admite la navegación mediante teclado.

Solicite al usuario que regrese a la página de Tareas y complete los formularios de consentimiento disponibles en la parte superior de la página. Esto le permitirá completar los formularios posteriores. Los usuarios deben completar los formularios en el orden de firma especificado en el editor de eConsent.

Consulte la sección "Requerir una orden de firma" en la Ayuda de Operaciones Clínicas para obtener más información sobre la orden de firma para los formularios de eConsent.

La zona horaria registrada para todas las firmas en un ICF firmado se basa en la ubicación del sitio de estudio, que puede no coincidir con la zona horaria del usuario activo o con la que se muestra en SiteVault.

Siga los siguientes pasos para solucionar este problema:

• Explícale al usuario cómo determinar qué secciones están incompletas utilizando la tabla de contenido. Si el usuario está en un dispositivo móvil o en una pantalla pequeña, deberá seleccionar el botón "Tabla de contenido" para visualizarla.
• Pida al usuario que verifique que ha revisado todas las secciones y respondido las preguntas obligatorias. Las secciones completadas tienen una marca de verificación verde junto a ellas en la tabla de contenido. Además, si el usuario intenta hacer clic en el campo de firma antes de completar todas las secciones, las secciones incompletas se resaltan con un borde naranja en la tabla de contenido.

Siga los siguientes pasos para solucionar este problema:

• Explíquele al usuario que el envío del formulario desde MyVeeva for Patients al sistema del sitio web puede tardar unos instantes.
• Pídele al usuario que actualice su navegador, cierre sesión y vuelva a iniciarla. Si el documento se envió correctamente, podrá ver el documento firmado.
• Compruebe si el ICF firmado se recibió en SiteVault.

Consulte la sección Documentos en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Solicite al usuario que vuelva a iniciar sesión en https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients realiza un seguimiento del progreso del usuario con sus documentos pendientes, para que pueda reanudar la revisión y firma de documentos fácilmente.

Los usuarios deben ponerse en contacto con el sitio de estudio para informarles.

El personal del Sitio puede reenviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la sección «Procesamiento de formularios de eConsent rechazados» para obtener más información.

El usuario puede seleccionar el botón "Descargar PDF" en la esquina superior derecha de los documentos, tanto completados como incompletos, para descargar un formulario y utilizar las funciones de su navegador o dispositivo para imprimirlo.

Para obtener más información, consulte la página de Documentos en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients.

Compare la versión actual del ICF ICF en blanco en SiteVault con la versión que el usuario firmó previamente mediante la función de comparación de versiones de Vault. Puede determinar la versión del formulario ICF que el usuario firmó previamente consultando la sección «Versión aprobada del ICF» en la información del documento.

Consulte el tema de ayuda "Seguimiento de los ICFs firmados y las versiones aprobadas" para obtener más información.

Actualmente, MyVeeva for Patients solo reconoce los enlaces para unirse a reuniones virtuales de Meet, Skype, Teams y Zoom. Si programa una visita virtual con otra plataforma, esta aparecerá en el calendario del usuario como una visita presencial. El usuario puede seleccionar el enlace para unirse a la reunión virtual en los detalles de la visita para participar a la hora indicada. Consulte el tema de ayuda «Creación de visitas para participantes del estudio» en la Ayuda de SiteVault.

Si su sitio utiliza una plataforma de reuniones virtuales diferente y desea que MyVeeva for Patients ofrezca soporte, póngase en contacto con el soporte de Veeva.

Verifique que haya programado la visita e invitado al participante a través de su alias de calendario de MyVeeva. Si el problema persiste, siga los siguientes pasos para solucionarlo:

1. Verifique que haya introducido correctamente el alias del calendario MyVeeva del usuario al crear la visita en su plataforma de calendario digital.
2. Verifica que hayas ingresado la fecha, la hora y la descripción correctas de la visita en tu plataforma de calendario digital. Si se trata de una visita virtual, asegúrate de haber incluido el enlace para unirte a la reunión virtual.
3. Si el problema persiste, cree una nueva visita o póngase en contacto con el soporte técnico de Veeva para obtener ayuda.

Los usuarios deben ponerse en contacto con el sitio de estudio para informarles.

El personal del Sitio puede reenviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la página «Procesamiento de formularios de eConsent rechazados» para obtener más información.

Los participantes deben ponerse en contacto con el sitio de estudio para solicitar su retirada.

El sitio debe seguir su procedimiento operativo estándar (POE) vigente para retirar a un participante de un estudio en SiteVault. Si un participante o sus firmantes tienen formularios de eConsent pendientes, el sitio debe cancelarlos. No se puede cancelar un formulario de eConsent que se haya completado en MyVeeva for Patients.

Si un usuario desea eliminar su cuenta de MyVeeva for Patients, el sitio debe ponerse en contacto con Veeva. De lo contrario, el usuario puede mantener su cuenta activa para poder ver sus documentos existentes y, posiblemente, utilizarla para otros estudios en el futuro. Las cuentas de MyVeeva for Patients pueden utilizarse en varios sitios y estudios.

Solicite al usuario que se ponga en contacto con el equipo de seguridad de Veeva en security@veeva.com.