基本レポートオプション
レポート作成の最初の画面では、選択したオプションによって、レポートに表示される結果とレポートの形式が決まります。
レポートの種類
レポートタイプによって、新しいレポートの「レポート作成対象」が決まります。たとえば、「ドキュメント」を選択すると、ドキュメントはドキュメントのみを対象とし、「製品とキャンペーン」を選択すると、レポートは製品とキャンペーンの両方のレコードを対象とします。
ドキュメントの種類
「レポート作成」 ページでドキュメントの種類を選択すると、次のようになります。
- レポートに含めるドキュメントを、指定されたドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類に該当するもののみに限定します。これは、レポートビルダーでフィルターを作成することによっても実現できます。
- 列、フィルターなどとして選択できるドキュメントフィールドを制限します。ドキュメントタイプを選択しない場合は、すべてのドキュメントフィールドが利用可能です。ドキュメントタイプを選択すると、選択したタイプとそのサブタイプまたは分類に対して定義されたフィールドのみが利用可能になります。
以前のドキュメントの文書を含む
デフォルトでは、レポートにはドキュメントの最新バージョンのみが含まれ、ドキュメントごとに1行が表示されます。 「以前のドキュメントバージョンを含める」 チェックボックスを選択すると、ドキュメントのすべての以前のバージョンが含まれます。
レポート形式
レポートのフォーマットによって、レポートが表形式かマトリックス形式かが決まります。
- 表形式のレポートは、レポート行に個々のレコードを表示し、多くの列を含めることができます。たとえば、試験ごとの施設一覧に、ステータスや場所などの施設の詳細情報を含めることができます。
- マトリックスレポートは、列と行の両方で選択されたフィールドの値に基づいてグループ化し、セル内で要約計算を実行します。たとえば、コーディネーターとサブタイプ別の平均MLRレビュー時間などです。
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ほとんどの列はドキュメントまたはオブジェクトのフィールドを使用しますが、一部の列はレポート固有の指標です。これらは表形式のレポートでのみ利用可能です。
レコード数列
表形式のレポートでは、各レポート作成対象に対して「件数」列（例： ドキュメント数） が提供されます。件数は、 数値 または 合計に対する割合 として表示できます。たとえば、製品ごとにドキュメントをグループ化するレポートでは、レポート内のドキュメント総数に対する各製品のドキュメント数の割合を表示できます。
個別レコード数
SiteVault は既定で重複レコードを表示し、重複レコードを合計件数に含めます。重複レコードは、複数のオブジェクトを含むレポートや、複数のオブジェクトまたはレコードが同じ識別子を使用するビューに表示されます。表形式のレポートで行をグループ化すると、個別のレコード数を表示するように選択できます。レポート エディターで、ID 列の [機能] ドロップダウンを選択し、 [個別 件数] を選択します。個別件数は、数値またはパーセンテージで表示できます。また、個別件数で並べ替えることもできます。
アクションコラム
レポートによっては、 「アクション」 列を追加できます。これにより、レポート閲覧者はレポート内からさまざまなアクションにアクセスできるようになります。
レポート閲覧者がアクセス権限を持たないアクションは アクション メニューに表示されませんが、ワークフローレポートの場合はワークフローが完了していない限り、または読み取りと理解レポートの場合はタスクが完了していない限り、 アクション メニューは常に表示されます。
ワークフローアクション
ワークフロー レポートでは、[アクション] メニューに、 [アクティブなワークフロー] ページまたは [アクティブなワークフロー] パネルと同じオプションが表示されます。たとえば、ワークフローの場合は [参加者の追加] 、タスクの場合は [再割り当て ] などです。
レポートの設定によって、どの操作が表示されるかが決まります。レポートの行にタスクレベルの情報が含まれていない場合、 操作 メニューにはワークフローオプションのみが表示されます。
数式フィールド
数式フィールドを使用すると、レポート内で数式を定義できます。オブジェクト数式フィールドを作成する場合と同様に、レポート内のオブジェクトの全リストから選択できます。
数式フィールドは現在、表形式レポートでのみ利用可能です。条件付きフィールドおよびマトリックスレポートは現在サポートされていません。
レポートに数式フィールドを列として追加し、数式を使用してグループ化、並べ替え、フィルタリングを行うことができます。
- 数式フィールドの下にある 「数式フィールドの作成」 を選択します 。
- オブジェクト を選択してください。
- ラベル を入力してください。
- 戻り値の種類 を選択してください。
- 最大文字数 を入力してください。
- 数式 を入力してください。
- 「構文チェック」 をクリックしてください。SiteVaultが、入力した式が有効かどうかをお知らせします。
- 「保存」 をクリックしてください。
数式フィールドを編集または削除するには、数式ラベルをクリックします。
条件付きフィールド
条件付きフィールドを使用すると、他のフィールドの値に基づいてラベルを設定できます。たとえば、 ステータス グループ 条件付きフィールドでは、ライフサイクルが異なるドキュメントの ドキュメントステータス を参照し、それらのステータスをグループ化できます。 「承認済み」 、 「使用承認済み」 、 「配布承認済み 」には 「完了」 ラベルを、 「レビュー待ち」 、 「レビュー中」 、 「承認中 」などには 「進行中」 ラベルを付けることができます。その後、条件付きフィールドをグループ化に使用したり、表形式レポートの列として使用したりできます。条件付きフィールドをレポートのフィルターとして使用することはできません。
- 条件付きフィールドの下にある 「条件付きフィールドの作成」 を選択します。
- 条件付きフィールドのラベルを入力してください。
- 「カテゴリ を作成 」をクリックします。
- フィールド、演算子、値を選択してください。なお、 「等しい」は 1つのフィールドのみで一致する必要がありますが、 「In」 では複数のフィールドを選択できます。
- カラーパレットからラベルの色を選択してください。これにより、ダッシュボード内の列、棒グラフ、円グラフの色が変更されます。
- オプション：必要に応じて、 「条件を追加」 をクリックして複数の条件を定義できます。各カテゴリには最大5つの条件を設定できます。
- オプション：必要に応じて、 「カテゴリを作成」をクリックして複数のカテゴリを定義します。
- デフォルトカテゴリ を入力してください。他の条件が満たされない場合は、デフォルトのカテゴリラベルと色が使用されます。
- 「保存」 をクリックしてください。
レポートはカテゴリを順番に評価します。レコードが最初のカテゴリの条件を満たす場合、 SiteVault はそのカテゴリのラベルを適用します。レコードが条件を満たさない場合、 SiteVault は次のカテゴリを評価します。どの条件も満たさないレコードには、デフォルトのカテゴリが適用されます。
フィルターと列エイリアスの有効化
「フィルターと列のエイリアスを有効にする」 チェックボックスを選択すると、レポートビューアおよびエクスポートされたレポートに表示される列（表形式のみ）とフィルターのエイリアスを設定できます。このオプションを使用すると、各レポート作成オブジェクトの「名前」列を削除することもできます。エイリアスは、列とフィルターに特定の命名規則を要求する規制機関に送信するレポートに特に役立ちます。
レポートプロンプトの組み合わせ
詳細オプションの「レポートプロンプトを結合」チェックボックスをオンにすると、 SiteVault は同じオブジェクト、ラベル、演算子、データ型を持つレポートプロンプトを 1 つのプロンプトに結合し、複雑な表形式レポートにおける繰り返し使用されるフィルタを簡素化できます。レポートプロンプトの結合は、レポートフィルタやエクスポートされたレポートの表紙には影響しません。
バックグラウンドでレポートを実行する
レポートを作成または編集する際、レポートをバックグラウンドで実行するように選択できます。SiteVaultはレポート結果の表示準備が整うと通知するため、レポートの実行中に作業を続けることができます。通知内のリンクをクリックすると、結果にアクセスできます。
レポートは、[レポート] ページまたは [レポート編集] ページからバックグラウンドで実行できます。[レポート] ページでは、レポート名の横にある [アクション] メニューを選択し、[バック グラウンドで実行 ] を選択します。[レポート編集] ページでは、 [実行] を選択し、 [バックグラウンドで実行] を選択します。
制限事項
バックグラウンドで実行されるレポートには、以下の制限事項が適用されます。
- 一度に最大5つのレポートをバックグラウンドで実行できます。
- レポートは2時間後にタイムアウトします。
- 検索結果は35日間キャッシュされます。キャッシュされた検索結果はユーザー固有のものです。
