Opzioni di base per la creazione di report

Nella prima schermata di creazione del report, le opzioni selezionate controllano i risultati visualizzati nel report e il formato del report stesso.

Tipo di report

Il tipo di report determina gli "oggetti di reporting" per il nuovo report. Ad esempio, "Documento" significa che il report prenderà in considerazione solo i documenti, mentre "Prodotto con campagna" significa che il report prenderà in considerazione sia i record di prodotto che quelli di campagna.

Tipo di documento

Selezionando un tipo di documento nella pagina Crea report, si procede come segue:

Limita i documenti nel report ai soli documenti con il tipo, il sottotipo o la classificazione specificati. Puoi ottenere lo stesso risultato anche creando dei filtri nello strumento di creazione report.
Limita i campi del documento disponibili per la selezione come colonne, filtri, ecc. Senza selezionare un tipo di documento, sono disponibili tutti i campi del documento. Selezionando un tipo di documento, sono disponibili solo i campi definiti per il tipo selezionato e i relativi sottotipi o classificazioni.

Incluse le versioni precedenti del documento

Per impostazione predefinita, i report includono solo la versione più recente di un documento, con una riga per ciascun documento. Selezionando la casella di controllo " Includi versioni precedenti del documento " vengono incluse tutte le versioni precedenti di un documento.

Rapporto Guadagni

Il formato del report determina se un report è tabellare o a matrice:

I report tabellari mostrano i singoli record nelle righe del report e possono includere molte colonne, ad esempio, un elenco di Sedi per studio, con dettagli sede come Stato e Posizione.
I report a matrice raggruppano i valori per i campi selezionati sia nelle colonne che nelle righe ed eseguono un calcolo riassuntivo nelle celle, ad esempio, il tempo medio di revisione MLR per coordinatore e sottotipo.

Rubriche speciali

La maggior parte delle colonne utilizza semplicemente campi di documento o di oggetto, ma alcune colonne sono metriche specifiche dei report. Queste sono disponibili solo nei report tabellari.

Colonne di conteggio dei record

I report tabellari offrono colonne di conteggio per ogni oggetto di reporting, ad esempio, Conteggio documenti. È possibile visualizzare un valore di conteggio come numero o come percentuale del totale. Ad esempio, in un report che raggruppa i documenti per prodotto, è possibile mostrare la percentuale di documenti per ciascun prodotto rispetto al totale dei documenti presenti nel report.

Conteggio dei record distinti

Per impostazione predefinita, SiteVault visualizza i record duplicati e li include nel conteggio totale. I record duplicati vengono visualizzati nei report con più oggetti e viste in cui più oggetti o record utilizzano lo stesso identificatore. Se si raggruppano le righe in un report tabellare, è possibile scegliere di visualizzare il conteggio dei record distinti. Nell'editor del report, selezionare il menu a discesa Funzione nella colonna ID e selezionare Conteggio distinti. È possibile visualizzare il conteggio dei record distinti come numeri o percentuali. È anche possibile ordinare i risultati in base al conteggio dei record distinti.

Colonne d'azione

In alcuni report è possibile aggiungere la colonna Azioni. Ciò consente agli utenti che visualizzano il report di accedere a diverse azioni direttamente dal report stesso.

Le azioni a cui il visualizzatore del report non ha accesso non vengono visualizzate nel menu Azioni, ma il menu Azioni viene sempre visualizzato a meno che il flusso di lavoro non sia completato per i report Flusso di lavoro o l'attività non sia completata per i report Letto e compreso.

Azioni del flusso di lavoro

Nei report sui flussi di lavoro, il menu Azioni mostra le stesse opzioni della pagina Flussi di lavoro attivi o del pannello Flussi di lavoro attivi, ad esempio Aggiungi partecipanti per i flussi di lavoro o Riassegna per le task.

La configurazione del report determina quali azioni sono visibili: se la riga nel report non contiene informazioni a livello di attività, il menu Azioni mostra solo le opzioni del flusso di lavoro.

Campi Formula

I campi formula consentono di definire formule nei report. Analogamente alla creazione di un campo formula oggetto, è possibile selezionare gli oggetti da un elenco completo presente nel report.

Si noti che i campi formula sono attualmente disponibili solo nei report tabellari. I campi condizionali e i report a matrice non sono attualmente supportati.

È possibile aggiungere campi formula come colonne al report e utilizzare le formule per raggruppare, ordinare e filtrare i dati.

Nella sezione Campi formula, selezionare Crea campo formula .
Seleziona un oggetto.
Inserisci un'etichetta.
Seleziona un tipo di ritorno.
Inserisci una lunghezza massima.
Inserisci un'espressione di formula.
Fai clic su Verifica sintassi. SiteVault ti comunicherà se la tua espressione è valida.
Fai clic su Salva.

Per modificare o eliminare un campo formula, fare clic sull'etichetta della formula.

Campi condizionali

I campi condizionali consentono di impostare etichette in base ai valori di altri campi. Ad esempio, il campo condizionale Gruppo di stato potrebbe analizzare lo stato del documento per i documenti con cicli di vita diversi e raggruppare tali stati: etichetta Completato per Approvato, Approvato per l'uso, Approvato per la distribuzione e In corso per In attesa di revisione, In revisione, In approvazione, ecc. È quindi possibile utilizzare il campo condizionale per il raggruppamento o come colonna in un report tabellare. Non è possibile utilizzare i campi condizionali come filtri nel report.

I campi condizionali sono disponibili per tutti i tipi di report, ad eccezione di Distribuzione, Raccoglitore e Letto e compreso.

Nella sezione Campi condizionali, selezionare Crea campo condizionale.
Inserisci un'etichetta per il campo condizionale.
Fai clic su Crea categoria.
Seleziona un campo, un operatore e un valore. Tieni presente che l'operatore "uguale" deve corrispondere a un solo campo, mentre l'operatore "in" consente di selezionare più campi.
Seleziona un colore per l'etichetta dalla tavolozza dei colori. Questo colore verrà utilizzato per colorare colonne, barre e spicchi del grafico a torta nella dashboard.
Opzionale: se necessario, definisci più condizioni facendo clic su Aggiungi condizione. Puoi avere fino a cinque condizioni in ciascuna categoria.
Facoltativo: se necessario, è possibile definire più categorie facendo clic su Crea categoria.
Inserisci la categoria predefinita. Se nessuna delle altre condizioni è soddisfatta, verranno utilizzate l'etichetta e il colore predefiniti della categoria.
Fai clic su Salva.

I report valutano le categorie in ordine. Se un record soddisfa le condizioni della prima categoria, SiteVault applica l'etichetta di tale categoria. Se un record non soddisfa le condizioni, SiteVault valuta la categoria successiva. La categoria predefinita viene applicata ai record che non soddisfano nessuna delle condizioni.

Abilitazione degli alias di filtro e colonna

Selezionando la casella di controllo " Abilita alias per filtri e colonne" è possibile impostare degli alias che vengono visualizzati per le colonne (solo tabellari) e i filtri nel visualizzatore di report e nel report esportato. Questa opzione consente anche di rimuovere la colonna "Nome" per ciascun oggetto di reporting. Gli alias sono particolarmente utili per i report inviati agli enti regolatori che si aspettano convenzioni di denominazione specifiche per colonne e filtri.

Combinazione di richieste di report

Selezionando la casella di controllo "Combina prompt di report" in "Opzioni avanzate", SiteVault consente di combinare in un unico prompt i prompt di report con lo stesso oggetto, etichetta, operatore e tipo di dati, semplificando i filtri ripetitivi nei report tabellari complessi. La combinazione dei prompt di report non influisce sui filtri del report né sulla pagina di copertina del report esportato.

Esegui i report in background

Quando crei o modifichi un report, puoi scegliere di eseguirlo in background. SiteVault ti avvisa quando i risultati del report sono pronti per la visualizzazione, permettendoti di continuare a lavorare mentre il report viene eseguito. Puoi selezionare il collegamento nella notifica per accedere ai risultati.

È possibile eseguire un report in background dalla pagina Report o dalla pagina di modifica del report. Nella pagina Report, selezionare il menu Azioni accanto al nome del report e scegliere Esegui in background. Nella pagina di modifica del report, selezionare Esegui e quindi Esegui in background.

Limitazioni

Ai report eseguiti in background si applicano le seguenti limitazioni:

È possibile eseguire fino a cinque report in background contemporaneamente.
I report scadranno dopo due ore.
I risultati vengono memorizzati nella cache per 35 giorni. I risultati memorizzati nella cache sono specifici per ciascun utente.

Studi

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